机关档案数字化建设存在的问题及其破解策略

刘咏梅 山东省菏泽市曹县市场监督管理局

鉴于现代信息技术的快速更新与发展，我国各机关单位的管理工作也随之加以创新，特别在档案管理领域，已经在持续开展数字化建设，这样一来即可提供更为便利与高效的服务。然而，实事求是地说，我国机关档案数字化建设目前依然处在初级开发期，还存在着诸多不足需要加以破解。本文就此问题予以探究。

一、档案数字化概述

档案数字化是在现代网络技术大发展的背景下产生的一种新型档案信息形态，主要是指应用数据库、数据压缩以及高速扫描等技术，把纸质、声像等传统形态的文件，系统化组合成为具备序化结构的档案信息库，即把各类传统载体档案资源转换成数字化资源，用数字形式加以存储，用网络方式进行传输，并运用计算机系统实施全面管理，从而达到档案信息高效利用与共享之目的。

二、推进机关档案数字化建设的必要性

一是能提高工作效率。对机关单位来说，每年都会生成大量档案。如果要在纸质档案中查找所需档案，要耗费相当多的人、财、物力。在实施数字化管理之后，不仅能极大提高档案管理的成效，而且大大减少了档案管理人员的工作总量，减轻了其负担。二是能提高利用效率。因为纸质档案的查询很不便利，如果部分档案的立卷、存放等工作不够精细，查询的难度更大。在运用数字化技术实施电子化存档后，能极大提升档案查询的效率。三是能提高安全性能。纸质档案一旦被破坏，就会造成无可挽回的损失，其保存寿命是有限的。实施数字化之后，档案可以在信息化载体中加以保存，而且受到外界的影响相当小，安全性能比较强，从而能够极大地提升档案保存的期限，满足机关档案保管之所需。

三、当前机关档案数字化建设中存在的突出问题

1.思想认识不够深刻。虽然档案数字化已经得到机关单位档案管理者的普遍认可，但在实际操作中，一部分机关档案工作者还缺乏对档案数字化建设的全面了解，以至于难以发挥档案数字化管理的实效性。因为一些机关档案管理者的偏见，未能将档案数字化建设列入重要工作内容，导致这项工作进度滞后，在一些单位甚至流于形式。

2.软硬件设施不够完善。机关档案数字化管理无法脱离网络系统而单独存在，但由于一些机关并没有采用比较先进的档案管理系统，难以做到信息的全面共享与互通，难以满足多种类型信息管理的需求，无法全面跟上时代发展之步伐。虽然我国机关档案的硬软件设施设备应用已经比较充分，但是依然还有一些机关单位所投入的资金不够充足，导致其档案管理数字化建设进程有所滞后，进而导致了档案数字化管理的低效化。

3.安全管理不够到位。机关档案数字化管理必须要在网络条件下才能实现，而数字化设施设备难以脱离计算机有关软硬件之识别。所以，互联网信息安全成为是影响机关档案数字化建设的重点要素。鉴于目前我国网络环境还不够纯净，存在病毒或者黑客攻击的可能性，这就为档案数字化管理增添了安全上的隐患。

4.档案管理人员不够专业。机关单位档案数字化建设对档案管理者也有相当高的要求，但目前机关单位档案管理者多数是兼职人员，缺乏专业性，加之部分档案管理工作者无法适应于当前社会发展对其提出的新要求，因而造成机关单位档案数字化建设未能达到较高的水平，造成机关档案管理中出现了一些不尽合理之处，迫切要求提升档案从业人员的素质。

四、破解机关档案数字化建设相关问题的几点策略

1.进一步提高机关人员的档案数字化意识。近年来我国在档案数字化发展进程中取得了一些显著成绩，也打造出了一些技术过硬的网络平台。所以，如果要进一步推动档案数字化建设，就一定要强化对平台的科学管理。这就要求机关单位对档案实施统一管理，推动机关工作人员建立起强烈的档案数字化意识，尤其是机关负责人应当充分重视本单位档案数字化建设，从中分析与总结存在的问题，出台科学的管理体系，形成富有执行力的数字化管理制度，为本单位档案数字化建设提供指导。

