大数据背景下事业单位档案管理工作的分析

2020-01-19吕凯山东省淄博市周村区交通运输事业服务中心

环球市场 2020年27期

吕凯山东省淄博市周村区交通运输事业服务中心

一、事业单位档案管理服务中应用大数据的意义

大数据技术给当前的事业单位档案管理服务工作提供了有效工具。当前的事业单位运行中，会产生较多的信息资料，而且业务量在持续增加，这给档案管理带来了一定的挑战。在档案管理中，需要建设数据库来完善当前的工作，这样可以及时更新数据并且快速提取信息，保证事业单位的运行效率。在事业单位档案管理服务中，首先要备份旧档案，利用扫描等方式转化为电子文件，能够有效避免丢失和损坏问题。传统的档案管理中，主要使用纸质载体，实施了被动管理的方式，信息资源利用率比较低。结合大数据技术和云技术，可以灵活使用信息资源，并且节约较多的人力成本。

二、大数据背景下事业单位档案管理工作的分析

（一）提高全员意识，加强对信息化人事档案管理的重要性认识

机关、事业单位要深刻认识到人事档案对单位个人、事业单位经营发展的重要价值和作用，从根本上加强对信息化人事档案管理工作的重视程度。从制度上，制定有效的管理方案，从人事档案的归纳整理、到借阅层级规定、到原始资料的保管、到动态档案的及时更新等人事档案管理工作，都需要进行严密科学的规定，确保档案及时、准确、高效的整理与运行。例如，要求进行季度一次的人事档案更新和报表提交，就能从根本上解决档案管理信息延迟的问题。从设备和资金投入上，要下大力气进行信息化人事档案管理系统的开发与应用，以促进实现大数据时代下信息化管理的硬件与软件配置。

（二）大数据背景下共享档案资源

根据当前的情况来看，事业单位档案管理工作还存在一些问题，比如条块分割比较明显，一些事业单位档案管理部门担心档案资料泄密，所以不愿意与其他单位的档案管理部门进行共享，其实档案具有历史价值，只有共享，才能实现其本质价值，如果进行分散管理，条块分割，不仅不利于共享资源，也会在一定程度上增加管理成本，这不利于更大程度地发挥档案资源的社会价值。所以事业单位的档案管理部门要建立良好的合作关系，统一建立档案资料共享平台，制定开放标准，将档案馆的相关数据和资料上传到网络公共平台中，发挥信息技术的力量，使更多的人可以检阅、利用档案资源。与此同时，事业单位档案管理部门还要立足于优化配置公共资源的角度，在保证知识产权和国家机密的前提下，适时开放各种数字信息资源，要承担起国家数据中心的职责，为地方政府和其他公共部门搜集、利用档案信息提供服务。

（三）科学收集事业单位档案

在收集事业单位档案过程中，需要重视保存价值比较高的视频、数据、信息和文献资料，这些都属于核心内容。同时，需要对这些关键资料进行数字化处理，转化为电子档案内容，利用信息化技术进行操作。在搜集档案信息时，也需要重视信息化内容的收集，从纸质载体转变为数字化载体，这样可以高效利用和安全保存。尤其是在当前的事业单位档案管理服务中，可以结合云计算大数据技术，实现对于事业单位档案的快速检索和分布式存储，利用大数据发掘技术和云计算技术来提升档案的查全率和查准率，这可以显著提升当前事业单位档案管理服务的效率，并且促进当前工作内容和方式的现代化发展。

（四）完善档案管理制度和基础管理设备

为了促进事业单位档案管理走向规范化，完善档案管理制度非常重要。根据单位实际需求，结合法律规定，从事业单位的收集、整理、分类、保密等方面下手，形成一套完整的档案管理制度。要加大档案管理基础设施设备的资金投入，紧跟时代发展步伐，利用信息技术的力量，引进现代化档案管理系统和软件，促使档案管理系统实现自动化，让事业单位档案管理工作走向统一、规范化，促进事业单位档案管理水平的提升。此外，事业单位应该不断完善档案管理硬件设备，硬件设备是保障档案管理自动化落实的基础。为了保障档案管理工作顺利地进行，最为主要的工作就是完善计算机网络安全，定期对计算机网络进行维护，建立防火墙，这样才能保障档案资料的安全性，也能更好地实现办公自动化档案管理，从而地提高档案管理的工作效率，减轻人工档案管理的压力。

（五）改良人力资源管理方式

从一些不符合时代发展的人力资源管理工作方面可以发现，很多人力资源管理都是使用静态的信息管理方式。这种方式难以解决单线信息和信息碎片需要相互融合的问题，很多基层单位的人力资源管理人员能力有所欠缺，这也使得人力资源管理工作方面并不能够创新发展从而变得更加完善，所以可以构建数据管理的新程序，在进行人力资源管理的时候，能力管理是比较重要的，要全面地了解能力和岗位在基层单位发展的过程当中的作用，要让基层单位获得更多高素质的专业人才，也要利用信息化的方式，让基层单位的人力资源管理能够增加对互联网的应用力度，让人才管理的系统能够更加健全，并且也可以招聘更多的有高素质的优秀人才，使用互联网创建基层单位的网站，设立人才招聘的网页。不仅如此，也要能够将人才作为重心来完成人力资源管理，基层单位的发展和专业知识分不开的，如果想要让基层单位能够平稳地发展，那么就必须要能够确保基层单位发展过程当中各个部分都能够拥有能力比较高的人才。因此，在进行人力资源管理的时候必须要调整将职位作为重心这样落后的管理方法，要能够把人才当作管理的重点，人力资源管理的人员必须要能够了解人才实际的需求，为人才真正展现其专业能力和知识水准提供更多的条件。