事业单位档案管理的常见问题及对策

白伟澔 烟台市社会信用中心

一、事业单位档案管理及其作用

档案管理是事业单位的一项基础性日常管理工作，事业单位的档案类型具体还可分为行政档案、人事档案、业务档案以及财务档案等，涉及单位的多方领域。可见，无论是单位的人事工作，还是财务工作都离不开档案管理的有力支撑，因此事业单位在加强其他管理工作内容的同时，也应当意识到档案管理工作的重要性，明确起作用，及时发现存在的问题并加以完善。

二、事业单位档案管理的常见问题

（一）工作意识方面存在的问题

目前，很多事业单位对于档案管理工作都不够重视，此种工作态度势必会影响事业单位档案管理工作的有效开展。究其根本，部分档案管理人员都对本职工作有一定的认知误差，并没有意识到科学高效的档案管理对单位的重要作用，只是片面地将工作看成是物品保管一类的工作。档案管理的行为就在这陈旧意识的引导下，造成了工作积极性不高，缺乏规范化的管理，影响整体的档案管理效率，弱化档案管理质量。此外很多档案管理人员也没有意识到引入信息技术等现代科技的必要性，因没有及时更新管理技术，而导致管理工作方式滞后，这也会对事业单位的档案管理工作产生较大的影响。所以，要想实现档案管理的现代化发展，就需要彻底的转变管理意识，做好思想宣传的工作。

（二）管理制度方面存在的问题

现阶段，事业单位大多没有制定完善系统的档案管理制度，这就导致在实际的管理工作中，容易出现无效管理、无据可依等问题，从而使档案管理杂乱无章，出现混乱。此外，有部分事业单位制定了一些档案管理的工作制度，但制度的内容较为笼统。档案管理本身是一个较为繁杂的工作，如果所制定的管理制度较为宽泛，那么对于实际工作也就缺乏有效的指导性，这种制度流于表面，意义不大，导致档案管理人员在收集资料、归档以及调用资料等各个方面的工作，都没有规范的管理制度进行指导，使得档案管理工作也会流于表面。

（三）档案管理信息化建设方面的问题

信息化时代背景下，事业单位的各项管理工作都引入了信息技术，并在实际应用中发挥出了显著的应用效果，大幅提高了工作效率，因此档案管理工作也应当积极信息技术进行技术革新。但从目前情况看，一些事业单位的档案管理信息化建设进程较为缓慢。要想保证满足事业单位档案管理工作的高质量开展，应当积极引入现代化信息技术，做好管理设施的更新工作，但目前很多事业单位虽然积极进行了管理信息化建设，但在档案管理方面的投入略显不足。此外，在信息化管理模式下，档案资料就面临了一定的信息安全风险，这也是需要事业单位在日常管理工作中应该注意的一项问题。

三、强化事业单位档案管理的有效对策

（一）强化档案管理意识，完善档案管理计划

在档案管理的工作中，管理人员需要具备足够的管理意识，积极引入现代化管理理念，从而有效保证档案管理的质量。此外，管理人员需要主动的进行档案管理模式的创新，并总结以往工作中存在的不足，加以及时改进，树立精细化的管理理念。在理念与意识更新的基础上，档案管理人员需要制定系统的档案管理目标与计划，在此基础上，事业单位还要制定档案管理质量抽查机制，采用定期与不定期相结合的抽查模式，在抽查中发现档案管理工作存在有哪些漏洞，分析漏洞的成因，制定相应的解决方案，对档案管理的方式进行及时调整。最后还应对档案管理人员的工作能力进行定期考评，制定可行性较强的档案管理制度，明确考核目标，对档案管理情况进行考核，并配合奖惩机制，以实现人员的激励性。

（二）健全档案管理制度，加强监督管理力度

为了紧跟时代的发展脚步，事业单位就需要不断完善档案管理制度，尽可能细化管理工作细则，为档案管理人员提供有价值的工作指导。从宏观的角度进行分析，更加有利于对档案管理人员的工作行为进行约束，还能为档案管理的工作提供相应的制度保障。此外在档案管理制度中还应落实岗位责任制度，合理的做好任务分配工作，明确不同人员的权责划分，并强化员工的责任意识，避免其出现互相推诿责任的现象。此外，事业单位在进行档案管理工作的过程中，需要不断创新方式方法，合理的网络平台与多媒体设备，以此实现现代化的管理目标。在此过程中，档案管理人员需根据档案内容的差异、各个部门的权责划分，做好档案资料的处理工作，以此满足单位档案管理的基础需求。在完善监督管理制度的同时，建立监督小组，对档案管理的行为进行全过程的把控，对于管理不当的行为，需要及时的制止，避免员工出现违规管理档案的现象，监管人员需要及时进行批评教育，甚至给予相应的惩罚，以此达到有效的警示作用。

（三）培养专职档案管理人员，注重系统化培训教育

事业单位在实际的运营与发展过程中，档案管理的任务逐渐增加，要想不断提升档案管理的效率，达到良好的管理效果，就需要安排专门的人员负责管理工作，实行档案资料的分类与整理存储工作，并为资料的使用提供一定的便利之处，不断提升档案资料的利用率。对于事业单位来说，做好档案管理工作十分重要，档案管理人员需秉承认真负责的态度，将自己掌握的专业知识与技能发挥出来。同时，事业单位还需要培养出更多的专职档案管理人员，开展系统化的培训与教育工作，还可以从外部聘请工作经验相对丰富的教师，保证培训对象能掌握最新的管理思想，还能做好丰富的知识储备，不断提升职业道德修养。在此基础上，需要为档案管理人员提供更多的机会，并组织多元化的竞赛活动，不断丰富档案管理的体验进一步强化档案管理的水平。事业单位通过对档案管理人员进行道德素质的培养，落实思想教育的工作，能提升其思政水平，避免档案管理人员出现工作随意的现象。

（四）更新档案管理设施，加快信息化建设脚步

事业单位在进行档案管理工作的过程中，需要引入先进的技术，为电子化档案制度构建奠定稳固基础。通过不断的更新档案管理设施，做好软件系统的升级工作，能为电子档案管理提供良好的环境，保证档案信息化管理活动能大范围的进行，并为事业单位的健康发展做好铺垫。在更新软件设施的时候，单位需要提供充足的资金支持，还要保证实施更新工作能落到实处。在建立档案信息化管理体系基础上，将动态变化的信息内容归纳到计算机系统当中，保证各个部门之间的有机联系，并获得良好的信息共享效果。其中最需要注意的问题就是，合理的利用现代化的存储技术，并不断的拓宽存储的空间，合理的利用移动硬盘、网盘等，能储存有效的数据信息，还能避免出现数据丢失的问题。事业单位还要做到档案管理的风险防范工作，并以安全管理规定为重要的依托，如果发生了安全风险，就能及时的预警，最好与当地的政府部门取得联系，以此制定出相对完善的档案管理机制，将风险损失降到最低，促进档案管理活动的顺利开展。

四、结束语

综上，对于事业单位的发展来说，做好档案管理工作对事业单位的发展具有重要支撑作用，但就目前事业单位的档案管理工作现状来看，普遍存在管理人员意识偏差、档案管理信息化水平低等方面的问题。事业单位在给予相关工作关注度的同时，要意识到加强档案管理力度的重要性，提升档案管理人员的综合水平，适当的加大投入，加快档案管理信息化建设的脚步。在对档案人员进行系统化教育、树立良好的管理意识之后，通过制度的建设，规范并约束档案管理人员的香味，避免对后期档案管理工作产生影响，从而有效提升档案管理的质量，为事业单位的战略性发展打下良好基础。