医院档案管理与档案升级路径之研究

宝冬雪

赤峰市传染病防治医院办公室，内蒙古赤峰 024000

医院档案是医院科学管理工作中的重点内容，所记载的是医院从事医疗活动直接形成的原始信息，其中包括医护人员对患者进行问诊、检查、诊断、治疗等医疗活动中记录的文字和图表等材料，也是医院工作的基础。档案的建立能够使医院诊疗、救治等有迹可循，记录着既往病情、治疗方式等医学资料，能够对患者后续治疗及用药提供可靠医疗根据，在医院医疗就诊中有着至关重要的作用。而档案管理工作则是保证医院工作顺利开展的重要参考依据，通过对医院档案进行收集、汇总和管理，把整理后的档案归档和保存，实现档案信息系统的构建，以提高医院的工作效率，保证医护人员工作的顺利施展[1]。但是当前档案管理工作仍旧存在诸多弊端，例如：很多医院档案管理人员不具备先进的管理意识，未全面掌握档案管理工作的理论知识，缺少实践操作能力及工作专业技能，致使医院档案管理工作存在一定的混乱性及无序性，使医院档案管理的发展受到阻碍，甚至会因档案管理不当或档案管理工作开展不到位而造成档案丢失部分资料，增加档案资料信息泄露的风险几率，严重降低医院档案管理工作职能效用，若想提升档案管理工作水平，还需改善医院管理工作现状，并就当前医院档案管理所存在的问题及不良现象加以转变和改观，寻找一种科学的档案管理策略，由此提升医院档案管理效率，增进档案管理时效性。

1 医院档案管理不合理现象和档案管理规定

1.1 目前现状

1.1.1 未建立科学的档案管理规范 档案管理是保密性较高的一项工作，需要通过完善的档案管理制度、医院档案管理流程以及管理人员工作技能等诸多方面，来实现档案管理的规范化操作。但是在实际管理过程中，医院因未建立科学的档案管理制度和医院档案管理流程，导致档案管理工作人员的工作无章可寻，工作流程上交接的混乱现象且在医院档案管理工作人员的配备上，并不具专业的管理能力及整理工作技能，严重影响档案管理工作质量。此外，由于医院档案管理工作不健全，且没有系统的考核机制，使档案管理人员的工作积极性降低，基础工作做不到位的现象时有发生，使医院档案管理工作的整体效率受到影响[2]。

1.1.2 档案资料未集中保存 医院的档案资料大多都分散保存，每个科室都有独立的档案资料，且资料内容只有文件、财务照片等内容，使档案资料的全面性作用产生严重影响，且医院档案管理中缺少音像资料、会议材料资料内容档案的保存地点，由此会干扰医院档案管理工作的开展效率。

1.1.3 医院未意识到档案管理的重要性 大多数医院都将发展重点集中到医疗和科研方面，缺乏对档案管理工作的重视，使档案管理工作缺少资金支持，档案管理设施配备无法做到完善，导致档案管理工作停滞不前，使医院档案管理工作产生严重的管理滞后性；同时档案管理人员因工作职能原因，也对此项工作不够重视，忽视或片面性的对档案内容进行记录和整理，导致医院档案无法被充分合理的利用，致使医院档案的实际效用无法得到有效发挥，由此恶性循环，造成当前医院档案管理工作所发生的诸多问题[3]。

1.1.4 档案管理人员的综合素质有待提升 在传统观念中，档案室是不受重视的部门，档案管理工作也被称作“闲职”，很多从事档案管理工作人员都是兼职的从业人员，部分还是从医院行政管理等岗位转过来的，这些人员虽有医院工作经验，但是并未对档案管理工作有深入的了解，也不具备专业的档案管理知识和水平，对医院档案管理工作的工作态度消极，工作积极性及工作状态较松。 加之医院也没有对档案管理人员进行系统培训，对工作人员的管理技能也不会加以有效引导，导致医院档案管理工作质量下降，工作内容及形式出现多种多样的问题，档案管理工作的创新升级之路受到阻碍，更无法实现档案的合理化应用[4]。

