对基层事业单位档案管理的创新思路的探讨

2020-01-18于泽东辽县卫生职业技术培训中心

环球市场 2020年30期

于泽东辽县卫生职业技术培训中心

当前，我们应当将档案管理工作规范化作为一项关键课题，加强研究、探讨与实践。一方面，要客观、深入认识到档案管理规范化的必要性；另一方面，要采取科学、合理的工作策略，以切实、有效提高档案管理的规范化水平，以使档案管理工作体现和发挥出更大的作用、价值。

一、基层事业单位档案管理的问题

（一）人事档案规章制度不够完善

人事档案在其个人晋升和其他一系列社会活动中都起着十分重要的凭证作用，我们应当给予高度的重视。但是，个别基层事业单位的人事档案管理制度明显存在漏洞，不具备制度化和规范化。由于制度不完善，管理不严格，档案管理人员工作落实不到位，造成很多严重的问题。如：有些个人信息前后不一致，出生日期填写不一致，档案管理人员没有及时审查出来，严重的影响职工退休时间；有些人事档案信息由于没有及时收集、归档，而造成内容的遗失和不完整，容易影响职工晋升等问题。

（二）档案复合型人才匮乏

事业单位信息化建设需要以人才作为保障，特别是在档案信息化建设过程中需要大量的复合型人才，其既对档案信息化建设有所了解，同时也掌握一定的信息技术。但当前这类人才比较缺乏，即使有档案信息化复合型人才很多都被上级档案部门“招致麾下”，难以进入基层事业单位从事档案工作。而档案管理人才水平的高低直接影响基层事业单位档案信息化建设与资源共享。加之，当前基层事业单位对档案管理人员缺少有效的培训和系统的职业生涯指导，导致档案管理人员缺少进取心，对最前沿的档案管理知识和计算机操作技巧掌握得不够熟练，难以对事业单位档案信息资源进行系统开发与资源共享[1]。

二、提高事业单位档案管理的措施

（一）实行电子化与纸质档案管理相结合的方式

当今社会正处于一个开放、包容的时代，信息化、科学化已经逐渐成为我国主要的发展趋势。同时，随着互联网技术的不断普及，国家信息技术逐渐发展成熟，各行各业都在努力朝着更加先进、更加高端的方向前进。尤其是对档案管理工作而言，电子信息化管理方式已经是必然的发展趋势，电子化与纸质档案的相互结合将成为未来档案管理的主要形式。就我国档案管理工作的形势来看，目前已经在进行信息化改革，给档案管理提供了新的技术手段，不但有效节约了档案管理材料，减少工作成本的浪费，使得工作质量更加完善提高，这在当前的相关管理工作中还没有发生过的状况。档案管理人员要切实利用电子化档案与纸质化档案管理相结合的方式提升档案管理工作效率，利用电子档案备案、纸质档案记录的方式提升档案管理水平。

（二）完善档案管理制度规范

为了确保档案管理工作能够有条不紊地进行，公共机构必须完善档案管理制度。在改进档案管理系统制度的过程中，最重要的是能够及时准确的找出当前系统中存在问题的地方，然后采取有效的措施进行解决。将档案制度的管理不断优化改进，才能够是工作更能够顺利的进行下去，让员工有法可依，保障档案管理工作的合理标准化[2]。

（三）增加资本投资并引进较优越的管理方法

若要加强基层事业单位的档案管理，应该加强事业单位对于档案管理工作的投入力度，在档案管理中，有了充足的资金就可以对档案管理设备和档案管理软件进行及时更新，先进的管理设备和档案管理软件不但可以有效提升档案管理的效率，还对于档案管理的规范性有着极高的要求，为了更好地促进事业单位档案管理工作的创新，工作人员应该跟上时代的步伐，利用计算机技术来对档案管理进行操作，可以利用档案管理软件导出电子文档来对档案进行电子管理和备份，做好双重保障。

（四）提升相关管理人员的综合能力，实现信息技术的有效运用

在新时代的背景条件下，对于相关单位的档案管理工作的优化改进的工作中，将相关管理人员的整体素质能力提高是最关键的一个重要内容。在档案管理中，如果对档案管理的机制体制以及设备都进行了完善和改进，而员工不具备专业的素质，也会造成档案管理工作的问题，只有具有优秀和专业的档案管理人员，才能为档案管理创造更大的价值，还可以保障档案管理的标准性以及可靠性。在档案管理工作中，档案管理的质量是最为重要的，想提升档案管理的质量，首先要求相关工作人员必须具备专业的技术和职业素质。基层事业单位应该加强对于档案管理人员综合能力的培养，经常对档案管理人员进行培训，同时在招聘档案管理人员时，应招聘高素质、高水平并且能够操作现代化设备的人员。档案管理中重要的部分，还有对于档案的保密工作，事业单位应该有专门存放档案的档案室，让档案管理人员加强管理，对于进出的人员必须做好详细的登记，避免出现档案丢失的情况[3]。