论围绕培养六大核心能力开展秘书实训教学

2020-01-10张晨

科教导刊·电子版 2020年27期

关键词：秘书实训能力

张晨

（南昌工学院江西·南昌 330108）

1 良好的表达能力

在秘书职业必备的核心素养中，良好的口头表达是其中的一项关键能力。在信息化大发展时代，各行各业联系日趋紧密，能有理、有据并流畅大方的进行工作汇报、会议发言、情况介绍、人际沟通等是秘书人员必须具备的素质。

而就实际所见，学生中性格内向、不善沟通的占较大比例，他们在课堂上不愿意主动参与练习，教学环节上也缺乏让他们展示的机会，为改善这一情况，给予每位同学表达的机会，克服害羞心理，教学中特别设置以下两项练习。

1.1 个人演讲

演讲是一项综合性的表达练习，能够充分锻炼个人在公众场合下针对某具体问题发表观点、表情达意的能力，同时可以通过不断练习改善性格内向、胆小的问题，能够在公开场合自如发言。

为了学生能够更好的参与演讲训练，计划以“我的大学生活”作为主题，此话题贴近学生生活，每人的大学四年都会在生活、学识、三观、情感等方面的有一定的成长和变化，因此有利于准备演讲内容，在演讲过程中也易于投入感情，引起听众的共鸣，达到更好的现场效果，从而增强演讲者的自信心，使他们逐渐变得开朗健谈。

1.2 辩论比赛

辩论是另一种锻炼思维敏捷性和口才的有效形式，普通学生常常认为辩论活动专业性强、难度太大，容易产生距离感，一般很少参加辩论活动。现在将这一形式搬上课堂，在班级中举行辩论赛，要求每个小组的成员都参与，辩题计划围绕秘书就业前景开展，就业与每个学生息息相关，大家从个人角度都会有不同的考虑和看法，通过辩论可以在不断的思维交锋中，开阔思路，换位思考，使道理越辩越明，同时有效提高口才。

2 扎实的写作能力

人们常说写作是秘书人员的看家本领，秘书每天都会处理大量的文书工作，因此必须具备扎实的文字功底，不仅要能熟练写作法定公文，各类事务性文书，宣传文稿一样要得心应手。但是想要写出主题鲜明、逻辑严谨、文字畅达、格式规范的文章不是一日之功，需要大量的写作实践与不断的琢磨积累。结合实际教学情况，在秘书人才培养过程中，写作练习量相对有限，部分学生的文字水平亟待提高。为提高学生对写作的兴趣，打消他们的畏难情绪，计划将写作融入教学项目之中，由易到难，不断提高。

2.1 工作任务驱动练习

为使枯燥的写作练习更有趣味性和代入感，计划将其融入会务管理、接待训练等教学项目之中，以工作任务来驱动写作练习。例如在会务管理训练中，根据任务要求拟定一系列相关文书，包括会议通知、接待方案、领导致辞、会议发言稿、会议记录、会议纪要、宣传稿等，从简单、小篇幅的写作任务入手，不断规范公文篇章结构和格式、优化语言表达。在此过程中，由于写作任务与实训项目紧密结合，学生能够有更大的代入感，可以在真实的工作过程体会公文的重要性和严谨性，切实提高写作能力。

2.2 实践公文处理流程

公文处理也是日常文书工作的重要组成内容。教学中将各个小组视为一个独立单位，在任务过程中各组间沟通交流工作，实训时给每组分发文件处理单和拟稿纸，让他们真实体验收、发文的规范流程，包括拟稿、修改、签发、成文，以及收文、呈批、签字、处理的全过程。这个练习不仅能够让学生感受真实的工作程序，还能锻炼写作能力，培养灵活处理问题，及时汇报的工作习惯。

3 周密的组织能力

办公室作为职能部门，需要承担起日常工作安排，以及组织、策划各类活动的工作，要求秘书应当具备很强的统筹、细心、周全、随机应变等能力，一方面妥善安排并组织实施单位的各项重点工作，一方面策划重大会议、参观交流、仪式、调研、典礼等活动。周密的组织能力需要在实践练习中不断演练和强化。

