加强石化企业物资采购质量管理的措施

2020-01-14黄强中国石油化工股份有限公司长岭分公司湖南岳阳414000

化工管理 2020年22期

黄强(中国石油化工股份有限公司长岭分公司，湖南岳阳 414000)

0 引言

石油化工是国民经济的支柱产业之一，石化产品与人们的生产生活密切相关，渗透到国民经济的各个领域。石化企业生产规模大、连续性强，工艺技术复杂，运行条件苛刻，装置设备处于高温、高压、高腐蚀状态，介质易燃、易爆、有毒，采购的物资是否达到质量要求，直接影响工程项目建设进程，对其后期的安全运行也产生重大影响，从而影响企业生产效率和经济效益。加强石化企业物资采购管理和质量控制势在必行，本文从石化企业内部管控、供应商管控、第三方监造管控等展开探讨。

1 石化企业内部管控

1.1 建立健全物资采购质量管理制度并有效运行

从制度上完善企业采购管控系统、供应商管控系统、质量管控系统等，制定切合实际的采购质量管理规定、人员岗位职责、采购合同执行管理规定、供应商管理规定、第三方监造管理规定等规章制度。加强各职能部门之间的协调运作，通过明确的责任监管制度对采购工作进行规范化，提高采购效率和质量管理水平。并制定奖惩措施，提高人员遵守制度的自觉性。

1.2 加强人员培训与素质提升

企业优选责任心强、素养高的采购质量管理人员，并定期对其进行制度、业务和专业知识等方面的培训，考核合格方可上岗。采购质量管理人员自己也要学习相关法律法规知识如产品质量法、合同法等，学习采购质量管理专业知识，提高自身素质，将知识运用到实践中去。采购质量管理人员不能盲目追求采购物资的低价格，而忽视质量等其他方面的要求；不能受经济利益诱惑，选择不合适的供应商，任由低质量的物资流入。当然，企业也应考虑采购质量管理人员工作量，避免其顾不上质量管理。

1.3 做好物资采购策划，强化招标过程控制，加强合同管理

物资采购涉及面广、管控难度大，采购前需做好相应的调查研究和分析判断，如项目需求、物资选型、市场供求关系及其趋势、潜在供应商、物资的生产制造大环境、物资采购供应方式、物资采购供应节点、付款控制等，制定科学合理的采购策划方案。在招标文件中应明确采用“综合评标法”，细化评标内容，量化评分标准，规避由于“低价中标”造成的潜在质量风险，招标文件应经专家评审合格后挂网招标。通过一整套严格的程序，让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争，实现采购质量的最优化。采购质量管理人员签订合同时应注意项目各项要求已落实清楚，重视其对物资质量、进度等的影响，签订后加强合同管理。

1.4 采购物资分类管控

根据采购物资的特性、重要程度、经济价值等，确定其类别，可对物资质量实施A、B、C 分类管理[1]。A类物资为质量要求高、制造周期长、经济价值高的设备材料，如加氢反应器、气化炉、甲醇合成塔等，对这类物资应明确驻厂监造、供应商外委范围等，明确主要质量控制点检验计划；B类物资为质量要求较高、制造周期较长的设备材料，如一般压力容器等，实施关键质量控制点检验；C类物资为不具备上述特点的其他设备材料，实施必要的到货后的检试验即可。

1.5 加强到货验收、存储及发放管理

建立到货物资验收、存储及发放机制，设立必要的质量管理机构和人员，明确职责、工作流程、操作规程等，做到不验收不入库、不合格不入库[2]。对重要物资，到货后可由项目、采购、质量、设计、技术、生产等部门实施联合检验。到货验收、存储及发放也可打包委托具有资质的第三方进行。

1.6 ERP系统物资采购质量管理

企业资源计划(Enterprise Resource Planning，ERP)系统物资采购质量管理以计划与控制为主线，以网络和信息技术为平台，集物资需求计划、采购组织实施、订单管理、存货管理、质量验收、包装运输、贸易结算、现场管理等功能为一体，更加注重活动的流程化、系统化、规范化管理。目前各企业还需要根据自身实际情况进行融合升级，以便更好地实现采购物资质量的全流程控制，提高工作效率，规范管理[3-4]。

1.7 物资采购全生命周期管理

物资采购全生命周期管理不仅包括物资采购成本管理，还包括物资购买之后的成本管理，如维护成本、运行成本、故障成本等。物资采购在保证质量的前提下，应在成本与质量间找到平衡，既要防止质量与功能过剩，又要防止片面追求低价而忽视质量。物资采购全生命周期管理对降低物资采购总成本、提高物资质量管控能力、提升物资质量管理水平有重要意义，能够使企业的管理体系更加全面、完善和有效[5]。

