新时期中职学校档案管理工作的优化策略分析

2020-01-19陈立芬广东省食品药品职业技术学校

环球市场 2020年31期

陈立芬广东省食品药品职业技术学校

随着教育事业的不断发展，中职学校的发展规模也越来越大。档案是学校信息与学生信息的载体，记载了许多有重要意义的信息，所以中职学校在发展的过程中应注意档案工作的完善程度。因此，相关学校管理人员应针对新时期下档案管理工作存在的不足寻找优化的策略，使得档案管理工作能够顺利进行。

一、新时期中职学校档案管理工作存在的不足

（一）学校对于档案管理工作不重视

从现阶段中职学校档案管理工作的情况来看，档案管理工作在许多学校都没有受到相应的重视[1]。这一部分学校的管理者普遍认为学校只要负责管好学生教好学生，且达到教学目标就完成了他们的任务，对于档案的管理是政府等部门需要注意的工作，而学校只要负责保证档案的完整。这种不正确的想法是档案管理工作不到位，体系不完善的主要原因。他们未能意识到档案管理的水平间接反映了一个中职学校的发展和教育水平。此外还存在管理人员专业性不足的问题，由上文所讲的存在一些中职学校对于档案管理工作不够重视，致使他们在聘请档案管理人员时要求并不严谨，专业性不到位。有的中职学校或许存在特定的档案管理部门，但相关部门人员缺乏良好的管理水平。他们入职前未经过专业的管理培训，自身的管理知识也相当匮乏。因此在这些管理人员进行档案管理时很容易出现低效率，或是分类整理错误问题。

（二）管理体系不够健全

由于工作人员对于档案管理工作的认识不全，导致他们不能对档案管理工作安排出一套合理的体系。没有制定具体的管理要求，也没有指定具体的管理目标，整套的档案管理工作都是草草开始，草草结束，缺乏具体的管理体系。管理人员在进行管理工作时也不够严谨认真，甚至还存在部分教师为了方便教学，将某部分档案不统一进行管理，而是自我保存，从而造成档案信息不完成等问题。此外，还有部分中职学校为了应付教育局的档案信息的抽查，而花费额外的财力对本不完整的档案信息进行补充，使得档案的真实性存疑，也在一定程度上败坏了学校的风气，对学生也有一定的负面影响。

（三）缺少硬件设施

阻碍档案管理工作的因素还有硬件设施。要想档案能够长久的完整的进行保存，就得确保存放档案的地方具有最基本的防潮防霉防火等基本条件。但部分中职学校由于资金投入的限制，导致档案室不具备以上这些条件，档案的管理保存容易出现损坏的情况[2]。

二、新时期中职学校档案管理工作的优化策略

（一）意识到档案管理的重要性

中职学校要针对档案管理工作的不足做出改变，首先需要正确意识到档案管理工作对于学校发展的重要性，并且要全力支持档案管理工作的进行。首先，对于管理档案工作的人员要有严格的专业性和素质能力的要求。此外，为了确保工作人员的管理水平，应定期为相关人员进行档案管理的相关知识讲座，并且进行定期的培训。要求每一位负责档案管理工作的相关人员认真的对待每一次讲座和培训，并开展不定期的考试来对工作人员的专业性进行考核。考核不仅要对他们的管理水平进行评测，对于他们的个人综合素质也应有一定的要求，毕竟中职学校的档案信息也需要一定程度的保密。此外，中职小学负责档案管理工作的人员也应肩负起向学校内的其他人员，比如教务人员、教师等，宣传和推广档案管理的意义和重要性所在，让所有校内工作人员都对此项工作引以重视，这样一来所有人员才会自觉配合档案管理工作，有利于工作的顺利进行。

（二）完善档案管理体系

一套完善健全的体系是一项工作能够顺利开展的基础。因此相关管理人员也应着手于档案管理体系的完善。档案管理工作环环相扣，因此要注意每一个环节的工作细节，避免会出现的差错[3]。管理部门应根据中职学校的档案情况和新时期教育发展的要求来健全标准的档案管理体系，对于目前体系中存在的漏洞进行整改。比如中职学校的档案管理部门可以利用信息化的技术对档案进行整理，能够有效提高信息整理的效率和准确度。因此要想做到以上这点，相关负责人员首先有具备一定的信息化知识，以及具有一定的信息化管理思维，能够很好的利用技术将档案信息整合起来，准确的完成管理工作。利用信息化的管理体系能够很好的规避了的原先存在的档案信息量巨大以及档案管理人手不足等问题。利用这套体系不仅能够提高档案管理的工作效率，在某段时间如果想要查询档案信息时也能够较快较准确的查找出来。

（三）加强硬件设施的投入和管理

档案管理人员在进行档案管理工作时，除了要确保档案信息的分类正确和完整性之外，对于档案的保存也要格外重视，对于储存档案的硬件设备要进行定期的检查和改善。中职学校要加大对档案室的资金投入，确保场地能具备通风防潮等基本条件。在进行档案管理工作时，除了核对检查档案信息之外，还要注意档案室的环境清洁。在合适的天气要经常开窗进行通风，保证其空气流通，避免发潮发霉等情况出现。此外，对于档案室也要时常进行消毒，避免档案信息被有害动物或者有害气体破坏，造成信息的不完整。在工作人员下班之后，确保档案室的门窗是紧闭的状态，防止非工作人员的闯入造成的混乱。中职学校应强化档案保管的硬件设施并且对相关场地定期进行巡查，避免一些危险的情况的发生，才能够保证档案储存的安全性[4]。