在实训课中计划通过举办大型的会务及接待活动来培养学生的组织能力。在班级中举行一次行业年会，全面练习会议策划、预算控制、会议邀请、接待，会场布置、物资采购、会务材料写作、对接媒体、会间服务及会后宣传总结全过程各项工作，综合训练学生的组织、策划能力。

这项练习由全班共同参与完成，一部分同学作为会议组织方，承担年会的发起、策划及主办工作，主办方成立会务专项筹备小组，包括：秘书组、组织组、联络组、材料组、宣传组、后勤组、安全组等，将任务落实到人，每位同学都负责一部分工作任务。另一部分学生则作为参会方，与主办单位联络配合，根据大会要求提交参会回执和有关材料，参与会议。在实际演练中会出现突发状况和问题，通过处理和应对复杂的情况来提高学生的策划组织能力以及应变水平。

4 团队协作能力

各单位中办公室的枢纽地位决定了秘书要承担起服务领导、协调部门、外联交际等工作。办公室工作是一个整体，各项工作不是单打独斗，需要全体行政人员协同完成，秘书应当培养起善于团结协作的能力，其中包括两个方面：一是作为团队成员时，能够服从安排，完成个人任务；二是作为团队领导者时，能够统筹指导，知人善任，带领成员协同完成工作。

4.1 配合集体服从命令

身为团队一员时，秘书要以团队利益为先，无条件配合集体工作要求，保证有序性和高效性。在实训课的全过程中，都以小组形式协作完成项目练习，每组即为一个小型公司，设总经理、分管副总、办公室主任各一人，文员三人，小组每位成员各司其职，在训练中担任各自角色，在不断磨合中逐渐培养起默契，要求职员角色能够为团队提出建议，也能够无条件的服从总经理的工作安排，善于配合听指挥。

4.2 善于领导发布指令

小组中的总经理在担任团队领导时，要培养大局观，在充分了解成员各自能力和特点后，恰如其分的安排工作，发挥每个人之所长，最大化团队工作能力，同时能在任务推进不顺利时有效激励成员，鼓舞信心，增强团队凝聚力和认同感，做好团建工作，带领本组成员达成任务目标。

5 办公自动化技能

信息化时代秘书的工作方式日新月异，推陈出新的设备和应用在带来便利的同时，也提出了新的挑战，要求秘书能紧跟时代，不断学习和应用各种办公自动化工具。为提升文秘人才的办公技能和应用水平，办公自动化是一项重要的实训项目，学生要熟练掌握常用的办公自动化软件及设备操作，包括office中的word、excel、powerpoint等应用软件的常用功能、各种现代办公设备的正确操作及一般故障的排除。

根据当前政府、企业的工作习惯，在汇报中不再单纯依赖文字材料，对应用PPT展示提出了更高要求。因此在训练项目设置上将PPT制作水平列为重点项目，要求学生以“我的家乡”为题，综合运用办公软件制作一份汇报PPT，原则上以简单明了为主，文字、图案排布恰如其分，其中以文字内容为核心，避免过多的色彩和动画效果喧宾夺主，在此PPT的基础上，每人做一次展示汇报。这项练习可以同时锻炼学生写作、软件应用、口头表达等几项综合能力。

6 分析解决问题能力

分析解决问题能力是决定秘书职业发展前景的关键因素，秘书不是传声筒，如果要实现更大的发展，必须善于学习，勤于思考，在工作实践中累积经验，面对各种复杂情况时能有自己的理解和判断。这项能力是本文六项核心能力的基础，有了独立的思考，才能形成自己的思维体系，发表个人观点，体现个人价值，同时这也是最难以训练的能力。

课堂中学生能够面对的问题和挑战毕竟有限，与真实工作中复杂的情况也有差距，因此在实训课上更多是传递终身学习的观点，引导学生培养良好秘书职业素养，即具备与领导同事和谐相处，办事细致，处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识等，在情绪病逐渐成为人类健康的第二号因素时，秘书尤其要提高自己的情商和逆商，增强应对挫折的办法和能力，善于自我激励，化解工作中的负面情绪，成为思想成熟、心理积极健康的优秀人才。