2 供应商管控

2.1 供应商考察、评定和选择

合格供应商的优选原则可以包括：(1)质量管理体系认证合格并持续保持复查合格的供应商；(2)具有相应的生产资质和产品认证的供应商；(3)持有生产许可证并持续保持复查合格的供应商；(4)质量信誉好、价格合理、交货及时的供应商；(5)首次提供的样品经评定是合格的；(6)能持续提供良好的技术服务(包括售后服务)。

对于A类物资供应商质量保证能力的考察，应尽量采用现场考察的方式进行。现场考察时，应组织本公司采购、质量、设计、工艺、生产等有关人员参加。必要时可邀请第三方监造参加。现场考察人员负责组织对被考察方质量保证能力进行综合评价，将相应的资料交予采购管理部门保存。对于B、C类物资供应商质量保证能力的考察方式，可根据物资对项目的影响程度，选择下列方式：(1)优先选用现场考察、调查方式；(2)不具备现场考察条件时，采用信函调查的方式进行。企业采购部门向与本部门对口的拟定供应商寄送并回收合格供应商质量保证能力调查表。应要求供应商提供必要的证实材料：如营业执照、相关的资质证明、产品认证证书、产品检测合格证明、体系认证证书等。社会信誉调查，包括售后产品质量等。

根据考察、调查的结果，符合要求的供应商。可以进行小批量试用，采购管理部门应就采购物资的质量及售后服务等，组织有关人员对采购供应商进行业绩评价，在供应商业绩评价过程中，应根据供应商特点，对试用情况、采购物资合格率、到货及时率等进行定量评价，对无法定量评价的内容应进行具体的定性评价。

2.2 供应商的动态管理与重新评价

根据供应商资质、经营实力、生产规模、产品类型、行业口碑、履约情况等，建立供应商数据库并进行分级管理。企业采购管理部门在物资采购过程中，应与供应商保持良好的沟通，与供应商建立质量管理协调机制，就有关物资设计方面的要求、质量问题、物资交付等及时进行联络和反馈。实施必要的物资质量回访，可采用现场走访、召开座谈会、问卷调查等方式，搜集在用物资的质量状况并及时向供应商反馈[6-7]。每隔一段时间，要进行一次合格供应商重新评价，主要是对供应商的资质、产品质量、交货及时性、价格、技术服务、问题整改的及时有效性、自我改进能力、商业信誉等方面。通过开展动态量化考核，持续优化供应商结构，将质量体系不完善、反复出现质量问题的供应商进行通报乃至清理，提高供应商的整体质量。

2.3 加强对供应商监督

企业采购部可派遣设备工程师或委托第三方监造对供应商进行监督管理，A类物资进行驻厂监造，对设备材料制造全过程进行监督，随时掌握供应商生产进度和质量状况，必要时需对原材料、外购外协件进行驻厂监造，进行源头把控。

鉴于目前大多数石化企业可外派技术人员有限且受设备制造专业方面限制，多选择委托更为专业的第三方监造公司对供应商进行监督管理。第三方监造一方面监督供应商质量管理体系有效运行，一方面依照监造合同、监理大纲或细则、采购技术要求等对设备材料制造全过程或关键点进行检验。第三方监造的介入可有效避免和降低质量风险，如对供应商的监造前评价可及时发现无资质或不满足要求的供应商、监造过程中可制止供应商因赶进度而忽视质量、制止制造过程中违反采购合同与技术协议，在监造结束后对供应商进行的后评价对采购质量管理人员起到很好的参考作用。

3 第三方监造管控

企业与第三方监造公司签订委托合同，约定监造范围、双方权利和义务、监造主要控制点、监造人员安排、监造报告提交、监造期限/地点/方式、验收标准和方式、价格和付款、监造考核、监造质保期、保险、保密、争议解决等。

对于驻厂监造，重点管控有：(1)采购部监造管理人员每次向第三方监造下达设备材料监造委托时应将相应设计文件、采购合同及技术协议等监造依据资料交给总监或其代表，从源头把控，防止监造依据性资料问题造成漏检、错检；(2)监造人员派遣前，对其进行面试，选择符合要求且能胜任该监造岗位的人员；(3)要求第三方监造参加重要设备开工/预检会，落实设计文件、ITP、进度计划、相关工艺文件、材料等状态；(4)监造过程中，采购质量管理人员应对现场监造人员进行飞行检查；检查人员是否在岗；核查人员的资质；检查监造过程资料如监造日志、细则等的编制和填写情况；检查其他监造履职情况；(5)对监造方提交的报告、联络单等，采购质量管理人员应仔细审阅，及时对监造人员反馈的问题进行协调、答复，有利于推进各方工作顺利进行；(6)要求监造人员在监造结束后编制对应每个供应商的监造总结报告或问题清单，在以后的采购质量管理中起到很好的借鉴作用。