大数据背景下事业单位档案管理效率提升策略

申玲敏 华北军区烈士陵园

大数据的发展离不开互联网上的海量信息，这些信息的种类多、更新与传播的速度快，给企业经营与社会发展提供了便利。大数据有着容量大（数据存储量大）、多样性（数据内容格式多样）、速度快（数据产生与处理速度）以及真实性的特点。这一技术已经在多个行业领域内应用，成为社会发展的一大趋势，对事业单位档案管理而言也是良好的发展机遇。

一、大数据时代档案管理

在大数据背景下事业单位的档案管理工作也可以应用这一技术进行信息的收集与处理，促使档案管理工作更加的专业与有效。一方面，大数据提升了事业单位档案管理工作的信息化程度，既节约了人力资源的成本又给档案信息的安全性提供了保证。另一方面，事业单位档案采用了数字化的管理模式，可以在云端进行保存与管理，查阅方便且不易丢失。

二、当前事业单位档案管理工作中的不足

（一）对档案管理工作的认识不深刻

部分事业单位的工作效率之所以不高，是因为工作人员本身对档案管理的认识不足，因此在工作中出现了懈怠的情况。部分工作人员认为，档案管理的工作不会涉及经济指标或单位效益，工作质量的好坏并不会对单位的发展有严重影响。缺乏一个积极正确的工作态度，并未意识到档案管理对促进事业单位学习、科研的重要辅助作用，档案管理意识不足。这一态度决定了其工作的质量，不但自身工作效率低，并且还未能发挥档案应有的作用，档案查阅工序烦琐效率低。

（二）事业单位档案信息的利用率较低

随着经济与网络信息技术的发展，事业单位的办公也实现了信息化，很多事业单位的档案管理部门也应用了现代化的设备进行管理。但是从实际情况来看，部分事业单位的档案管理工作还是比较滞后，并没有充分发挥出大数据技术的优势。一些事业单位仅仅是在档案的查询与检索方面应用了信息技术，虽然可以在一定程度上提升工作效率，但是资源的整体利用率不足。虽然很多事业单位都应用了信息化档案管理模式，但是其工作人员依然采用传统的方式进行资料的搜集与检索。并未通过云技术与大数据技术对相关信息进行筛选、查阅、分析，技术利用率不足影响导致了档案管理工作的效率不高。

（三）事业单位档案信息资源安全保护措施不足

事业单位的档案管理中要严格遵循保密制度，防止出现信息的泄露，尤其是一些员工资料、单位机密资料，更要保证其安全。在纸质档案向电子档案转变的过程中，一些事业单位放松了对纸质档案管理的重视程度，而电子档案的保密措施还不完善。部分事业单位电子档案系统中的防护措施不足，系统容易遭到黑客的攻击，造成信息资料的泄露或篡改，档案的安全性无法保证。

三、大数据背景下如何提升事业单位档案管理工作效率

（一）转变对档案管理工作的认识

事业单位的档案管理工作不但是一项服务型工作，并且还具有一定的保密意识，想要提升这一工作的效率，首先要转变工作人员的思想。要促使工作人员摆脱传统的被动、消极的思想观念，要意识到这一工作的重要性以及对单位发展的作用，用积极的态度来面对工作。档案管理工作人员要深入实际，了解各个部门对档案的需求，然后再有针对性的进行档案资料的收集、整理档案文献的编纂以及保管等工作。要对本单位工作的每一个环节运作都十分熟悉，并且将需要归档的工作延伸到单位各个部门中，与事业单位发展步调一致。

（二）通过大数据技术对档案管理的工作方式进行创新

事业单位档案管理工作的信息化程度决定了工作效率，要在大数据背景下对档案管理的方式进通过信息技术进行创新。第一，要设置档案管理工作的长远目标与阶段性发展目标，保证每一个环节的档案管理工作都能有序开展，这还能有效提升档案工作的针对性。第二，工作人员要通过数字化的方式来分析与处理档案信息，要将文字、图片、视频资源等进行有效整合。将传统的纸质档案转变为数字档案，且在这一过程中还要保证档案的完整性与安全性，通过信息化手段实现资源共享，提升利用率。

（三）大数据背景下加强对信息档案的保护

第一，制定完善的管理与使用制度。事业单位应当针对档案的级别与种类进行分类，然后在对其按照相应的级别进行保管，这一工作中首先需要有完善的制度。有了制度才能保证工作人员的每一项工作有章可循，并且在工作中要严格的按照单位制度进行规范化操作，避免出现工作失误。

第二，档案管理工作人员要提升自身的能力与素质。尤其是在大数据背景下，档案管理工作的信息化程度越来越深，工作人员的信息技术水平也要随之提升，如此才能与岗位的要求相匹配。要加强对计算机系统的安全防护，提升其安全等级，采用防火墙技术避免不法分子的入侵，防止出现档案信息泄露的问题。还可以对档案信息采用数据库加密的手段，以此来保证档案信息的安全性，这是一种采用特殊计算方式来改变原有数据信息的方式。因此即便是不法分子获得了加密信息，没有对应的解决方式其也无法查阅最原始的档案信息，保证了档案安全。

此外，在工作的过程中由于网络系统故障可能会出现数据丢失的问题，因此档案工作人员需要进行数据备份。如此才可以在系统恢复之后在最短时间内实现档案信息的恢复，保证档案信息资源可以被正常应用。

四、结论

综上所述，大数据时代事业单位的工作都在朝着数字化、信息化、智能化以及高效化的方向发展，档案管理工作也应符合这一发展趋势。要在大数据背景下提升档案工作的效率，首先要转变工作人员的思想观念，正确认识档案工作的价值；其次要通过大数据技术创新工作方式，加强对档案信息资源的保护，提升资源的利用率，有序开展事业单位档案管理工作。