1.1.5 档案管理的信息系统不完善 随着信息技术的发展，医院档案信息化管理已成为医院档案管理工作的主要发展方向及重要历史进程，不仅能够使档案资料规范化保存和管理，还能避免人工操作的差错和档案信息遗漏、丢失现象的发生，提高医院档案管理工作的准确率。但是很多医院对档案管理工作仍旧采用传统的管理手段进行开展，未形成专业化的档案信息管理系统及档案管理模式，缺少专门的档案保管室，使纸质档案受外界环境因素影响，增加档案破坏和内容缺失的风险。 由于上述软硬件设备的不完善，使档案管理工作的创新途径受到制约，档案管理工作的有效开展及工作质量无法得到进步及提升[5]。

1.2 管理要求

在档案管理过程中，应顺应当前信息化发展趋势，规定档案管理工作，通过开发档案管理软件、完善医院档案管理制度、优化档案工作交接流程等方式，实现档案管理的统一操作，以此提高医院档案工作的开展效率，增进档案管理工作的时效性。 例如：医院对档案的内容模式和存档格式进行统一规定，规范各个部门的档案管理工作，以便于医院对各个部门的档案进行分析和统计。比如，医院在档案管理过程中，应先对档案进行科学分类，再进行有序存储，以方便医护人员的使用和查看。其次。在档案管理过程中，还需从使用者的角度出发，开发档案检索和利用端口时充分考虑使用者的用户体验，借助现代信息技术，使各科室的档案资料在医院内部共享，促进医院各个部门的发展。

2 医院档案管理的针对性措施

2.1 制订规范的档案管理章程

只有建立科学的档案管理规范才能为档案管理工作的创新和发展创造条件，所以，医院需根据院内的实际情况，建立健全档案管理体系，并就档案管理工作内容加以细致划分，使档案管理人员对档案管理工作意义加以有效深化，避免档案管理人员工作的盲目性。其次，还需全面贯彻落实档案管理章程和体系，要求每位档案管理人员严格按照相关规章制度进行操作，实现档案归档、保管和销毁等具体业务内容的规范化及工作开展的时效性。最后需让每位档案管理人员在档案交接中均在责任书上签字，使其明确自己的工作任务以及所承担的责任，并将档案管理工作和绩效考核紧密相连，以保证每位管理人员，在对档案资料收集、整理和归档过程中均能进行规范操作，全面提升医院档案工作开展效率，促进医院档案规范化管理的有效实施。

2.2 实现档案的集中统一管理

集中保存管理是监管档案的一项重要环节，也是提高档案管理效率的必要条件，在对医院档案进行管理的过程中，可依据医院的实际情况，找到档案管理工作中的重难点，以便于档案管理工作中的顺利开展及有效实施。目前，针对集中统一管理，比较有效的管理方式即设立统一保管室，此方式不仅能够实现档案的统一收集、管理和利用，还能将所有档案集中在一起，以方便保管。因此在对档案进行管理过程中，应做到集中保管，系统化规范管理流程的和管理形式，分设专门的档案室，并派遣具有专业管理技能的人员到档案室对档案进行管理，使每项档案资料经过研究和分析后，制定具有针对性的管理措施及管理制度，应用到医院日常工作中，发挥医院档案的效用，从而实现以服务为核心的档案管理。

2.3 高度重视档案管理工作

档案管理工作之所以缺乏效率，是因为医院不注重档案管理工作的开展意义及在医疗领域的应用价值。因此，档案管理工作想要实现发展和创新，就必需不断采取有效措施使档案管理人员始终保持先进的管理理念，具体可给其系统培训或者再教育，对档案管理人员的管理技能及管理意识得以有效提升，让其注重档案管理工作，在工作中秉承认真负责的态度，抱有较高的工作热情，从而更为高效地做好档案管理工作，提升医院档案管理质量及档案应用效率。其次还需注重对档案工作的管理效率与考核制度的制定，使每位员工对档案管理工作高度重视，促进医院档案人员对档案管理的工作效率。例如：医院对档案工作进行定期巡查，并派专人指导员工进行档案管理操作，若期间发现员工存在问题，需立即采取针对性措施有效解决，并将档案管理工作作为员工职位晋升的桥梁，使员工在档案管理工作中尽职尽责。

