基于全流程优化的医用耗材精细化管理实践

杨越，潘常青，朱燕刚，王天鹰，李延骋

上海市胸科医院（上海交通大学附属胸科医院） a. 采购中心；b. 院办，上海 200030

引言

医用耗材直接或间接的作用于人体，其使用直接关系到病人的生命健康，医用耗材的采购、配送、使用一直是医院规范化管理的重要方面，也是医院实现精细化管理的重点之一。如何系统化，规范化，智能化地对医用耗材进行管理，运用信息化手段从全流程的角度对现有管理模式进行设计并完善，实现对医用耗材的有效管理[1]，从而推进医院管理精细化，进一步保障患者安全，是本文重点研究的内容。

1 原医用耗材管理模式分析

上海市某三甲医院医用耗材在院内流转原主要流程包括，使用科室在医院OA网填写准入申请，采购中心与潜在供应商确定产品价格，之后即可在院内使用。日常使用时，使用科室通过金算盘物资管理系统填写申请单，采购中心运用金算盘物资系统采购和出入库，临床使用后运用HIS收费系统进行收费。

对于原耗材流转操作流程中存在的问题，运用鱼骨图法进行分析，见图1。

（1）采购不规范。采购管理是耗材进院的第一道关，而原耗材管理模式中，耗材正式入院并未经历公开的招标程序，仅与潜在供应商进行价格确认和资质审核就直接入院使用，不符合相关采购制度规定，容易带来采购及廉政风险。

（2）配送不精准。原耗材管理模式实行医院库房零库存，由临床使用科室估计耗材用量，对耗材库存进行管理。而耗材产品往往整箱销售，供应商不接受拆零，对于日常使用量不大的产品，也需要科室整箱申领。此类不常用的耗材产品库存往往需要较长时间才可以消耗掉。如此不仅占用了医院成本，而且产品容易堆积遗忘导致过期，造成不合理的浪费[2]。而常用产品也需要专人对效期和耗材存储进行管理。此外，医院常规叫货采购后，由于供应商众多，各供应商送货方式各异，有自有物流配送，有快递配送，耗材到达医院时间没有规律，干扰了正常的医疗工作秩序，不利于医院秩序的统一管理。

图1 医用耗材管理现况中存在的问题

（3）使用难监管。原耗材管理方式中，耗材被使用科室领取后由使用科室管理，耗材是否使用，使用量多少，采购中心无法进行监管。此外现有收费系统实施手工计费方式，由护士在电脑中输入收费项目首字母进行产品计费，但此种方式容易造成收费项目张冠李戴的现象，尤其是对于名称类似，型号不同，价格不同的产品，计费容易疏忽致错[3]。

（4）系统不联动。医院内存在多个信息系统，但各信息系统之间有如一个个的信息孤岛，尚未建立有效连接，有时存在手动匹对，手动建立连接的问题。同一耗材在不同信息系统中有不同的名称和检索代码，管理上比较混乱。医用耗材的临床习惯叫法与各信息系统中的名称不一致，容易带来不必要的差错。信息系统的不联动也带来了管理流程的繁琐化。

（5） 供应商未管理。一是供应商与医院员工的不当接触，带来了廉政风险，不利于医院整体的行风建设；二是产品三证等目前还实行纸质管理的模式，没有效期提醒与预警，主要依靠供应商自觉前来更新三证信息，而采购中心工作人员管理纸质三证任务繁重，证照纸质管理模式效率较低，三证信息的不及时更新也容易带来医疗安全隐患[1]；三是与医院合作的供应商众多，但供应商从业人员职业水平良莠不齐，医院对供应商了解不够全面，给医院耗材管理使用带来不同程度的风险[4]。

2 医用耗材流程再造优化

2.1 再造优化的原则

（1）流程规范化。根据国家及医院的相关制度要求，重新梳理医用耗材入院，配送，使用等完整的流程，规范采购程序，优化管理流程，使其符合制度要求。

（2）管理智能化。充分运用信息化手段，建立信息系统的联动协作，使用RFID技术，扫码等方式智能化进行耗材管理。

（3）人员专业化。原耗材管理模式需医护人员进行科室耗材的管理，优化后的流程将医护人员从耗材管理的事务工作中解放出来，使其可以专心从事医务工作，实现让专业的人做专业的事。

