信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析

卢中华 山东省淄博市周村区交通运输事业服务中心

一、信息化时代行政事业单位档案管理科学化的意义

①缓解档案管理工作强度。随着现代信息技术的飞速进步及科学技术的进一步发展，大大提升了事业单位档案管理工作的效率，使档案管理工作的强度得以一定程度的减轻。通过建立网络系统平台、网盘存储及数字化录入等手段，可使以往档案信息化管理中存在的纸媒管理、人工录入等不足得以有效弥补，实现了资料和信息的数字化处理，档案信息资源的收集、存储、备份等工作更加便捷。②提高档案管理工作效能。为能够促使档案管理工作具有良好的发展环境，提升档案管理工作效能，事业单位需要科学合理的推进档案信息化管理。通过对档案信息化管理形式进行不断创新，对软硬件管理系统进行不断完善，改进档案管理职能，确保档案管理的合理性和有效性，在事业单位内部及各部门之间实现档案信息资源的共享、共建。同时，事业单位需严格按照我国相关政策法规规定对工作局域网进行合理创建，确保其内部、每个部门及其他相关事业单位之间的合作得以强化，从而达到信息互换与资源共享的目的，最终促使事业单位档案管理工作的效率得以有效提升，使得事业单位能够做出更加科学的决策，确保事业单位的长远发展。③有助于事业单位公众形象的提升。事业单位具有一定的公益性质，其向社会传播的信息直接影响到广大人民群众的日常生活，通过强化事业单位档案管理信息化建设，有利于大众更加便捷地获取相关信息，也提升政务处理的透明度，使得自身在广大人民群众心中具备一个良好的形象。为确保事业单位的可持续长远发展，其必须重视档案管理工作，积极建设档案管理信息化，有效提升电子信息资源的利用率，确保档案管理公众中电子信息的有效应用与保存，进而促进事业单位档案信息化建设的有效开展。

二、信息化时代行政事业单位档案管理科学化分析

（一）增加对管理人员的培训，提升信息化管理意识和技术水平

档案管理工作，运用信息化系统所涉及的范围非常广泛，而在运用过程当中，与事业单位的许多工作人员具有非常密切的联系，具有很大的影响。为了进一步顺应当代社会的发展需求，确保在档案管理当中实现信息化的运行和发展，需要事业单位不断增大对信息化建设资金的有效投入，转变传统的管理模式，制定出更加合理的、有效的计划，增强对人员的培训等。事业单位的档案管理大多是内部的工作，需要事业单位的相关领导针对这些人员进行理论知识、专业技能的培训，有效提升管理工作人员对信息管理工作的积极性。除此之外，还可以建立起良好的奖惩制度，针对考核相对优秀的员工进行奖励，对考核成绩不合格的一些人员进行批评或者再培训，不断提升管理人员的学习兴趣，促使管理人员能够掌握更多的知识，因地制宜地加快信息化构建。

（二）积极引进高新信息安全技术

为了保护事业单位的信息安全，优化信息化建设工作的效果，首先，预警工作是极其重要的因素。事业单位对于可能预见的危险性隐患防患于未然，起到预见的作用。在事业单位计算机网络系统当中，保证每个成员能够相互协作、相互配合，降低网络信息风险发生的概率，通过防御不法分子通过恶意手段入侵，提高事业单位的网络安全性。其次，事业单位应积极引进高新信息安全技术，并加以有效的推广和落实，强化各级干部职工的信息安全意识，排除威胁档案管理技术应用安全的因子，使档案管理的信息化建设任务得以顺利落实。例如，利用防火墙技术，实现信息的互联互动，还可以通过反击使网络入侵者无法实施入侵，破坏检测系统难以得逞。在信息安全技术方面，领导者要注意规范工作者的日常操作，严禁随意使用涉密计算机，在主观上落实信息安全技术。同时，领导者要及时将高新安全技术引入到事业单位的信息化档案管理中，深入优化档案管理工作的安全性，为档案信息技术提供可靠保障。例如，在档案管理中推行的文字材料双层PDF、设备工程图纸DWF或矢量化，使档案的交接、存储、调取等环节实现了规范化和信息化，全面提升了档案的抗风险能力，深化了档案管理信息化的落实。总之，事业单位档案管理工作必须做到严格把关，严守规定，将机密文件和管理资料的安全性工作落实。

（三）加大档案安全管理力度，保障档案安全性

随着现代化档案管理理论的不断变化，事业单位开始更加注重档案的实际价值，保证档案的完整性与真实性。利用数字化技术与云平台等，虽然能为档案管理提供许多方便，但也存在很多问题。例如，在互联网中，存在许多黑客、病毒程序，使各个部门在档案传输的过程中，可能出现泄密、数据丢失事件。基于此，事业单位在进行档案管理的过程中，需要树立良好的安全意识与保密意识，逐步做好事前的控制工作，编制事后的处理方案。例如：根据档案的保密程度，合理运用访问权限技术、区块链技术、数字加密技术等信息技术，保证档案管理的安全性。

三、结语

在信息化背景下，事业单位实行科学化、规范化的档案管理势在必行。通过完善档案管理制度，建立健全信息化平台，既能保证档案管理工作顺利进行，还能减少人力成本支出，不断提升档案管理效率。事业单位在摒除传统手写档案管理方式的基础上，推行无纸化办公，能为各个部门的工作提供依据，方便工作人员查阅资料与档案。基于此，事业单位需要不断加大档案管理资金投入，适当引入软件设备与硬件设备，以此加快档案管理的改革速度，健全档案人才培养机制，并加大档案安全管理力度，保证事业单位档案的安全性与实效性。