浅议行政事业单位差旅费报销管理

2020-01-20李兴全张庆军和信会计师事务所特殊普通合伙

环球市场 2020年17期

李兴全张庆军和信会计师事务所（特殊普通合伙）

差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。党的十八大以来，各级财政部门相继出台差旅费管理办法，从健全差旅费审批制度、完善各项费报销标准、规范报销依据等方面均作出明确规定。各级行政事业单位虽然都强化了差旅费报销管理，但由于经办人员对政策理解不到位，在差旅费报销执行方面存在诸多问题。

一、差旅费报销管理规定

财政部《中央和国家机关差旅费管理办法》（财行〔2013〕531）要求，单位应当建立健全公务出差审批制度，出差应按规定报经审批；出差发生的城市间交通费根据职级选择交通工具，凭合法有效的票据报销；住宿费根据职务级别、出差城市及出差季节不同，凭住宿费票据在限额内报销；伙食补助费和市内交通费根据出差自然天数定额包干。

二、差旅费报销存在的问题

最近经常接受委托，对行政事业单位财务收支及预算执行情况进行审计，审计过程中发现差旅报销管理相对薄弱。

（一）出差审批执行不到位

公务出差应建立健全审批制度，拟出差人员应于出差前填写《出差审批单》，根据不同职级找相应责任人审批。审计发现出差审批经常出现如下问题：

1.《出差审批单》内容填写不完整。主要包括：只填写出差人数，未能填写出差人员姓名，未填写出差期间，未填写审批日期，未填写出差乘坐的交通工具等。上述内容填写不完整，不方便报销差旅费时核实城市间交通费、住宿费、伙食补助等。

2.存在事后补签《出差审批单》现象。某单位审批单的审批日期普遍晚于实际出差日期，比如2017 年2 月22 日审批2016 年11 月20-24 日到威海调研，2017 年8 月23日审批2017 年8 月7 日-16 日到北京参加培训。

3.存在用一张《出差审批单》审批多次出差现象。比如某单位2017 年11 月7 号凭证，用1 张2017 年11 月6 日的审批的《出差审批单》，后附了2 次差旅费报销单据，一次是张某与另外1 人于2017 年11 月7-9 日到德州出差，一次是张某与其他2 人2017 年11 月9 日-10 日出差到济宁。

（二）虚报冒领伙食补助等

工作人员参加会议或者培训，差旅费报销时应附对方邀请函、会议通知等相关资料。通过检查，经常发现有虚报冒领费用现象，例如：

1.某单位支付参加某培训班10 天伙食补助1000 元，凭证所附《关于举办某某培训班的通知》明确邀请要求“食宿培训费用由会务组负责、交通费自理”，故不应再列支培训期间的伙食补助费。

2.某单位支付赴天津参加统计业务培训差旅费，其中住宿费2040 元、伙食补助费1000 元，所附《会议通知》明确“本次培训统一安排食宿、交通费自理”，故不应报销住宿费及培训期间的住宿费、伙食补助费。

3.某单位工作人员到外地挂职，根据省委组织部《关于推荐博士服务团人选的通知》要求报销了职工配偶、孩子探亲往返交通费5020 元，但该通知明确“一个服务锻炼期内，派出单位负责报销1 次配偶探亲的往返交通费用”，多报销孩子探亲往返交通费2300 元。

4.某单位支付2017 年10 月到天津参加《某专题培训班》差旅费7030 余元，其中支付7 天交通补助费560 元，通过查看会议通知、培训费发票、住宿发票等记账凭证附件，该培训班住宿、培训在一家宾馆，故领取培训期间5 天的交通补助400 元不合理。

（三）超标准报销费用

工作人员因公出差期间入住宾馆发生的住宿费，根据职级及出差地点不同，在规定限额标准凭票报销，但实务中经常发现超标报销费用现象，例如：

1.某单位张某某、王某均是一般工作人员，该单位报销张某某2018 年11 月7-9日、王某11 月8-9 日到临沂调研差旅费2620 元，其中报销住宿费1440 元。张某某、王某累计住宿3 晚，因一般工作人员在临沂住宿费标准每天限额360 元，故2 人本次临沂出差住宿费报销限额为1080 元，超标准报销360 元。

