人事档案电子信息化管理分析

秦晨卿 武城县人事档案和社会保障局

一、人事档案信息化发展的深远意义

人事档案作为当前最重要的任务，是如何有效地管理和利用档案资源，如何更好地为企事业单位服务。个人信息的重要载体是人事档案，它记录了一个人的学习经历、思想、言行、社会关系等。合理、科学地利用人事档案对相关工作的开展起着重要作用。人事档案是企事业的重要资源，对企事业的发展起着极其重要的作用，档案信息化建设势不可挡。此外，应加强管理，培养管档人员的责任感和职业能力，运用科学的技术和方法管理企事业人事信息档案，逐步形成适应企事业发展需要的人事档案信息档案管理平台。

二、新时期人事档案管理中存在的问题

（一）人事档案管理制度不够完善

对于很多企事业单位来说，人事档案的管理其实相当于企事业单位的部门管理。虽然一些企事业单位制定了相应的体制对策，但缺乏具体的计划和工具导致人事档案管理混乱。此外，还有一些企事业单位缺乏人事档案管理系统，而且业务部门的招聘和管理领域也没有得到管理。许多应集成到信息管理中的信息和文档未得到充分保留，导致文件丢失。由于文件输入标准不一致，各部门对文件的输入和组织不一致，使个人惯例和方法难以在文件目录编目中使用，工作人员目录也不清楚。

（二）现代化办公设备欠缺

大多数企事业单位目前都没有人事档案电子信息化管理所需的硬软件，这可能导致档案管理违规。即使是一些机关的档案也是积累起来的，无须采取适度、防盗等适当的保护措施，大大减轻了人事档案中的电子信息管理负担。信息技术在档案审查和调查中的应用不足，影响了人事档案电子信息管理的完整性和安全性。此外，无法有效利用人事档案概况的办公室设施缺乏电子信息资源。而是处于管理阶段，影响了档案资源的有效利用。

（三）档案检索效率低

在人事档案电子信息管理中，文件检索目前仍处于手动检索阶段，电子信息化检索尚未全面实施。这部分影响了检索档案信息化的准确性和速度，增加了检索档案信息的工作量。此外，手动检索也很有限，大大降低了人事档案电子信息管理的效率。

（四）档案管理人员综合素质问题

实施人事档案电子信息管理要求档案管理设备熟悉档案管理信息的知识和技能。即使政府机构拥有自己的数字档案管理设备，但由于员工的技能，信息管理也无法成功。因此，人事档案工作人员应尽快建立以信息为中心的管理信息系统，提高生产力，达到电子信息管理水平。

三、信息化背景下人事档案管理方式新举措

（一）引入专业管理软件，奠定电子信息化管理基础

在分析当前信息时代发展特点和档案电子信息管理现状的基础上，加强计算机硬件配套设施建设是顺利推进企事业单位人事档案电子信息管理的基础和前提。简单来说，只有保证完善先进的计算机硬件设施，才能为进一步的数据转换和信息处理铺平道路。有了完善的硬件设施，就要根据企业人事档案处理的要求，在第一时间建立个人电子档案，确保企事业单位干部职工的档案信息能够基于计算机平台进行查询、浏览和下载，实现长期保存，顺利推进电子信息管理的实施。专业管理软件的引入是影响档案信息管理质量的重要因素。因此，在引入软件时需要考虑很多方面，尤其是要正确评价企事业人事档案开发建设的现状、企事业单位适应内外环境的能力以及人事档案管理的缺陷和不足。在此基础上，选择专业管理软件，实现档案检索、应用和分析中的电子信息操作，促进高度信息共享，建立电子档案信息数据库。此外，信息共享的效果是影响人事档案电子信息管理的重要因素。因此，在管理过程中，企业必须积极推进信息共享平台的建设，用网络平台满足企事业单位领导和各部门的信息需求，保证信息传递的及时性，保持数据的及时性和可靠性。

（二）建立健全的电子信息系统

建立电子信息管理系统。随着网络信息技术的发展，电子信息文件的管理变得更加容易，方便了人们的日常工作，确保了档案管理的未来。对于人事档案的电子信息管理来说，是一项综合性的管理，涉及的内容很多。因此，人事单位有必要建立高校电子信息管理系统。根据人力资源部门的实际情况，可以为电子数据创建数字档案管理，处理文件、系统和光盘介质，准确控制归档的质量和安全性，避免硬件问题，创建一个良好的电子人事档案信息管理环境，并为人力资源部门的工作提供便利。

（三）构建统一共享的人事信息管理系统

促进电子个性化，开发人事档案概况和管理模式，开发大型国家或全面的人事档案管理数据系统，在互联网上共享非个人内容，避免人事档案管理和档案管理方面的重复。对于重要的归档材料，建议实施电子和纸面文档的双归档，管理系统服务器必须与互联网等公共信息网络物理分离，数据库备份必须经常保存。

（四）提升人事档案管理人员的素质

档案管理是人事档案电子信息管理的执行者和操作者，对档案管理的质量有一定的影响，因此需要人力资源部门采取多样化的方式提高档案管理人员的素质。比如对老员工进行现代设备学习，电子信息档案管理相关培训，提高工作技能，定期审查现代设备的学习和操作水平，以了解员工的地位。此外，还可以制定适当的激励措施，鼓励档案管理人员提高自己的质量，以满足其工作的开展需要，从而实现从管理到服务的人事档案的电子信息管理。

四、结束语

综上所述，需要加强对各工作地点电子文件开发的探索，工作人员必须在这些工作地点完成这项任务，包括简化电子人力资源概况的管理和获取，信息内容的收集、归档和全面更新不受时间和空间的限制，简化电子人力资源概况的保存，并防止在纸面文件归档方面的篡改；在此基础上，采用科学的人力资源管理办法，使人事档案保持最新，建立统一的共同人力资源管理制度。