提升事业单位档案管理信息化建设的策略

2020-01-18张敏山东省济宁市汶上县南站街道办事处

环球市场 2020年22期

张敏山东省济宁市汶上县南站街道办事处

档案管理工作对于促进事业单位工作效率的提升具有重要的作用，完善的档案管理能够全面优化工作流程，为各项工作的开展和决策部署提供参考依据，从而促进事业单位各项职能的良好发挥。在新形势下，探索事业单位档案管理信息化建设，对于规范档案管理、提高档案利用效率，促进各项工作的开展有着重要的现实意义。因此，事业单位要高度重视档案的信息化管理工作，牢牢结合工作实际，探索行之有效的档案信息化管理方法，不断提升档案信息化管理水平和质量，扎实推动事业单位各项工作高质量开展。

一、事业单位档案管理信息化建设的意义

（一）提高档案管理工作效能

为能够促使档案管理工作具有良好的发展环境，提升档案管理工作效能，事业单位需要科学合理的推进档案信息化管理。通过对档案信息化管理形式进行不断创新，对软硬件管理系统进行不断完善，改进档案管理职能，确保档案管理的合理性和有效性，在事业单位内部及各部门之间实现档案信息资源的共享、共建。同时，事业单位需严格按照我国相关政策法规规定对工作局域网进行合理创建，确保其内部、每个部门及其他相关事业单位之间的合作得以强化，从而达到信息互换与资源共享的目的，最终促使事业单位档案管理工作的效率得以有效提升，使得事业单位能够做出更加科学的决策，确保事业单位的长远发展。

（二）促进档案资源的优化利用

事业单位档案信息化管理，归根结底是为了能够更好地利用档案信息资源，为各项工作的开展和决策部署提供服务。在推进档案管理信息化的过程中，能够实现单位档案管理和查询系统的构建和完善，一方面有利于更好地储存档案资料，另一方面可以为工作人员提供便利的档案查询条件，从而实现档案资源的有效利用，优化事业单位的综合管理水平。

（三）优化档案存储环境

过去很长一段时间以来，档案管理基本上都是人工管理模式，事业单位内部档案资源主要以纸质为主，但是纸质档案材料因为时间因素和存储管理方式的影响，可能会逐渐损坏或丢失，不利于档案管理利用工作。因此，应推进档案信息化建设，借助信息管理系统的构建，促进纸质档案资源电子化，更好地对档案资源进行管理非常关键。档案可以存储在硬盘等各种介质中，占用空间更小，可以更加快速地存储和管理，对存储环境的要求也进一步降低。

二、事业单位档案管理信息化优化策略

（一）加强信息化人才队伍建设

档案信息化建设是一项系统性工程，专业化人才是信息建设的关键，因此，事业单位应积极培养、引进信息化人才，提高档案部门信息化建设能力。在档案信息系统建设完成后，事业单位应加强专业化培训，首先，面向档案管理岗位人员开展专业化操作培训，提高档案管理人员系统操作能力；其次，面向业务部门，应结合事业单位档案管理制度，定期开展档案管理系统操作培训，切实提高档案收集、整理、移交工作的规范性，促进档案管理工作有序开展。

（二）增加对资金的投入力度

不管什么样的项目构建都需要投入很大的人力、物力和财力，工程项目建设与企业的管理也同样如此。人力、物力和财力的大量投入是确保整个项目能够顺利开展的必要保障。而在事业单位当中，构建信息化的档案管理，则需要对传统的设备进行更替、换代，这时候就必须要投入大量的资金进行支持，才能够为进一步建设信息化管理程序提供保障。由此可见，事业单位的建设需要相关部门予以支持，运用现代化的管理模式，有效地改进传统管理当中的方式以及硬件设施（例如打印机、计算机、扫描仪等），确保档案管理信息化的构建更加顺利。在针对设备进行更换的过程当中，档案管理人员则需要对运行过程当中的每一份数据进行记录，然后再转移到设备的运用和管理过程当中。

（三）完善监督管理内容

建立完善的管理制度与管理方法，是为档案管理工作提供保障的基础。首先，要明确《档案法》当中的规定，以此为执行的纲领，结合自身的运营情况，灵活设计档案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的监督机制，实现内部与外部的共同监督，要避免出现以权谋私的现象，强化监督制度，确保档案管理工作得以顺利展开。充分利用公开和社会监督的方式，接受媒体与群众的审查与监督，及时发现在档案信息化管理当中的隐患，为事业单位营造一个高效、安全、稳定的信息化管理环境。最后，事业单位要建立健全评估体系，对档案工作进行合理考核，以确保信息化管理真正得以有效实施，从细节出发，把握好每一个环节。

（四）提高信息网络开发水平

信息化建设与网络设备及软件是息息相关的，想要推进事业单位档案信息化建设，必须加大对信息化建设的投入和开发，才能更好地发挥出信息化的优势，让档案信息化管理得到有效地提升。事业单位可以根据自身的情况及具体工作环境，引入先进的网络技术应用设备，对事业单位档案信息化管理进行全方位及多元化的技术升级，为档案信息化建设提供良好的条件。