高速公路人事档案精细化管理的实践探析

王素湘 湖南省高速公路集团有限公司湘西分公司

现如今，高速公路人事档案管理模式逐渐更新，有的单位依托第三方人事代理机构对本单位的人事档案经行管理的模式，人事代理机构对各单位人事档案进行规范化整理和数字化管理，提高了人事档案的综合利用率，但是由于第三方代理机构无法在第一时间收集到并更新员工的材料信息，对单位调查利用人事档案的准确性上有一定影响。因此，如何既利用到第三方代理机构的规范化整理优势，又及时掌握员工动态的人事变化信息，对高速公路人事档案精细化管理对策进行深入研究的意义重大。

一、人事档案管理的重要性

（一）是人才资源管理利用的依据

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，高速公路的人事档案是在高速公路部门人才选拔、考核、培训、调动过程中所形成的，是对于员工综合素质、思想政治水平、业务技术能力、社会关系、身体健康状况等详细记录。通过对员工人事档案资料进行深入分析，便于掌握高速公路单位员工特点以及规律性因素，为人才挖掘、鉴别、培养和组织使用等提供可靠依据。

（二）是创建和谐社会的保障

员工的人事档案是在不同时期所形成的，是员工在社会经历、实践活动中真实记录的客观依据，档案可为薪酬调整、职称评定、选人用人等提供参考，能够有效维护职工合法权益以及推动社会稳定发展。

二、高速公路人事档案管理现状

（一）人事档案信息不完整

高速公路人事档案分类类别多，收集整理归档难度较大，比如职工参加工作的材料，许多员工未能及时将材料上交人事部门归档，导致与其后续所列的工作经历不一致；学历材料的审核认定方面，如无法提供相应学历证明材料，人力资源管理部门需对员工学籍档案进行详细记录和核查，对档案记录中的学习成绩、在校表现能力等档案材料与相关网站查询的信息经行匹配，据此判断学历材料的真实性，在此过程中需耗费大量时间。另外，在员工跨单位调动、职位任职等方面，也需对员工档案资料进行审核认定，如果证明资料不完善，则需要向相关单位调取或补充相应材料，否则导致员工任职经历资料不完整。现如今，单位人事工作管理精细化水平不断提高，不同岗位员工的薪酬水平差异逐渐增大，在企业中，定岗定薪即要求根据员工不同岗位任务和工作能力等，对薪酬标准进行调整，如果人事档案信息更新不及时，或者信息缺失，则影响对员工工作能力的准确判断，直接影响到员工薪酬待遇。

（二）部分人事档案记录真实性无法保证

在人事档案中，人事管理单位重收集轻甄别，在员工基本资料中，是否有单位管理部门和组织对于员工的评价和意见，材料的形成流程是否符合相关程序，都是需要对材料进行进一步审核。现如今，部分单位在作单位意见或者组织意见时，没有对相关资料的真实性进行评价，一般仅对员工绩效进行评估，人事档案记录不统一，参考价值较低。

（三）人事档案信息资料开发利用率较低

在人事档案中，档案查询的利用较高，而对人事档案信息的归纳分析应用价值比较低，并且没有经过系统数据收集。高速公路人事部门在提取这类资料信息时，需耗费大量时间进行数据收集、整理、筛选等，可能会对纸质档案造成损坏，同时工作效率比较低。这就要求人事部门提前做好规划，明确目标，在接收到员工的提供的人事材料时，首先进行材料甄别、然后提取关键数据、录入数据库，最后形成信息库，为将来的信息开发利用做准备。

三、高速公路人事档案信息开发利用措施

（一）积极完善人事档案信息

在高速公路员工日常工作中，会产生薪酬调整、岗位任职调动等信息，员工实践变动速度较快，在人事档案管理中，也应及时进行材料补充更新，为人才资源开发奠定基础。（1）在对员工人事信息进行记录时，要求及时调入完善学籍档案、补充完善进入高速公路单位之前的系列材料等。（2）完善人才岗位记录信息，对员工岗位调动情况做好详细记录，并提供岗位调动材料，将其作为人事档案资料核实的重要依据。（3）员工人事档案记录时，不仅需记录员工的学位、学历，同时还需对其现实表现材料和奖惩材料的信息进行记录。

（二）甄别人事档案材料

人事档案可为企业组织选人用人、岗位分类提供参考，一方面人事管理部门需广泛收集员工信息材料，做好分类整理，对工作岗位所要求的能力要求与人事档案中所记录的员工工作能力进行比较；另一方面做好人事档案材料的真实性审核，保留员工对于人事档案的知情权和异议权，如果其对于人事档案有异议，则可提供相关资料进行证明，纠正人事档案中的失真信息。

（三）突出人事档案实用性内容

高速公路人事档案应做好个性化记录工作，档案材料可真实反映出员工的个性化特征，便于人才分类与开发。对此，人事档案精细化管理中，需做好档案分类处理工作，根据企业发展要求，对于所需求的不同人才，收集不同的档案资料，并应用适宜的管理标准，确保人事档案能够反映出员工综合能力。

四、结语

综上所述，本文主要对高速公路人事档案精细化管理对策进行了详细探究。在高速公路企业运营管理中，通过加强人事档案管理，能够为人才选拔、岗位调整、职称评定等提供可靠依据，对此，必须高度重视高速公路人事档案管理，融入精细化管理理念，完善人事档案信息，考察人事档案信息的真实性，突出人事档案实用性内容，提高高速公路人事档案管理水平。