2.进一步完善软硬件设施。数字化建设不仅要确保硬件设施齐全完整，而且还要确保软件系统能够及时升级。所以，机关应当充分重视在两个方面的资金投入，尽可能购置比较先进的档案管理设施设备以及工具，并且不断推动新系统的部署与运用。当然，各机关档案建设化建设还要依据本单位实际情况来实施，不可一味引入新技术，而是要保障新技术的运用能切实满足目前情况下档案管理的实际需求，更好地分配有限的档案数字化建设资金。

3.进一步保障数字档案的安全性。近年来我国机关档案工作在信息收集上取得了很好的突破，不管是在种类上，还是在数量上，均有了极大的发展。但是，这也给机关档案数字化管理造成了巨大的挑战，尤其是在信息完整性保障上所面临的安全风险大大超过了以前。在此状况之下，机关档案从业人员要树立起强烈的档案安全意识，强化对档案信息的科学管理。一是机关档案工作者要严格遵循数字化档案管理规定，认真执行好各项安全管理举措，且自身也要制定相应的配套性规范，而且一定要比规定更为严格。二是机关档案管理工作中要严格执行好监督任务，档案信息的统计、收集、分类以及归档等相关程序均应受到监督与制约。网络技术工作者应为网络系统设立报警机制，依据档案信息危险状况划分一定的等级，从而为档案工作者提供技术上帮助，帮助其改进工作中的不足之处。三是健全完善档案数字化安全管理责任机制。一旦发现了数字档案中存在信息外泄问题，就要依据具体状况，对有关责任主体严格追究责任，并抓好事后总结与报告等工作。

4.进一步提升档案管理人员的专业素质。档案数字化建设不仅要依托先进的技术手段，而且在相当大的程度上还要靠档案工作者的实际工作能力，所以提高机关档案管理人员的专业素质非常有必要，在机关档案工作中必须要把加强档案队伍建设作为数字化工作的重点来抓。在工作过程之中，机关负责人应当重点强化档案人才多元化能力的培养，确保新录用工作人员能够娴熟地掌握计算机操作方面的技巧，并全面掌握相关领域的各项理论知识，并且为档案数字化系统的进一步开发与后期维护提出合理建议。当然，新录用工作人员还要主动和经验丰富的档案工作人员开展交流，吸收其有益的经验，从而创设出更为科学的数字档案管理新模式。同时，还应当强化对机关档案工作者的专业技术能力培训，帮助其提升实际操作技能。

5.进一步探索档案数字化外包业务。对部分有条件的机关来说，可主动探索如何运用业务外包来实施好档案数字化工作，就是要选择具备资质和操作经验的专业化公司负责外包本单位档案数字化业务，主要内容涵盖了档案数字化整理、数据库和网站建设及维护，管理软件研发与日常管理、硬件设备维护等。机关应当安排人员全程参与，及时协调解决相关问题，确保这项工作落细落实。

6.进一步提高档案数据信息共享性。在机关单位档案数字化建设过程中，必须采用切实有效的方法，持续提高各类档案数据信息所具有的共享性。然而，这一定要形成于档案信息安全得到全面保障的前提下。唯有在这一情形之下，才能够实现有效传递有关档案信息之目的，进而才能够在调入相关人才之时更加科学、合理地进行遴选。通常情况下，在机关单位所实施的档案数字化建设中，都会牵涉到一个极为复杂的系统，其中主要涵盖了该系统的设计方法、档案录入手段与输出手段、硬件设备的合理选择等。机关单位自身的工作内容原本就相当复杂，所形成的档案数量往往会非常多，因此唯有健全完善档案管理数据信息化系统，并且进一步提高数字化档案的共享性，才能真正实现机关档案数字化管理的规范化与科学化。

五、结束语

总之，进入网络信息新时代滞后，我国机关单位档案数字化建设的工作责任变得更加重大，承担着为民服务的重大使命。这就要求我国广大机关单位切实把握住时代发展的最新脉搏，不仅要有向直充的动力，又要具备开拓创新的新时代精神。可见，随着档案数字化建设大潮的到来，机关单位应当更加注重档案数字化建设工作，针对当前机关档案信息化建设中存在的思想认识、硬件设施、安全管理、人员素质等方面问题，采取行之有效的破解策略，从而切实提升我国机关档案管理的整体水平，为机关领导实施决策提供更好的信息服务。