2.2 流程再造优化实践

分析以上耗材管理中存在的问题，主要是管理流程不尽合理，而其中最关键的是信息系统不联动，因此为实现医用耗材的精细化管理，首先是对信息系统建立联动机制，重新构建优化管理流程。以信息系统协同运作进行医用耗材的流程再造与优化，最终实现精细化管理。

医用耗材院内流程流转优化图，见图2。针对原有耗材管理模式中存在的问题，通过信息系统联动，对医用耗材院内流转的流程进行整体优化。首先对在院产品进行细化，将院内耗材物资梳理细化到一品一规，依据耗材品规不同，建立对应的代码，即商品字典表，并以此代码为耗材产品在院流转的唯一代码。商品字典表是医用耗材在院内流转的身份标识，用于联通各个信息系统，改变原有各信息系统“各自为政”的局面[5]。其次梳理出医用耗材在院内流转的整体流程，以及其中所涉及的主要信息管理系统，从整体的角度重新对全流程进行优化再造。

图2 医用耗材院内流程流转优化图

2.2.1 加强准入论证，严把采购入院关

新耗材进入医院使用，首先由临床医生在OA办公系统提交申请，对耗材准入进行三轮审核。首轮初审新增耗材的资质证件，第二轮由临床核心小组讨论筛选科室所需产品，第三轮由医用装备管理委员会票决且经党政联席会议审议通过的耗材即进入医院新增耗材目录。

进入目录库中的耗材通过公开招标入院，包括在外网公布招标公告吸引合格供应商前来应标，在纪委监督下开标，评标，并将最终中标结果在外网进行公示，接受公众监督。要求只有通过公开招标的耗材才可以在院内使用，通过统一规范的管理，严把耗材采购入院关[6]。

2.2.2 引入SPD统一配送，实行条码化管理

医用耗材SPD（Supple, Processing and Distribution）管理是医用耗材的供应、库存、加工、物流等集中管理统一配送，由SPD配送商协助医院进行耗材的订购，验收，并配送至临床，统一进行院内物流管理的模式[7-9]。

2.2.2.1 确定品种，明确数量

对于低值和高值耗材采用不同的管理模式。常规使用的低值耗材采用定数包的管理模式。临床使用科室只需要与SPD配送商确认其日常使用耗材的种类与库存数量的上限和下限。SPD配送商将粘贴了商品信息二维码的产品配送至使用科室，由SPD配送商对临床科室的库存进行管理。

对于高值耗材，采用RFID技术，SPD配送商在临床配置高值耗材智能柜将粘贴了RFID码的耗材存放于科室的高值耗材智能柜中。耗材使用时由护士刷卡开启柜门，智能柜自动识别读取出耗材的种类与数量，自动传入系统中，护士确认使用，由智能柜代替库管护士的管理工作。

2.2.2.2 监控库存，主动配送

SPD配送商对二级代理商送达的医用耗材重新进行赋码操作，在耗材外包装上粘贴包含产品商品字典表信息的SPD条形码。每日上午上班之前，SPD配送商会对每个科室的耗材进行货物的补给，确保医用耗材库存量满足其当天的需求。耗材使用时由护士用手持PDA扫描SPD条形码确认消耗，系统自动出库。消耗信息会自动传输至SPD系统，SPD配送商对于存放在临床的耗材库存进行实时监控。当临床耗材库存为预先设定的下限时，由SPD配送商对临床科室进行耗材的主动补货配送。

2.2.2.3 扫码使用，用后支付

可收费和不可收费的耗材均需扫描SPD条形码，匹对使用信息，系统自动出库。同时，可收费的耗材还要再进行扫码收费，护士使用手持PDA扫描耗材产品原厂包装的GS1条码以及病人腕带二维码，读取并匹配医院金算盘物资系统，HIS收费系统数据库中信息，将其与病人信息关联，解决了以往手工计费易出错的问题[10]。

实行SPD配送后，耗材的库存由SPD配送商管理，即取消了原经销模式，统一改为寄售模式。临床科室只有在使用后才算消耗，计入成本，并由SPD配送商进行产品效期的管理，改变了原先货物送达医院即算入成本消耗的传统模式。实行SPD管理后，使用科室不再需要在系统申领耗材，也不再需要对耗材库存管理，只需在使用时进行扫码确认消耗。

