探索企业档案管理信息化的科学发展路径

太原煤炭气化（集团）有限责任公司

档案事业要想获得发展，档案工作要想开创新局面，就要做好档案信息资源的开发利用，将原本枯燥的档案管理工作变得充满活力，深入挖掘档案的内在价值，给企业发展提供助力的同时，也让档案工作本身充满生机。

一、信息化在档案价值实现中的体现形式与意义

信息化在档案管理中的应用是指以互联网、现代通信、新媒体、数据库技术为基石，将档案资料各信息要素汇总到数据库，供人们工作、生活、学习，辅助管理者决策等。档案管理使用该技术后，工作效率大大提高，推动了档案事业的发展。伴随着科学技术发展日新月异以及信息化时代的到来，档案工作向信息化时代迈进。在当前的档案管理工作中，传统的档案管理模式已经无法满足人们对档案不断增长的需求，信息化在档案中的运用是必然趋势，也是档案工作的重要任务，是档案管理和利用的需要。当前，很多单位和部门已实现数字化办公，计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等信息化设备齐全，产生的电子档案也越来越多，部分单位还用上了相应的档案管理软件，促进了档案管理的信息化进程，为档案管理的信息化提供了良好的环境。随着人们精神文化需求的提高，对档案服务的需求越来越大，对档案价值实现的要求越来越高，信息化促进了档案价值的实现。数据库帮助人们在海量的档案信息中快速查询到需要的信息；互联网提供档案线上查询方式，实现异地查询，大大缩短了档案价值实现的时间，打破档案价值实现的空间壁垒，为档案利用者提供便利；新媒体使档案宣传形式更加多样化，更加吸引人，大大提升了档案价值实现的力度和广度，提升档案自身的价值。

二、影响企业档案信息化资源开发与利用的因素

（一）档案信息化资源开发利用意识薄弱

企业受过去档案管理理念的影响，档案工作人员思想落后，认为保管好档案，不丢失不破损即可，工作得过且过。档案工作人员服务意识不强，公司各部门提出利用申请之后，态度不积极，提供利用不主动。部分档案人员对企业档案采取封闭策略，不允许外借原件，只是提供复印件，档案工作处在半封闭的状态中。受这种意识的直接影响，企业档案信息化资源开发利用变得更加滞后。

（二）档案编研深度不足

企业档案管理当中编研工作始终是一个比较薄弱的环节，大部分企业缺乏专业的档案编研机构和人员，档案人员每天需要面对大量的工作，并没有更多的精力去开展档案编研，造成档案编研材料水平与质量无法获得提升，不能更好地为企业科学研究、生产和经营管理工作提供更好的服务。虽然企业具有一些编研成果，可都是领导交代的一些任务，在怎样挖掘、开发档案信息化资源方面研究很少，研究内容很肤浅，造成编研成果的现实价值和社会效益不佳、时效性不强，无法为企业创造出更高的经济与社会效益。

（三）档案工作者业务素质低下

企业档案工作人员偏向老龄化，大多数企业从事档案工作的人员并未接受过专业档案理论知识的学习，甚至有些人边做边学，接受新事物的能力不高，不能利用新设备、新手段来对档案进行管理，严重影响档案的开发利用进程。

三、档案管理信息化的科学发展路径

（一）打造高素养高水平的专业型队伍

当前的档案信息化工作革新过程中，主要的问题依然是专业人才资源的匮乏，致使档案信息化建设工作进展缓慢。因此，必须建立一支高素质、高水平的档案专业人才队伍，具备处理、分析、研究大量档案信息能力的同时，还要兼具扎实的理论基础、较强的数据库生产及维护能力。由此可见，要想加强人才建设，必须要丰富以往档案工作人员的单一组成结构，引进更多综合型专业人才，并为其提供必要的后续培训以及充足的交流学习机会，使其不断提高个人综合能力，切实提升个人专业素养，大限度地调动其工作积极性与主动性，更高效地实现档案管理的预期目标。

（二）建立健全档案信息化管理制度

为了推进信息化建设工作的可持续发展，不仅要重视对软硬件设施的改善与升级，建立素质高、能力强的专业人才队伍，更要建立健全制度，且所建立的规章制度要与企业的自身发展特点相适应。建立起具有双向制约作用的管理制度，让领导层和员工间互相约束，避免因领导的独断专权，打消了员工的工作积极性，能够提高领导的决策水平和员工的执行效率。因此，在制订档案信息化管理制度的过程中，应听取员工建议，做到有功必赏、有错必罚，充分体现管理制度的权威性和公正性，让档案管理工作者在有效的规章制度规范下，大化发挥个人工作能力。

（三）确保档案信息管理工作的安全

在信息化改革与创新过程中，所有工作都是以计算机网络技术为基础展开的，即所有档案信息管理任务都要通过信息网络这种操作方式展开。在这种情况下，由于信息网络具有较强的开放性特征，档案管理工作自然会受到网络特性不同程度的负面影响，使得档案信息安全管理工作成为重中之重。因此，首先要明确档案信息化管理模式，把档案资源统一上传并存储在云盘当中，当存储档案资源的电脑遭遇黑客或病毒时，就会发生档案资料丢失及损毁等严重后果。对此，就可采用档案资源备份的方式实现对资源信息资源的妥善保存和管理，同时，也应加强网络安全手段，比如及时建立防火墙等，并施行企业内部信息访问安全制度，设置相应的档案信息访问权限，同时采用密码校验制度，这样才能够大限度地避免档案信息丢失。

四、结束语

信息化在档案价值实现中的应用是一项技术型、综合性的工作，随着信息技术的发展与普及，档案价值实现的方式和内容将更加丰富。了解信息化与档案价值之间的关系，弄通档案实现的隐蔽性、再造性、多元性等特性，结合事业单位、企业单位等不同单位的实际，总结档案管理中的实践经验，“因地制宜”地采用信息化技术实现档案价值，让信息化在档案管理中开出灿烂之花。