浅论高职院校学生档案管理信息化建设

余亚浩

【摘要】在高职院校的档案管理工作中，主要分为学校发展和学生个人信息的管理。做好两方面的管理工作，有利于提高内部管理的水平，促进高职院校的发展。在传统的学生档案管理工作中，主要采用的是纸质档案管理方式，但在新时期这一方式比较落后，而且很容易出现档案丢失等各种情况，开展档案管理信息化建设，利用信息技术进行管理，能够有效地改善纸质档案管理工作中存在的问题，在内部管理中构建一个有效的信息化管理系统，提高内部管理的水平。

【关键词】高职院校 档案管理 信息化建设

在高职院校中实现学生档案管理的信息化，引进各项信息技术，实现纸质档案向电子档案的转化，建立统一的档案处理系统，有利于统一管理，提高档案的利用率。而在建设的过程中，首先要从管理层出发，树立管理层的信息化意识，准备管理观念，在档案信息化建设方面投入诸多的力度，建设完善的管理制度，投入大量资金，以及信息技术构建完善的系统，并做好人才的培养，从而高效地实现档案管理信息化的建设，为档案管理提供优良服务。

一、高职院校开展学生档案管理信息化建设的意义

（一）有利于解决传统管理方式中的问题

在传统的档案管理工作中，由于档案是纸质档案，需要由各个专业的辅导员和各班班干部做好资料的收集工作，学生手动填写，然后归档处理。在管理的过程中，如果需要应用学生的档案资料，档案管理人员需要慢慢查找纸质档案，这个过程消耗了大量的时间，而且在档案传递的过程中，很有可能会出现信息的丢失等情况，增加了档案管理人员的工作难度，也为学生的发展带来了一定影响。基于此高职院校引进了信息技术，如互联网、物联网、云计算和大数据，等等，这些信息技术构建了一个完善的管理系统，档案管理人员可以根据系统的各项功能满足工作需求，将纸质档案转化为电子档案，然后进行备份，防止数据信息的丢失。解决传统管理方式中存在的问题，提高档案管理水平和档案的利用率。

（二）有利于提高高职院校内部管理水平

档案管理工作是高职院校内部管理工作的重要组成部分，在档案管理工作中引进信息技术，加强信息化建设，不仅改善了档案管理工作的现状，还推动了高职院校内部的信息化建设进程，完善了各项规章制度，通过档案管理信息化建设，积累了一定的经验，并培养一批现代化信息人才，为高职院校内部管理工作提供了重要的力量支持，提高内部管理水平，推动高职院校朝着现代化的方向进行发展。

二、高职院校开展学生档案管理信息化建设途径

（一）树立管理层的信息化意识，转变管理观念

为了做好学生档案管理的信息化建设工作，首先就需要提高管理层的重视程度，引导他们认识信息化建设的重要性，树立信息意识，这种信息意识会引导管理层转变思想方向，将思想重点放在信息化管理工作中，投入更多的精力。在开展相关决策时，主要负责人提供了一些成功的案例，无论是企业医院还是各大高校，他们应用OA办公系统实现自动化办公，节省了一定的时间，降低工作难度，这一系统实现信息的共享方便快捷。而在这一系统应用于档案管理工作中，也能有效的消除传统工作中的问题，再加上其他技术的辅助，它会取得良好的效果。这些信息帮助决策者了解信息化建设的重要性，建立信息化意识，确保决策的顺利开展。决策活动结束后，管理层决定了信息化建设的投入資金，根据国家政府的扶持政策，制定了关于信息化建设的相关规定，并成立了专项资金，在资金的支持下，学校可以根据档案管理工作的需求，引进相关设备、软件，并做好对相关人员的培训工作，使得信息化管理工作逐步走上日程。

（二）制定管理制度，保障信息化的落实

有了资金的保障，还需要完善相关的制度，为信息化档案管理工作提供双重保障，避免信息化管理流于形式，充分发挥信息技术的优势和价值。首先是针对档案人员的各项工作规定，需要完善相关制度，形成一定的保障力度，要求他们严格按照各项操作，提高信息技术的应用率，根据自己的工作选择恰当的职能，并实现数据信息的共享。其次是信息化管理等相关制度，引进责任制，详细的划分职责，并根据档案人员的岗位等情况设置权限，一旦出现信息泄露丢失等情况，及时追责处理。在制度的约束下，确保信息化管理工作的有效推进，提高管理效率，也能确保档案得到有效地利用。

（三）引进相关技术，构建完善系统

在信息系统建设方面，首先需要根据学生档案管理工作的需求，引进相关的软件设备，同时也利用现有的所有设备对重要的档案进行扫描整理，转化为电子档，然后储存。在这个过程中可能会应用到扫描仪、硬盘等各种设备，在此基础上引进办公自动化系统，利用互联网大数据等技术实现各岗位的有效连接，建立一个信息共享平台，在这一平台中，包含了学生的各类档案，用户只有通过权限，才可进入到信息公开平台当中，获得自己所需的信息，以此来确保学生档案信息的隐私性和安全性。在这一系统中，会根据档案的不同类型进行分类储存，用户只需要根据自己的需求选择不同的文件夹，通过检索便可获取信息，方便快捷，提高档案的利用率，节省档案查找的时间，也减轻了档案管理人员的工作压力。在日常的工作中，也可以通过这一平台加强工作上的联系，及时获取相关信息，确保学生档案管理工作的顺利开展。

（四）建设开放网站面向学生

在传统的工作中，学生需要去档案管理部门查找自己的档案，这一过程比较繁琐，浪费了大量的时间，而且有时学生还无法查询。针对这一情况，高职院校可以建设一个开放网站，在这一个网站中，主要包括学生页面和教师页面，不同的页面包含了针对性的功能，主要面向学生群体的页面中，包含了学校的招考信息、学生档案、未来的各项活动、党建工作，等等，学生利用自己的学籍号注册相关账号，利用账号密码登录这一网站，查看成绩等信息，这一过程方便快捷，拓宽了档案管理和利用的途径，使得档案管理工作更加地灵活多样。

（五）培养信息化管理人才

当然，高职院校还需要注重人才的引进和挖掘，利用现有的教职工资源，寻找信息技术专业人才，加强对档案管理人员的信息技术培训工作，引导他们学习一些新技术和软件的操作，应用熟练后，在工作中，他们会下意识地选择信息技术，摒弃了传统的管理方式，提高了信息技术的应用效率。而通过一段时间的培训和工作后，档案管理人员积累了丰富的经验，提高了自身的综合水平，他们认识到信息化管理工作中存在的优劣势，然后提出自己的一些意见和建议，完善信息化的建设，为档案管理提供了一定的人才支持，推动了学生档案信息化建设的进程。

三、结语

总而言之，在信息时代，高职院校的发展面临着诸多挑战和机遇，为了获得更好的发展，高职院校需要提高自身的管理水平，改善管理方式，完善管理制度。而在学生档案管理工作中，需要加强信息化的建设，构建完善的信息化系统，提高高职院校内部管理的信息化水平，便于各项工作的有效开展。而在档案管理信息化建设的过程中，高校的管理层、档案管理人员、教师、学生等的一些思想也会发生转变，他们会认识到信息化建设的重要性，并给予一定的支持，推动高职院校信息化建设的进程，提高档案管理的质量和效率，满足高职院校的需求。

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