2.2.2.4 灵活管理，提高效率

在临床实际使用中还存在跟台植入类手术耗材以及冷链管理的耗材，对于此类特殊方式管理的耗材医院实行灵活管理的模式，确保耗材管理在符合制度要求的情况下，提高运转效率。

由于跟台植入类手术耗材型号众多，无法在术前确定需求产品的具体型号，因此医院不进行备货操作。跟台植入类的耗材根据临床需要，由科护士长或使用部门按需申领。SPD配送商在使用前检查产品包装质量和期效 等信息。跟台植入类耗材的消耗由手术室护士在术中或术后，登入HIS收费系统进行GS1条形码和病人腕带二维码扫描计费，确保物资信息和病人信息一一对应。跟台植入耗材在扫描计费结束后，由手术科室工作人员登录植介入耗材追溯系统打印《植入性医疗器械使用登记表》，并且将其中一份交给SPD配送商。SPD配送商根据植入单做入出库。

冷链管理的试剂等耗材对温度有特定的要求，因此冷链产品到院验收时，由供应商提供包含运输过程温度的冷链数据报告，验收老师现场确认温度情况，进行验收。存储方面，全院在对温度有要求的科室均安装了冷链系统。冰箱中放置了感温器，感温器收集冰箱温度并传输至医院后勤保障部的冷链平台。由后勤保障部实时监测温度情况，当温度异常时，自动预警提醒。

2.2.3 建立评价制度，规范供应商管理

引入SPD配送后，医院仅与SPD配送商一家供应商对接，避免了对接多家供应商带来的诸多问题。医院对SPD配送商及医用耗材供应的二级代理商进行年度评价管理，其评价结果直接影响之后招标耗材供应商的遴选。对二级代理商评价内容包括，医用耗材供应及时性，产品质量，三证等档案资料是否及时更新等方面[11]。对代理商的评价结果直接影响其次年新耗材招标中商务部分的评分。对于评价结果为“不合格”的供应商，按相关程序，采取联系厂家更换代理商，对产品进行停用等措施。

同时建立供应商管理平台，在线管理供应商证照信息和产品目录，设置证照到期自动提醒预警，加强医疗安全性管理。

3 耗材管理全流程优化后管理成效

（1）系统联动，提高协同能力。一方面通过建立商品字典表唯一代码，实现金算盘物资管理系统，HIS收费系统，SPD配送系统的统一联动，数据自动传输，改变了以往手工比对的模式，达到了数据多跑路的目的。另一方面，扫码收费自动绑定的模式提高了收费的准确性，同时扫码计费的方式也节约了医护工作时间，实现了信息化手段解放医务人员双手。

（2）主动配送，降低成本。引入SPD配送管理后，SPD配送商实时监控临床使用的库存状况，主动补货，改变了以往依赖于临床经验申领的模式。不仅节约了临床申领的时间而且能够实现精准采购，按需配送，全程监管等各个环节的精细化管理[12]。存放于科室的耗材不需要由科室进行库存管理，耗材只有在使用后才计入科室成本，用后计费的模式准确反映了耗材实际使用成本[13]。对耗材效期的管理也是由SPD配送商进行负责，解决了以往科室进行耗材效期管理的压力问题。实施SPD配送后，由SPD配送商进行耗材管理工作，让临床医务人员有更多的时间到对病患的照顾中来，减少了医院人力开销，降低了医院管理成本[14]。

（3）流程优化，程序规范。流程优化对比结果，见表1。可以看出，流程优化后基本实现了采购程序规范。耗材入院改变了以往与供应商议价直接入院的模式，实行公平公开招标。物流配送环节引入了SPD管理，实现了统一标准化的配送。原先医用耗材被临床领取后是否使用，库存多少，都难以监管。引入SPD配送后，产品使用扫码消耗，未使用产品的库存在系统中可以查看。原有耗材管理模式信息系统不联动，存在诸多需要手工比对的环节，流程优化后通过建立商品字典表，实现了数据的自动传输，系统联动。而对供应商也进行了有效的管理，通过对供应商进行年度评价，促进供应商更好地为医院服务。

表1 流程优化对比表

4 小结和展望

对耗材采购、配送、使用、评价进行全流程的优化尤其是SPD模式的引入，提高了医院耗材管理的协同能力和智能化管理水平。但SPD模式毕竟是第三方机构协助医院进行耗材管理，医院在耗材采购，仓储，配送，账务核对，信息共享以及二级代理商资质管理等环节需要加强风险防控和监督。在实践中不断优化与提高，以最终实现医院医用耗材管理的精细化智能化以及医院的精细化管理[15-16]。