浅谈邮政ERP模块应用问题

2020-01-18刘媛媛中国邮政集团有限公司张家口市分公司

环球市场 2020年21期

刘媛媛中国邮政集团有限公司张家口市分公司

一、前言

当前通讯信息技术的飞速发展，使得邮政企业面临着传统业务市场需求下滑、业务结构急需转型等严峻的外部环境。邮政企业传统的粗放型管理已无法适应建设现代化邮政的需要。如何在积极拓展业务新的发展模式和重点的同时，用新的手段优化、提升邮政企业的管理水平，增强企业的核心竞争力，更加有效地控制企业财务成本，成为各级邮政企业越发重视的管理问题。自2015年邮政企业实施ERP系统管理以来，信息化建设和集成化管理有效地发挥出企业内外部资源、人员的实际作用，有效降低了企业的运营成本。

二、ERP系统对于邮政企业成本精细化管理的作用

ERP是一种新型的企业资源计划。使用我们自己的技术来协调，计划和集成各种内部资源，包括人员，财务，材料和信息。为决策者提供全面、彻底的解决综合成本等核心问题的方法，提高经营效率和资本运作。ERP是衡量企业现代化管理水平的尺度。ERP财务相关软件系统旨在加强成本核算工作，提高社会效益。主要包括财务专业成本核算和公司财务管理模式两部分。财务会计的功能是记录、计算、反映和综合分析部分资金的流量。管理的主要功能是根据财务专业成本核算对数据进行详细分析，从而推动相关管理模式和控制活动的发展。

（一）ERP系统实现了企业财务管理数据更加准确化

主要财务功能模块已发布。上述新功能和模块的引入和扩展进一步发展了金融信息技术，从初始应收账款，应付账款，固定资产，管理会计，总分类账模块到后来的内部交易，合并报表，资本管理，预算模块等等。关于数量，财务管理数据的准确性大大提高。

（二）ERP系统实现了企业对成本费用的动态分析和优化决策

ERP系统充分利用了收集和共享有关公司和财务数据的信息的概念。财务部门可以更准确地计算各专业的消耗和公司的运营情况，进一步优化各个专业和级别的成本，分析基本成本。ERP系统的功能可以分析并掌握当月ERP系统实施中每个综合成本中心综合成本状况的情况，为详细分析综合总体成本奠定理论基础；根据点群所覆盖的最终数据相关信息，找出企业自身综合成本上升或下降的根本原因，并促进全面的成本管理中相对先进的实践经验，为企业在未来的阶段不断发展战略目标和实现短期目标提供更多参考。从这个角度来看，ERP系统可以有效地链接公司部门职责在内的各种类型的信息，努力实现负责公司和财务部门的业务运作的标准化，并减少综合分析的工作量。公司总成本的主要要素中的每个环节的总成本控制可以反映出实现高效率的特征。

（三）业财协同，强化了业务系统端各个节点的财务管理基础工作

通过持续访问ERP系统的各个子模块，业务和财务部门将共同努力，不断改善其基础管理系统，包括基本财务规范，业务操作程序和绩效评估策略，并严格监督实施。你应该。ERP实现了金融业务的整合，单点数据录入可以共享资源。它以基础数据的准确性为前提，并且如果基础数据输入错误，则即使进行更严格的处理和分析也是没有意义的。因此，在系统运行过程中，有必要建立严格的基本操作流程规范和相应的绩效考核体系：严格的预培训，岗位资格认定→严格的认证管理，密码管理和定期更新→主管审查和输入数据→用户信息比较→财务人员合理地分析结果→每个模块的主要用户定期检查系统并实施反馈。

（四）ERP系统帮助实现财务功能转型

邮政企业的生产特点是全程全网联合作业，使得传统邮政财务管理偏粗放型，专业核算及专业化经营困难。ERP系统上线后，对成本核算分专业、分环节、分明细段，把传统的成本费用细分到各专业核算中心，谁受益谁分摊成本，使得财务费用核算更加专业化、具体化，为企业发展决策提供了更有说服力的财务数据支持。ERP系统对组织，客户，供应商和产品的主数据以及诸如客户欠款，应付账款和库存之类的业务数据进行集中和标准化。各种基础数据和业务数据已在将来得到了极大扩展。有必要不断寻求这些数据的分析和应用，以为企业精细化管理和促进精细化管理奠定基础。通过ERP预算管理和分析功能，可以自动收集预算的基本数据，以实现财务预算与运营，资本和投资之间的数据检查和管理分析。结合ERP的资金分类功能，加强资金数据的多维，多层次应用，促进基金管理水平的提高。使用管理会计功能，对专业，链接，产品，渠道和资源利用功能进行多维损益分析，并将传统的“簿记财务”和“会计财务”转换为“价值财务”和“服务财务”。