2.4 培养高素质的档案信息管理人员

首先，医院需对原有管理人员进行筛选，并根据员工个人具体情况，制订针对性的轮班制度和负责管理制度，加强对档案的管理效率，提高员工的责任心，避免其出现疏漏情况。其次需对档案管理人员进行培训，要求其对档案相关知识进行系统学习和了解，提升档案管理人员的整体管理水平。同时制订长期人才培养计划，在管理和培训过程中结合以人为本的管理理念，不断提升档案管理人员的综合素质和实际操作能力。最后，需对档案管理工作人员的工作作风进行严格把控，要求档案管理人员保持严谨的工作作风，不断强化档案管理工作。

2.5 配置数字档案室，形成完善的信息化管理系统

数字档案是医院重点发展方向，可使医院各个部门紧密联系在一起，将档案室中的信息进行汇总，实现档案室的信息资源整合，并利用互联网制成数字文档，存储于数据库中；此方式主要以互联网为依托，利用互联网存储空间大，存储档案多的特点，来满足医院档案信息的存储需求。因此，医院想要实现档案的有效管理，需配置数字档案室，并辅以服务器、打印机、扫描仪等信息设备，来满足档案管理人员的存储、查询和打印等需求，同时完成各个部门信息的收集与汇总，形成准确的数字档案，再由医院档案管理人员进行统计后，供各个部门传阅，以促进医院的健康发展。

3 新形势下档案管理工作的变革途径

3.1 提高医院档案的利用价值

在新时代发展时期，医院档案管理也迎来了新的挑战，想要战胜这些挑战，需以强大信息为支撑，实现对医院信息资源的整合，使医院档案发挥其应有的作用。 这就要求医院档案管理人员遵循服务医院发展的原则，顺应当前形势，改变传统的管理理念和管理模式，将信息资源的开发利用作为管理的重点工作内容，通过开发医院档案的利用价值，为医院各项工作发展与创新创造条件，从而开辟医院档案工作的新途径。

3.2 增强档案管理工作的科学性

档案管理工作想要实现创新升级，需使档案管理工作更规范化与标准化，保持档案管理工作的科学性。 因此需不断升级和改变医院档案管理工作的工作配备，简单来说，就是档案室必须配备与档案管理工作相符合的专业人员，即要求医院管理人员具备专业素养和较高的管理能力。同时需建立健全医院管理制度，将医院管理工作与工作人员的绩效考核挂钩，增强档案管理人员的责任感与使命感，实现医院档案管理工作的创新发展。 其次，需保证档案管理各部门之间有着密切联系，具体可给其建立统一的交流沟通平台，让其能够及时进行有效沟通和交流，并定期邀请专家展开医院档案管理工作教育指导活动，提升每位医院档案管理人员的专业水平，使其专业技能达到一定水准。

3.3 促进档案管理的转型升级

医院在发展过程中，并不注重档案管理工作的长期规划，致使档案管理工作跟不上信息时代的发展步伐，不仅影响了档案管理工作的效率，也使档案管理的发展受到制约。近年来，随着信息技术的发展，计算机网络技术在医院各个部门中被广泛应用，大大提升医院各个部门的工作效率。但是在档案管理方面，很多医院依旧采用人工收集档案的方式，应用计算机系统归档的医院仍数少数。对此，医院想要实现档案管理的转型和升级，就必须根据具体情况，引进先进的档案管理设备，并予以一定的资金支持，使档案管理工作与医院的业务发展相适应，实现可持续发展。

4 结语

综上所述，为了满足医院的发展需求，需强化医院的档案管理工作，不断对档案管理工作进行创新，形成系统的档案信息，充分发挥档案的服务作用，提高医院的整体工作水平和工作质量，从而促进医院的健康发展。