新形势下石油销售企业的档案管理工作新措施

2020-01-14雷波中国石油甘肃销售分公司后勤管理中心甘肃兰州730000

化工管理 2020年19期

雷波(中国石油甘肃销售分公司后勤管理中心，甘肃兰州 730000)

0 引言

为深入贯彻落实甘肃销售公司档案工作总体要求，以全面谋划“十四五”档案工作为统领，健全档案制度体系，不断推进石油销售企业的档案管理治理体系和治理能力现代化，对推进石油销售企业可持续发展有着重要作用。石油销售企业要以建党100 周年为契机，深入研究与探索新形势下石油销售企业档案管理工作新措施，努力实现企业现代化发展战略与档案管理现代化治理能力同步发展。

1 现阶段石油销售企业档案管理工作存在的问题

1.1 管理者对档案管理的重视程度有待加强

在石油销售企业管理之中，企业管理者虽然在一定程度上也肯定了档案存在的价值，但是在实际操作过程之中，仍然是以经济效益为主，将石油销售经营过程作为企业管理的重心，在企业战略目标制定上并没有要求档案管理人员参加，造成档案管理人员不重视档案管理工作，对企业发展认知缺乏。长期下来，档案管理人员工作积极性不高，档案管理不认真，没有切实整理、分析企业档案，造成档案对企业发展没有实质的借鉴、参考作用。

1.2 档案管理手段落后

在传统档案管理之中，档案记录一般为纸质，但是纸质档案不易保存，易受环境、人为的影响造成字迹模糊、纸张破损，对档案长期保存工作带来极大困扰。随着现代计算机技术的成熟，档案管理开始向数字化转型。但是，由于缺少相应的现代化设备，在转化纸质档案电子化的过程之中，没有合理利用计算机与网络资源优势，档案资源转化率少，过去有价值的档案准确、全面地录入系统；另外，企业管理者没有针对企业发展情况，及时做好制度的立改废工作，导致一些传统的档案管理手段并不能适应当前档案管理现代化建设，对推进档案管理工作造成一定阻碍[1]。

1.3 档案管理人才缺乏

由于受到传统观念的影响，很多人认为档案管理工作是一个“闲职”，企业待遇不高，不能吸引高素质人才；其次，企业没有对档案管理人员进行专业的档案管理知识、业务和国家政策方针培训，档案管理工作人员仍然采用传统的编研方式，对企业档案管理范围并不明确，导致档案信息数据并不能完全贴合企业发展规划；最后，档案管理人员缺乏对新时代发展趋势的敏感性，缺乏创新意识。

由于石油销售企业更加注重一线人员业务能力的栽培与人才招纳，档案管理人员没有纳入新鲜血液，档案管理工作者内部交流明显不足，老一辈档案管理人员不能迅速掌握先进的现代信息技术，无法充分利用现代科技实现现代档案管理。

2 石油销售企业档案管理工作面临的新变化

2.1 档案管理工作纳入公司规划

根据《关于进一步加强和改进甘肃销售公司所属单位档案工作的实施意见》。石油销售企业要根据实际需要编制本单位档案工作发展规划，明确新时期档案工作职能定位、发展目标、重点任务和保障条件，力争纳入本公司规划体系，为档案工作长远发展创造良好环境；同时，按照国家档案局《2020年全国档案宣传工作要点》、《集团公司2020年档案工作要点》，加大档案工作宣传力度，开展主题鲜明、内容丰富的宣传活动，提高全员档案意识。

2.2 档案管理工作制度化

当前是我国全面建设小康社会决胜阶段和“十三五”规划收关重要阶段，遵照甘肃销售公司档案工作总体要求，认真贯彻落实集团公司和甘肃销售公司工作会议精神，以全面谋划“十四五”档案工作为统领，健全档案制度体系，不断推进档案治理体系和治理能力现代化。我司积极贯彻落实集团公司《建设项目档案管理规范》，修制订《中国石油甘肃销售公司建设项目档案管理规定》。做好《甘肃销售公司档案工作规定》、《甘肃销售公司档案工作评价办法》修制订工作。各公司要认真梳理本单位档案制度，及时做好制度的立改废工作，不断健全本单位档案制度体系。

2.3 加快档案业务建设

石油销售企业要认真学习贯彻落实国家档案局《关于在深化国有企业改革中加强档案工作的意见》，结合企业全面深化改革实际，及时指导业务重组单位(部门)、职能调整单位(部门)开展档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的档案，加强跟踪指导力度。

2.4 明确档案管理职责

石油销售企业要根据职能优化后的管理职责，完成《机关文件材料归档范围》修订工作，推行电子公文单套制(仅以电子形式归档)，确保各类档案特别是管理类档案、建设项目档案、会计档案、合同档案、审计档案“应收尽收、应归尽归”。加强工程建设、物资采购、招投标等重点领域归档范围梳理、文件质量审核。同时，要扩宽档案管理范围，将市场经济发展、技术资料、市场行情以及油品渠道等信息纳入档案资料管理范围内，明确档案管理职责，切实提高档案信息的准确性、全面性。

