供电企业档案管理规范化建设路径思考

佘曾静 国网重庆市电力公司

社会的发展进步促使人们愈发的重视档案管理的重要性，人们可以从中窥见企业发展的痕迹，并从中获取前进的经验，从而获得更好的发展。因此，人们需要重视档案管理的重要性并对其进行规范化管理。

一、规范化档案管理的重要性

档案记录了一个企业的改革发展历程，其记载的历史发展事件为企业进行决策、管理提供了相关的依据，而且这些素材具有较高的收藏价值以及新闻价值。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且企业以此为依据制定的改革策略可以降低“走弯路”的概率，从而节约企业的人力资源费用，减少企业财务的不必要支出，企业的资金使用率也将会得到提高。在信息化时代，将现代技术运用于企业档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效的对档案进行管理且能够有效的延长实体档案的寿命，十分具有现实意义以及历史意义。

二、供电企业档案管理中存在的不足

（一）档案管理方式较为落后

企业保存档案的传统方式主要是以纸质档案为主。但是，由于纸质材料的寿命较为有限，很多储存时间较长的档案就会出现图像失真、字迹模糊等方面的问题，从而导致很多珍贵的资料因此损坏。除此之外，科技的发展带来企业电子设备更新换代的步伐加快，从而导致早期视频档案没有可以播放的设备。

（二）缺乏对档案的重视

档案是企业发展过程中的一笔重要财富，里面包含了企业的发展历程和日常生产活动，涵盖了生产发展等方方面面的内容社会的发展过程中起了重要作用，但是很多主管部门却没有充分重视档案的重要性。他们认为档案管理在企业的发展过程中处于无足轻重的地位，甚至还会出现随意丢弃会议记录、档案等方面的情况，从而导致很多珍贵的素材流失。

（三）没有对档案进行充分的开发利用

很多档案还处于库房管理的初级阶段，没有较好的共享档案资源，从而导致没有对声像进行多维度开发以及保值增值。除此之外，档案查询还采取的是手工查询的方式，在查询的过程中需要耗费大量的人力、物力，从而导致档案的利用率较低。

（四）管理机制不健全，缺乏应有的应急处理方案

虽然部分企业制定了相关的管理机制和应急预案，但是应急预案仅仅是流于表面，没有实际操作性。甚至有部分企业是为了应付检查才制定了应急预案，这些预案往往都存在着抄袭问题，这些预案很难在出现预案时发挥其应有的作用。

三、供电企业规范化管理档案的措施

（一）建立现代化电子资料库

为了提高工作人员以及文件借阅者的工作效率，需要建立现代化电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升工作人员的效率，减少纸质档案的损耗。当工作人员需要相关资料时，只需要登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息，从而减少了人力的损耗。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利的进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证企业内部核心资料的安全性。

（二）数字化保护

对档案进行数字化转换是目前档案管理人员最为重要的工作。工作人员需要对大量的档案进行有计划、有步骤的光盘转刻，并对其进行计算机编目，从而使档案逐渐转变为数字化档案。除此之外，如果发现纸质档案出现图像、字迹失真的情况，应当及时对其进行修复，并对其进行转存以及备份的工作。同时，还要避免出现重复劳动的情况。

（三）推行一体化管理系统

一体化管理体系主要是指对各种档案资源进行编目整合，从而使其成为具有现实意义以及实用价值的文化资产。这将提升工作人员对其进行在再加工的工作效率，同时大量的节省了人力、物力以及财力，从而解决了没有对档案进行集中管理、利用的问题。

（四）加强档案资料检索的便利性建设

相关的工作人员需要加强档案资料检索的便利性建设，不断完善数字化档案资料库。深入筛选档案内容信息，并对其进行加工处理，从而在数据库中完善档案的相关信息，工作人员在查询相关资料时可以通过关键词检索查找到自己所需要的内容，从而更好地进行相关工作，最终达到推进企业发展的目的。

（五）提升工作人员的专业素质

档案数字化管理水平和工作人员的专业素质息息相关，因此相关部门应当重视培养工作人员的专业素质与业务能力，定期组织专业技能培训与信息技术的培训，接受先进的档案管理的观念，从而提升工作人员的综合管理水平。

（六）建立档案管理建设目标，完善管理制度

在对档案进行管理需要有明确的目标和科学的规划，这样才能有序的推进档案室的管理工作。企业要结合自身的实际情况设定相应的目标，同时要做好档案室管理的长远规划与近期目标，在制定实际工作战略时要充分管理过程中的灵活性和实用性，从而使档案室管理工作能够做到可持续发展。除此之外，在对档案室管理进行现代化建设时还需要做到“以人为本”，档案管理人员的职业技能水平要随着时代的进步有所提升，不断了解、学习档案室管理的最新模式[3]。

除此之外，还需要对档案管理的相关制度进行不断的完善，只有这样档案管理的安全性以及管理水平才能有所提高。在完善、制定制度的过程中，需要对档案室管理的范围进行明确的规定，制定相关的技术标准，纸质档案的进出库登记管理制度也需要不断的强化，从而保证纸质档案以及电子档案数据的安全性。

四、结束语

时代的发展离不开创新，信息化时代的到来，为档案管理工作提出了更高的要求。因此，企业在发展的过程中需要重视档案的管理工作，正视其中存在的不足，并进行有针对性的提高，从而使档案管理更加规范化，提高档案管理水平，以便促进企业的发展。