三、ERP 管理系统的应用现状及存在的问题

（一）系统建设的成本较高、周期较长

ERP系统功能的实现是一个非常复杂的项目。但是，由于Internet业务，人员和组织的变化，ERP系统的功能从最初的设计方法和措施到最终的功能都发生了许多变化。应用软件的基本配置和网络建设也需要根据实际情况进行调整。对于每次修订，员工需要在一段时间内才能掌握系统的工作原理。因整体的ERP系统涉及企业的全部人、财、物及信息的整合，是非常庞大的系统，需要多个子系统的接入支持。目前，邮政ERP系统主要还是财务核算系统，其余功能模块如人力资源系统、市场营销管理、设备物资管理等还未开发完整。

（二）部分专业系统还未集成进ERP系统

使用ERP系统功能取决于集成数据的原始状态描述的准确性。目前，还有相关专业信息无法在平台上共享，其生产和运营没有进一步标准化，无法提供准确，不能完整和成功的形成基本最终数据。集团公司拥有相对固定的核心业务和工程技术人员团队，以直接处理系统中的基本操作问题，以确保ERP系统的正常应用。

（三）移动审批及网络安全

目前，ERP系统仅在电脑端运行。随着移动办公技术的普遍应用，ERP系统的移动审批功能需求也会愈加明显。开发手机APP端的ERP应用系统，将成为后期系统建设和运行的重点。同时网络安全问题也应做为重点防范的对象。首先，最好确保个人数据和工作数据是分开的，最好是在不同的设备上。其次，设置强密码，能够降低移动办公设备被非授权访问的风险。同时，强密码可以在一定程度上保护丢失或被盗取移动办公设备中的重要数据，对敏感数据进行加密存储，规避敏感数据泄露。最后，要求移动办公设备使用人员加强网络安全防范意识，不通过公共WIFI发送或打开敏感数据，不要相信不安全的WIFI或蓝牙，并在不使用时关闭它们。及时升级系统和软件，特别是系统安全补丁、防病毒软件和特征库等。始终将移动办公设备放在视线范围之内，确保设备的物理安全。

四、运用ERP系统提升成本管理水平的过程中应注意的问题

ERP系统的实施需要符合系统要求的特定的管理及技术环境。邮政企业实行ERP系统几年来，已初见成效。更好地发挥ERP系统的作用，关键是企业要做好业务流程支撑、人力资源和组织保障、数据支持等基础性工作。

（1）邮政企业有必要对各专业业务系统进行规范设计，对管理组织架构进行调整，实现企业内部各部门的流程更加合理、规范，保证ERP系统所需基础数据的及时性和准确性。

（2）集团公司负责人主导ERP系统的构建和实施工作，包括制定切实可行的ERP构建计划和资金预算，选择经验丰富的ERP软件供应商，确定ERP系统实施所需的人员队伍，协调ERP实施工作中涉及的部门管理权限调整等工作。

（3）企业要加强对财务管理人员的信息技术培训，培养一批既懂邮政业务又精通软件的信息化人才队伍，与ERP软件供应商保持持续有效沟通，根据应用环境的变化及时升级和改造ERP系统。

五、实施ERP对邮政财务管理的意义

（一）ERP系统扩大了财务管理的内容

ERP扩大了财务管理的内容，传统工业经济时代，经济增长主要依赖厂房、机器、资金等有形资产。而知识经济时代，企业资产中以知识为基础的专利权、商标权、人力资源、产品创新等无形资产所占比重将大大提高。然而，由于无形资产确认、计量的困难，传统核算型软件受到很大限制，进行财务决策时也很少考虑这些无形资产。ERP系统除了财务系统外，还包括供应链管理、人力资源等系统，可以从各方面对这些无形资产进行分析、预测，丰富了财务管理的内容。

（二）ERP系统突出财务管理的整体性

ERP系统突出了财务管理的整体性，ERP系统除了提供必须的财务报表外，还能提供多种管理性报表和查询功能，并提供易于使用的财务模型和分析模块，更全面地提供财务管理信息，为战略决策和业务操作等各层次的管理提供服务。ERP系统对大量规范业务的计量都可以在初始化中加以设置，自动生成相应的凭证，记录工作可由系统自动完成，计算和报告中的大部分工作也能通过系统设置而自动完成。并且ERP系统的集成保证了会计信息的相关性、可靠性，保障了财务管理所需信息的质量。系统的实时性又保证了会计信息的及时性。

（三）ERP系统使财务管理与生产管理有机结合

ERP系统使财务管理与生产管理有机结合，发挥计划与控制作用系统可以把企业的生产和财务管理集成在一起。在一个集成的环境下，当生产经营系统能够正常运行时，很容易驱动会计核算系统正常运行。由财务管理系统驱动生产管理系统非常困难，而由生产管理系统驱动财务管理系统则容易得多。

（四）ERP系统细化了成本核算

细化成本核算以加强成本管理ERP上线带给成本管理的第一个变革是建立了标准成本体系。成本核算对象进一步细化，按物料编码核算成本，通过子库存转移实现同一法人内部物资转移，成本费用控制高度集中。同时能适时监控采购物资的实际采购价格，及时了解公司各项大宗原材料等市场信息，促进采购成本降低，保证公司成本、利润核算更加真实、科学、准确。