办公室文秘工作质量和水平提高策略

2020-01-18张雪中国石化销售股份有限公司山东石油分公司

环球市场 2020年15期

张雪中国石化销售股份有限公司山东石油分公司

一、办公室文秘工作质量提升的重要性及原则

（一）办公室文秘工作质量提升的重要性

在一家企业之中，办公室通常是集管理工作和行政工作为一体的主要场所，其主要承担各项行政管理工作，不仅需要及时向上级对各项工作的开展情况进行清晰汇报，还需及时向下级明确传达上级的命令和任务，同时，必须对每一个细节进行有效处理。除此之外，办公室不仅需要对企业内部的各项工作以及各方面工作人员之间的关联性进行有效协调，还需要对外进行经济交易以及相应的沟通工作。由此可见，办公室文秘工作人员的工作质量能够对企业内部的管理水平产生直接影响，所以需要企业增加对文秘工作的重视，并采取相应的措施促使其工作质量不断得到提升[1]。

（二）办公室文秘工作质量提升的原则

在企业及政府之中文秘工作十分重要，所以要求文秘工作人员能够对所在单位的工作原则进行严格遵守。通常情况下，工作原则包括以下三点：第一，对上级的命令进行严格执行，对上下级之间良好的沟通进行维持，同时，能够对上下级之间的关系进行有效协调，以保障企业的运营工作有序进行；第二，积极提升自身的职业能力以及职业素养，根据办公室工作开展的实际情况，对工作任务进行相应安排，以促使办公室工作的质量和效率得到提升；第三，对职业道德进行严格遵守，在面对复杂繁重的工作时，能够持续保持认真耐心的工作态度，并严格按照相关规定开展工作。

二、办公室文秘工作质量和水平提高策略

（一）加强对文秘工作者的技能培训

办公室文秘的工作虽然每天都是任务繁重，数量巨大，但是每次的难易程度是不一样的。那么，不一样的工作难度就会有不一样的工作效率。简单的工作就会效率高，难度高的工作就会效率低，工作人员很难保证每一次的工作效率。因此，需要加强对文秘工作者的技能培训，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前卫的工作思想是保证工作效率的一个有效手段。高技能的文秘工作者可以为企业或政府机构带来更高的经济效益，推动企业或政府机构办公室文秘的发展。

（二）增加文秘工作者的数量

文秘工作者的数量少是企业和政府机构文秘工作进展缓慢的主要原因。人员太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就无法正常进行。这就导致了很多办公室文秘的工作每天都完成不了，工作任务堆积如山。让大部分文秘工作者都望而却步，感到巨大的压力。但是文秘工作的人员数量增加的数量不要太多，因为人员太多，工作者的工作效率就会降低，这样就难以发挥每个人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合适的数量，以更好、更有效率地开展工作。

（三）构建文秘工作者的创新意识

框架在当今发展迅速的社会，大部分事物的发展都需要创新。无论是企业还是政府机构，在提高办公室文秘工作质量的时候都需要创立一种创新的意识，不能墨守成规，被时代遗留。特别是提高文秘工作的水平时，更加需要树立一种创新的意识，远离死板、不灵活的工作理念和工作方式，以创新的方式提高工作效率和工作质量。

（四）注重档案管理各项工作保密性的提高

信息时代，在一定程度上，各项信息化科学技术能够为文秘工作与各项档案管理工作提供强大的技术支持。所有信息化网络科学技术均有着利弊之说，在给文秘工作与各项档案管理工作带来便利的同时，也会增加安全隐患，档案资料保密工作难度系数倍增。办公室文秘人员使用计算机实施各项操作期间，因操作不当、人为破坏各方面因素，极易导致档案资料通过计算机而外泄，以至于影响着正常的运行，造成极为不利的负面影响。对此，应当确立备份信息及文件储存专项制度，以确保及时发现计算机携带的病毒，并做好隔离工作，避免病毒逐渐扩散或者蔓延下去。日常应当做到时刻备份，重要信息如有需要还需备份参数配置及命令，避免系统侵入病毒后会丢失信息，还可避免因记不清原有的系统程序，以至于系统程序难以还原；需加强对文秘人员的病毒风险防范技能培训，一方面笃实内部文秘人员对于系统病毒入侵风险的防范意识及重视程度；一方面培养文秘人员对于病毒风险防范技能，避免人为错误操作或者非法浏览等所造成的系统漏洞，给予病毒可乘之机，提升档案管理工作的保密性。

（五）严格遵守公司制度

作为一名办公室文秘工作人员，应该对公司内部的各方面制度进行严格遵守，即最基本的职业道德。虽然文秘工作复杂、繁重，但是要求文秘工作人员不可迟到或早退，甚至需要尽可能地提前到达办公室，以对自己当天的工作进行科学规划，从而保障工作质量和工作效率[2]。若文秘工作人员经常在临近上班的时间匆忙赶到办公室，甚至存在迟到的情况，此时领导可能已经对工作任务布置完毕，文秘工作人员极易在工作时出现手忙脚乱的情况，同时，在工作中出现失误的可能性也大幅度提升。另外，文秘工作人员还应对工作间隙琐碎的时间进行充分利用，可以及时对文件资料进行整理和分类等。