大数据时代高校档案安全管理机制的建设*

谢 晖

(菏泽医学专科学校，山东 菏泽 274015)

一、大数据时代和高校档案安全管理

随着大数据时代的发展，信息数据化已成为各领域现代化改革的主要目标，所有的文字、符号、信息都可以用原始的数据表示，信息数据化既改变了人们生产、生活方式，也成为推动科技发展的重要力量。高校档案的数据管理手段和档案信息的安全性需要适应社会发展环境，能够跟上时代的发展趋势，满足高校对档案管理的需要，发挥档案的社会价值。

(一)大数据时代高校档案的特征

1.高校档案信息量增多。近年来由于高校的扩招，高校档案信息数量增长迅速:学生招生信息、学籍信息、毕业生信息、就业信息等，内容繁多，项目冗杂。此外，高校档案不但包括了高校的学生档案，还包括教学管理、科研活动、校园文化、高校历史档案等，记载了整个高校历史的发展。目前各高校都建立了自己的档案数据业务系统，如教务处的学籍管理系统，学生处的学生管理系统，另外还有招生、就业、毕业生管理等系统，每天都会有数不清的数据信息产生。

大数据时代档案由原始的纸质档案发展到在云端存储，所有的信息资料保存完好，最大程度地保留了各种数据，但档案数据的信息量也大大增加[2]。高校档案信息之多，使高校档案管理任务加大，而目前很多高校专职档案管理人员少，大部分是兼职档案员，这势必导致档案管理受到不安全因素的影响。

2.高校档案形式多样化。大数据时代高校档案不仅有原始的纸质档案，还有电子档案。其中电子档案形式多样:文字形式、图片形式、数据库形式等。不同形式档案以数据储存，简化了储存途径，但突显了档案管理风险。

3.高校档案工作对技术要求更高。大数据时代高校档案的工作由传统手工录入方式转化为通过计算机技术、大数据、物联网等现代技术，将传统的纸质档案转化为数字信息贮存并开发利用，进一步加深高校档案信息化、自动化、网络化进程。大数据时代高校档案呈现的新特征对高校档案管理工作提出了新的要求。要求学校增强高校档案的数据库建设和信息化建设，加强高校档案管理系统的升级、开发和利用，加强数字资源升级整合，实现资源共享。

(二)大数据时代高校档案安全管理机制的建设的必要性

传统的纸质档案储存在档案室，由专门的档案管理人员负责看管，其安全依赖于档案管理人员的专业性，而现今档案安全更依赖网络安全维护，维护了网络安全即维护了高校档案安全[2]。大数据时代，电子档案逐渐成为档案的主流形式，而伴随着全部数据的自动保存和记录，档案信息处于全方位暴露和被监控的环境中，这对高校档案安全问题造成极大的挑战。高校档案面临海量数据的电子化，档案载体的变化使得档案信息面临的风险增大。

黑客充分利用网络爬虫爬取信息、利用网络安全漏洞，肆意窃取、复制、破坏高校档案数据;高校档案由客户端上传入学校档案数据库的过程中会被不法分子窃取，造成不可计量的损失;一些网络病毒的存在也会对高校档案安全造成威胁，造成学生信息数据的泄露，影响高校档案数据的机密性。

大数据时代高校档案出现的新特征给高校档案安全带来了新的挑战，因此建设可靠的高校档案安全管理机制迫在眉睫。

(三)高校档案安全管理的现状

1.高校档案管理人员管理技术落后。高校正在逐步实行信息化管理，由于大量高校工作人员对信息办公流程的认识不深，特别是老教师和老员工一直都是以书面形式收集数据的，如一些老教师和老员工不能熟练操作电脑，不能熟练应用办公软件，对于新知识的接受能力差，这也是高效的信息办公建设开展的重要的障碍。大数据时代的高校档案管理工作对档案管理人员的要求较高。一方面要求档案管理人员须要具备必要的档案管理素养[3]，另一方面要求档案管理人员必须熟练的操作电脑和相关的办公软件。在操作电脑时一定要小心谨慎，以防万一操作不慎造成信息数据的丢失，如数据输入后忘了点击“保存”按钮，不小心点击了“删除键”，或者是输入方式错误导致信息格式不统一等，这些人为因素也会产生安全隐患，需要加以防备。

2.高校档案信息管理系统比较落后。大数据时代数据存储和传递形式的改变会增加数据泄露的可能性，造成档案安全隐患。因此大数据时代高校必须要具备完善可靠的档案管理系统，避免出现数据被篡改、泄露的可能。现阶段高校档案信息管理系统落后[2]，一些高校自主研发、创建了以计算机科学为核心的学生校园网平台，或者采用学生独立开发的校园网平台系统，但由于系统开发者知识有限，缺乏专业经验，不能充分考虑校园网平台系统的缺陷，导致高校档案外泄、档案安全事故频发;一些高校购买了第三方开发的档案管理系统，但由于资金不到位等原因导致系统更新不及时，进一步造成高校档案信息上传不及时或信息上传错误，造成安全隐患。