2.5 加强管库安全防范

石油销售企业要认真贯彻落实国家档案局《档案馆安全风险评估指标体系》，充分利用相关政策，新建或改扩建档案馆库，加强档案馆库设施设备配备，加大对档案的综合性保护，消除历史欠账与安全隐患，确保档案“八防”到位。落实各项档案安全保密要求，完善档案安全应急预案。

2.6 优化档案资源体系

石油销售企业要统筹档案实体管理和业务监督指导两种职能。加强对所属公司的监督、检查和指导力度，做好档案资源体系规划，科学整合档案资源。积极探索优化企业档案分类体系，增强对企业档案存量、增量、缺量、变量的控制能力。加强建设项目源头和过程管理，组织做好各项目档案工作策划和档案专项验收。

2.7 提升档案编研水平

石油销售企业要依据《中国石油档案管理实务》、《2020版档案管理手册》宣贯工作，总结档案管理经验，定期为档案管理人员开展档案业务培训，提高档案管理工作人员的专业技能和知识储备，能更好地对企业档案信息进行编撰，进而提高档案在企业发展过程之中的研究地位。

3 石油销售企业档案管理的功能

企业档案资料充分反映了企业发展历程与市场形势变化，对企业可持续发展有着举足轻重的作用。在面对全球经济一体化的机遇与挑战下，石油销售企业要充分发挥档案管理资料信息全面、准确、科学的优势，制定符合企业实际、市场变化的发展战略，从而保持企业在市场之中的核心竞争力[2]。

3.1 发挥档案借鉴功能

档案信息应充分反映了企业业务发展与环境变化的关系。根据石油销售企业的特点，要多办实事，强化档案管理作用，加强档案的集中统一管理，做好整理分类工作，充分发挥整个数据系统的效益，提供准确可靠的档案信息，为企业领导和相关部门提供科学的档案信息服务。档案管理要以强烈的参与意识积极推进开发利用，比如1994年5月，政府改革了石油、成品油流通体制，实行单一价格，但市场销售价格不能有效到位，成品油整顿不明显，造成石油市场混乱。因此，档案部门要迅速利用档案信息，确保社会加油站数量、全区车辆状况、油品消耗、油品供应和出口等信息的准确性与预测性，进一步为公司营销合同和营销体系的制定和实施提供科学、可靠的现实依据。石油销售企业多年来签订的业务协议可以作为大量数据开发，起到历史档案记录的作用，为新石油产品的现代化提供经营决策材料，以满足石油产品的需求。同时使档案人员也关注和了解新油品销售的全过程，促进油品档案的搜集归档工作。

3.2 发挥档案服务功能

石油销售企业在日常管理之中，可以依据档案信息对员工工资、人事管理做出可以的变更，以更贴近市场变化趋势。在对待石油库存、资金核实以及公共采购和销售合同的执行情况等方面，档案管理人员要及时以档案信息为企业决策做出现实依据，发挥档案服务作用。

4 加强石油企业档案管理工作创新的思路

4.1 提高企业对档案管理工作的重视程度

石油销售企业管理者要与时俱进，更新档案管理理念，明确石油公司档案的领导地位，树立档案管理核心理念，通过档案管理支持本企业高效发展，提高企业员工参与管理档案的意识，做好档案管理工作。在单位广泛宣传教育，提高员工参与档案管理的积极性。

4.2 创设良好的运行和管理机制

企业档案管理需要良好的运行机制和管理机制，这样才能充分发挥档案价值作用。首先，要建立良好的档案网络信息系统，保证档案网络信息系统的有效运行，提高档案信息在企业内部的流通与借鉴作用，实现企业各部门间的信息资源共享；其次，需要建立有效的管理机制，促进相关部门密切配合，建立安全档案信息系统，如更新公司防火墙系统、资源安全等保障档案信息安全，以便档案能安全地在企业内部流通，可以更好地促进文档信息的有效利用和管理。

4.3 档案管理信息化建设

随着现代信息技术的发展，档案管理工作也由传统管理向电子信息化管理模式转变，因此，企业档案管理工作要加强对信息技术的有效建设。首先，要加强石油销售企业信息网络建设，利用企业内部局域网络加强各部门之间的资源互换和共享。通过网络传输、电子数据、传真等信息技术方便各部门对档案信息的查询、管理、分析等管理工作；其次，要更新健全档案信息化设备。在档案管理工作之中，要加大现代信息设备的更新与完善，如打印机、扫描仪、照相机等硬件设施的补充，更好地促进档案信息的收集、管理、传输工作的有序展开。还可以找寻专业的档案软件设计公司帮忙设计档案信息管理软件，充分实现档案管理的有效利用和资源共享。

4.4 加强企业档案管理人员素质建设

首先，石油销售企业要招纳具有高素质的档案管理专业人才，补充档案管理新鲜血液；其次，石油销售企业要定期对档案管理人员进行新时代档案管理知识、档案管理技术、档案管理业务能力等培训；最后，要加大档案管理重要性的宣传教育，提高档案管理人员的管理意识；并提高档案管理奖惩制度，激发档案管理人员工作积极性[3]。