2.某单位王某系科级，2019 年11 月6日-11 日因公到新加坡出差，11 月6 日抵达广州，11 月11 日返回济南，累计住宿5 晚。费用报销中通过中介机构公司支付境外4 晚住宿费，凭发票报销广州2 晚住宿费900元，累计报销6 晚住宿费，多报销1 晚住宿费450 元。

工作人员出差，城市间交通费根据职级选择交通工具等级，比如厅局级人员可以乘坐火车软席、高铁一等座、轮船二等舱、飞机经济舱；厅局级以下的人员，只能乘坐火车硬席、高铁二等座席、轮船三等舱、飞机经济舱。通过检查，发现有工作人员用高出自己职级级别的火车票、飞机票报销城市间交通费，对于超过规定等级乘坐交通工具的，超支部分应由个人承担。

（三）用超出出差地域出差期间的票据报销费用

《出差审批单》《差旅费报销单》应明确出差地域、出差期间，所附的费用票据发生地点应在实际出差区域、业务发生时间应在的出差期间内。

1.某单位支付某工作人员2018 年1 月2-9 日调研期间车票、住宿费、伙食补助及市内交通费3877.50 元，其中用一张2018年1 月13 日开具的住宿费发票报销560 元，发票开具日期与出差期间不符。

2.某单位支付外出培训差旅费，所附会议通知显示会议期间为2019 年3 月18-19日，会议地点为泰安；实际报销车票及住宿发票显示出差期间为2019 年3 月26-27 日，出发目的地为烟台。该差旅费出差期间、出差地点均有悖于会议通知。

3.某单位支付赴天津差旅费1807 元，其中支付天津2018 年9 月9 日-10 日住宿费及天津往返火车票1198 元，另通过1 张开票日期2018 年8 月26 日的泰安肥城发票支付在住宿费609 元，用非出差期间的台肥城住宿费报销天津出发差旅费不合常理。

（四）跨期报销差旅费用

审计中经常发现单位不能及时报销差旅费，甚至用上年度甚至更早的单据报销差旅费现象。跨期报销差旅费，首先违背了《政府会计准则》权责发生制会计核算基础、会计信息质量的及时性原则，不能准确反映单位的财务状况和收支状况；其次《预算法》明确要求预算单位不得把本年度的支出转为下年度支出，报销上年度的差旅费不属于本年度的支出，跨期票据报销差旅费属于违纪问题。

（五）未有住宿发票报销交通费、伙食补助费等

各级财政部门出台的差旅费管理办法，均明确实际发生住宿而无住宿费发票的，不得报销住宿费、城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。但通过审计发现，存在无住宿费发票报销其他费用现象，例如某单位支付工作人员出差伙食补助费500 元、交通补助费400 元，但未附有车票、住宿费等相关证明材料，经与经办人员沟通，对方解释住宿费由接待单位承担，我们根据上述要求建议单位收回已报销的伙食补助费、交通补助费。

（六）用不符合要求的单据报销差旅费

1.有部分自收自支的事业单位，为节省交通补助支付，规定可以根据发票据实报销出租车费，但经常发现用连号的出租车票报销费用，例如某单位报销看望老干部出租车费111 元，其中用2 张发票号码连号的车票报销46 元（发票号码08767404、08767405 金额分别17 元、29 元）、用3 张发票号码连号的车票报销65 元（发票号码27927434、27927435、27927436 金额分别13 元、15 元、37 元）。对于连号的出租车票，凭生活经验判断只有最后一张是真实业务，号码靠前的发票涉及的业务是虚假的。

2.临沂某单位三名员工于2017 年6 月4-12 日到杭州参加研修班，由枣庄坐高铁往返。2017 年6 月4 日临沂到枣庄坐汽车车费135 元，每人45 元；6 月12 日由枣庄返回临沂用3 张《山东省公路汽车补充客票》报销车费600 元，每人200 元，返程车费支付金额明显不合理。