新时期文书档案管理现状及对策研究

夏雪 湖北省汉江河道管理局田关闸管理分局 毛珍珠 湖北省碾盘山水利水电枢纽工程建设管理局（筹）

单位通常是国家设置的具有公益性质的机构，要接受政府的领导。最近几年，单位在经济与社会的发展和进步中不断壮大，需要职工处理的工作不断增多，各种文件也越来越多，传统的纸质文案已经很难满足单位系统管理及文书档案保存需求，文书档案管理信息化成为必然趋势。信息化把档案人员从烦琐、冗杂的文书档案收集与保管等工作中解救出来，提供更加高效、便捷、有保障的文书档案管理方式，加强研究具有重要意义。

一、文书档案管理的特点

综合性，文书档案主要来自机关、团体、企单位办公室等行政管理岗位在日常管理过程中产生的具有保存价值的文件资料，包括通知、决议、决定、会议纪要等文件，涉及单位党务、人事、基建等内容。其来源既有上级印发，也有本单位制定，还有本单位与其他单位往来文件等等，具有综合性特点。

二、当前单位文书档案管理工作中存在的问题

（一）对档案管理重要性的认识不足

许多单位对文件档案管理不够重视，没有认识到利用信息技术提高文件档案管理效率的必要性，档案管理的作用没有充分发挥，在日程运营管理过程中显得微不足道。正因为如此，才会导致在进行档案管理工作时出现很多问题。长此以往，不仅在思想上容易忽略档案管理工作，更容易导致员工甚至领导层对档案管理工作认知上的偏差和态度上的偏移。一些单位中的领导认为档案管理工作不是主要工作，更不是重点工作，档案管理工作的好坏并不能决定一个单位的兴衰成败，因此，在档案管理工作方面，并没有做到高度重视、亲自部署、严加推进、抓好落实，也就使得各层级人员对档案管理工作难以付出百分之百的努力。虽然档案信息化建设已经如火如荼，但正是因为发展过程中对档案管理工作重视度不够高，才使得信息化建设推进滞后而缓慢，工作局面往往较为被动，对于单位提高档案管理质量和效率、有效促进单位发展是极为不利的。

（二）缺乏专业性的管理人才

在单位，档案管理不是主要工作，所以专业管理人才往往不安排或者很少安排。在实际工作中，大多数人员没有接受过档案知识的专业培训，对档案的重要性、档案管理的要求以及档案材料的收集、整理、归档和装订没有了解，档案收集意识薄弱。而且大部分档案工作者往往工作多，对档案工作的精力投入不足。，日常档案管理工作中多数情况仅是将所谓档案材料归入档案盒，在梳理、归纳、分类、纪实等方面严重欠缺，在很大程度上影响了一个单位的档案管理水平，也就更加难以在信息化建设上发挥力量，推进工作。

三、新时期文书档案管理对策

（一）制度化管理

俗话说，不以规矩不能成方圆。文书档案管理也应遵循严格的规章制度，提升文书档案制度化管理水平。一方面，成立专门的档案管理机构或领导小组。实行分管领导主抓，行政岗位主管、各部门通力协作配合，档案人员具体落实的管理体制机制，明确不同岗位及人员的职责，强化文书档案管理领导机制。另一方面，要构建全生命周期的文书档案管理制度。从文书档案资料的形成、收发、传阅、归档、保管、借阅、销毁、保密等管理制度，确保文书档案管理全过程有章可循、有据可依。此外，要加强各项规章制度贯彻落实的监督和考核，将文书档案管理纳入机关综合绩效考核的重要组成部分，增强制度执行力。

（二）规范化流程

目前，机关、团体、企单位文书档案管理流程普遍存在不规范现象，主要表现在文书档案归档不及时、文书档案交接随意性、文书档案内容不完整等等，极大地影响了文书档案管理质量和效率，因此，要切实规范文书档案管理流程，实行全流程规范化管理。一方面，要规范文书档案收集。明确文书档案收集范围、保管期限，文书档案归档标准等；另一方面，要规范文书档案整理。严格按照文书档案形成时间、内在联系等因素，做好文书档案规范整理，确保页码编制不漏号、不空号。此外，要规范文书档案借阅、归还等利用流程，严格履行档案利用手续，确保档案保密和安全。

（三）更新升级软硬件设施

针对管理文书档案的软硬件设施配置应做好准备、规划，确保软硬件设施跟上文书档案管理需要，顺利推进信息化。例如单位要在信息技术和网络系统的支持下购进先进的数据收集设备、计算机控制设备，并及时更新、升级，使其适应信息化管理需要。并且在新科技持续取得突破的情况下，单位的档案人员要不断革新工作理念，不管是收集还是利用都要以最大的效率服务于其他工作，它可以依靠办公自动化系统来扩展其模块和功能。它由三个相互关联、相互独立的模块组成：文档处理、文档管理和文件管理。这三个模块覆盖了本单位文件档案的整个工作流程，实现了文件收发过程中的预归档，实现了所述文件档案整理过程中的档案管理，并准备了电子文件号、文件档案的存放号、文件的识别与销毁、档案的添加，进一步提高了文件档案管理的信息化水平。此外，单位应把档案建设纳入总体规划，因为文件档案管理信息化离不开现代科学技术，单位应结合先进科学技术创建数字档案，使其电子设备可以准确、完整地存储并输出档案数据信息，增强处理文书档案的功能。同时利用计算机技术和网络技术对文书档案管理中的档案信息系统、文书档案的收集、整理、归档、编目、检索等实行现代化建设，充实文书档案信息资源，为单位的发展、群众需求的满足等提供优质服务。

四、结束语

综上所述，在单位发展和改革的过程中，关于档案管理工作的进行，需要领导和各部门人员共同协调重视来完成，并在其中加入现代互联网技术，实现档案信息化建设，搭建现代化档案数据库，不断地提升档案管理人员的薪资待遇，定期组织培训以提高其专业性，为单位的发展和改革奠定坚实的人才基础，最终提高其竞争力和实力。