分析财务会计档案管理问题及应对措施

2020-01-18付素荣渠县第一公路养护管理段

环球市场 2020年21期

付素荣渠县第一公路养护管理段

机关、企事业单位在生产经营活动中产生的各类核算专业资料，如会计账簿、凭证及报表等，便是财务会计档案，能将经济业务准确并真实的记录、反映，是关键性的资料与证据。通过对会计档案进行分析，可以准确把握单位经营业务情况，同时还能准确把握遵守财经纪律的情况，为国家及单位分析统计经济时提供科学、详实的数据资料，为国家宏观经济政策提供准确性保障，进而确保单位制定正确的经营决策。

一、财务会计档案管理问题

（一）管理制度不够完善

信息时代下，单位面临了更多的冲击，为了保障自身健康可持续发展，需要不断转变经营机制。但是，在建立相关配套措施时却难以有效进行，如相应的监管机制及办法欠缺。同时，在规范性方面也存在不足，制度方面的缺陷相当突出。如部分管理机制不符合操作规范，很难明确责任。

（二）纸质与磁介质资料未能实现同步管理

对于财务会计档案而言，是以纸质与磁介质为主的方式进行存储，但是纵观现有事业单位在开展此类档案管理工作时，两者间有严重不同步的问题存在，导致企业经济活动中出现了紊乱的信息。由于单位没有着重关注磁介质会计信息管理的缘故，加之没有及时更新或存储介质受损等因素的影响，会有丢失信息的问题产生[1]。此外，信息时代下，会计电算化软件呈现出相当迅速的更新速度，个别单位对会计软件版式及系统保存不到位，以至于后期磁介质档案调阅中出现问题。

（三）档案管理人员素质偏低

财会档案管理工作极具特殊性，加之有一定规律性的缘故，为了能够胜任此项工作，相关人员必须掌握丰富的业务知识，且充足的档案管理技能也是必不可少的，以便更好地满足此项工作各方面的要求。同时，财会档案管理涉及的业务知识繁多，且与计算机等内容存在关联，然而我国由于财会档案管理起步略显滞后、发展不够迅速，专业管理人员方面的培养不足，以至于财务会计档案管理工作的开展受到一定影响。

二、财务会计档案管理问题应对措施

（一）建立健全管理制度

首先，单位需要着重关注档案管理制度的制定事宜，以自身发展情况为根据合理进行内部管理制度的构建，从而为顺利开展财会档案管理提供正规性保障；其次，新时期下，为了提高档案管理规范性，国家也要对制定财务会计档案管理制度及管理方法予以重视，为单位档案管理工作的开展提供相应的法规、依据；再次，事业单位需要着重关注财务会计档案立卷、保管等环节[2]。具体来说，档案立卷时必须以国家针对档案建立形式的规定为依据严格开展，同时以档案建立中的基本原则为根据记录并编写档案，促使档案管理发展得以踏上正规化、科学化道路；最后，单位在管理年终档案时，也应当结合相应的要求及标准封账处理财务会计档案记录，同时取出档案内的空白页，由此促进完整财务会计档案的形成。

（二）同步管理档案文件及电算化软件系统

财会档案管理在与会计电算化融合之后，更具便利性，在管理工作开展实际中，单位需要同步优化、升级档案文件及软件系统，依托现代化科学技术存储并管理电子会计档案。而要想将此项工作做好，就需要做好下述三方面事项：其一，实现多样化的存储介质。立足于磁介质的基础上，也要将异地备份等工作做好，同时加大网络安全管理的力度，确保档案信息资料的安全；其二，积极完善电子档案存储保护措施。在贯彻落实防火、防尘、防潮等工作的基础上，也要定期检查磁介质档案并复制，使其与财务软件版本能够始终保持一致性；其三，规范电子档案管理，以电子会计档案为对象构建相应的管理制度。采取光盘对电子档案进行刻录，避免数据实体及档案出现遗漏、丢失的情况。年末时，整理归类各形式会计档案，贯彻落实将日期、目录及经管人登记等事宜，并将责任细化至个人。

（三）提高财会管理人员综合素质

单位应当围绕财会档案管理人员定期组织召开培训活动，促进其专业素质水平的提高，逐步推进工作质量及水平的提高[3]。具体培训中，首先需要细致讲解相关的标准及含义，确保档案管理人员能够将开展财会档案管理的必要性、重要性准确把握。同时，需着重介绍相关规定及档案管理整理事宜，帮助管理人员掌握规范性的工作方法。依托培训活动的开展，帮助档案管理人员能将会计档案各项理论知识全面把握，并了解如何整理归档各项工作档案信息及装订使用的方法，确保个各工作环节的规范性，最终即可促进档案管理水平及质量的提高。