3.档案安全维护手段欠缺。大数据时代对高校档案的安全管理提出了新的要求，一些高校被要求建立公开的档案资源平台，这一举动虽然利于高校资源整合、促进高校档案资源共享，但却对目前档案信息资源的安全性提出了重大挑战。在目前档案资料安全措施的基础上难以有效地确保档案资料的信息安全。

目前，我国部分高校档案管理技术落后，且无法更新高校学生档案信息平台系统，这将导致档案信息平台在未来的发展中出现越来越多的系统漏洞，而且随着漏洞的不断增加，档案信息管理方面的漏洞维护资金成本也大大增加。目前一些高校早已开展了档案信息化建设，但由于其建构标准不统一、缺乏宏观设计、信息技术落后等原因导致大数据时代高校档案的安全建设明显滞后。

二、大数据时代高校档案安全管理机制建设的措施

(一)档案管理人员要适应时代发展，努力向复合型人才迈进

调查研究表明，在科技迅猛发展的当今社会，只是掌握单一专业技能的人才已不适应时代的发展，复合型人才才能为社会作出更大的贡献。复合型人才指不仅在专业方面有突出的专业素养，在其他相关方面也具备一定能力，可以形成复合能力与复合思维的人才。大数据时代高校档案的数字化要求档案管理人员不仅具有过硬的档案管理水平，还要有运用大数据分析与应用开发档案信息的能力。档案管理人员要与时俱进，要有危机意识和竞争意识，通过自主学习、现场培训、专家讲座、勇于走出去与外界交流等多种方式提升自己的业务能力，使自己向复合型人才迈进。

(二)要建立安全可靠的档案数据管理系统

一方面，高校档案管理人员要进一步完善数字化档案管理评价体系。按照不同的安全等级将高校档案分类，比如学籍信息、活动信息、就业信息等，对安全级别不同的档案执行不同级别的安全防护措施。

另一方面，档案管理人员要严格执行数据安全保密管理制度。严格防止涉密信息和档案向外部网络传输，加强涉密信息系统的安全保密管理，保证保密计算机和保密中间载体的安全运行。同时也要加强网络技术升级，引进先进技术对电子档案进行加密处理，确保计算机档案系统软硬件更新和数据的安全迁移，有效识别检测病毒和黑客攻击并迅速进行及时处理[3]。

最后，高校必须有专业的网络安全管理员来维护高校网络平台的安全。网络安全管理人员要实现对网络平台的动态监测，减少安全漏洞，并设置一定的访问权限，提升高校档案数据资料安全系数。

(三)加强高校档案安全管理工作的体系化、系统化

高校档案安全管理工作要向体系化、系统化方面发展。一方面，高校档案管理人员要提高对档案安全的重视。高校必须将高校档案管理办公室纳入重点保护范围，把维护高校档案的安全性看作档案工作的重心。

另一方面，高校要优化档案安全管理组织机制。构建档案和资料安全管理规范，由总责人、部门负责人与全体工作人员参与建设，形成人人关注档案安全、事事注意档案安全、始终确保档案安全的良好氛围。做好责任分配，一旦发生安全事故，高校要及时依法追究档案管理员的责任，处理档案安全漏洞，严防档案损坏和泄露。高校档案安全管理工作涉及很多影响因素，一定要切实做好各方面的基础工作，在各级管理者的支持下，尽可能确保档案信息安全，确保档案和数据的长期可读、可用。高校档案管理人员要明晰该校档案管理的有关条例，严格按照有关规范和标准处理问题，加快档案高校管理办公室硬件、软件设施的更新换代，提高档案的安全和防护标准。

高校档案安全建设要向系统化、体系化方向发展，最重要的是要建立完备、零死角的档案系统安全管理体系。如安全科学培训体系、电子文档存储体系、咨询体系、数据远程备份体系、档案系统网络管理体系等。如数据远程备份体系是可以对重要文件进行备份，或通过不同路径存储，确保原档案丢失或发生损坏时，能够通过备份文件避免损失，通过文件备份对高校档案的安全管理提供进一步保障。

大数据时代已来临，各高校要切实提高自身的档案现代化管理水平[4]，才能适应新时代的需要。目前高校档案安全管理方面仍存在很多漏洞，全面建设高校档案安全管理机制已刻不容缓。为了满足大数据时代档案数据信息化的要求，高校领导要提高档案安全意识，加大对档案安全管理的资金支持，同时我们档案人要进一步加强档案安全建设，建立安全可靠的档案数字化信息平台。