县级档案工作治理体系现代化初探

童毅力

(湖南省岳阳市平江县档案馆 湖南岳阳 414500)

在当今信息化、数字化办公时代，各个国家已经开始注重现代化治理体系内容的建设，并采取了一系列有效措施，以提升管理水平。其中，各事业单位和机关已着手规范档案治理，以提高相关服务水平和质量。针对县级档案管理工作，档案信息是推进全县社会经济和文明发展的信息载体，提升其服务质量可以很好地发挥档案资料的利用价值，促进用户对档案的认知。然而，传统的档案管理工作中还存在一些问题和不足需要解决，且旧有的管理理念已不适用于当今信息化时代下的经济发展需要。因此，必须增加档案管理服务意识，提升现代化管理水平和服务质量，规范工作进程，以满足新时代下档案管理需求，使得县级档案管理体系向城市先进管理体系看齐。

一、县级档案管理规范化的必要性

信息化时代下的档案管理信息系统，开始在社会科学和管理能力内容中占重要地位，由于其包含的内容十分广泛，影响着整个社会中人们的生活和工作，而且整体数据量一直在高速增长。所以，档案信息也扮演着社会科学管理信息系统的重要、基础性的角色。做好档案管理系统规范化工作是每个单位、机关、政府部门的首要任务，也是经济社会发展和文明传承的关键。尤其是在信息化发展程度相对滞后的县级单位机关，档案管理水平是用来衡量相关工作人员的工作能力指标之一，也可作为员工职业素养的评判依据。另外，规范化的档案管理工作也是我国各县区域可持续发展的要求之一，各个领域的决策者可以通过丰富、系统的档案资料进行分析和总结，并迅速作出未来的发展规划，从而从宏观上制定战略目标和内容规划[1]。

因此，纵观国际复杂的经济环境和多变的政治因素，必须实现治理体系现代化的推进工作，提升国家综合治理能力，充分利用规范化的档案管理在各个单位、机关和政府中的主导作用，最大程度上实现其在社会服务中提供的功能。

二、县级档案管理工作中的现存问题

（一）缺乏完善的档案管理工作体系

在信息化高速发展的今天，数据共享化和实时性程度越来越高，这同样体现在档案管理流程时效性的工作上，因此，必须在档案管理相关工作中体现出流程规范化和工作时效性。而由于工作态度和管理制度等原因，许多县级企业、单位、机关的相关档案管理部门缺乏严格的管理制度，管理人员缺乏认真的工作态度，日常的归档过程、立卷过程、调整工作没有做到全面系统的资料收集、调整与保存，导致档案资料缺失、数据不完整等情况。

（二）档案管理工作信息化程度不高

档案管理工作听起来比较简单，但在实际管理过程中会发现，档案管理是一个复杂且数据量庞大的工作过程，尤其是在档案内容越来越多样化、全面化的今天，单靠人工管理已经无法实现短时间内完成所有档案资料的整理与归档工作。因此，要依靠各种现代化信息化手段和技术，完成档案资料的信息化管理建设，在保证档案数据实效性、全面性的同时，还能实现对文档的快速整理、归档与保存工作。

目前，我国县级档案信息化建设过程中需要的硬件设施、软件工具和相关设备还不够齐全，无法充分提升档案管理信息化程度，影响了进一步规范化和现代化治理体系的构建工作。

（三）档案管理人员综合素质有待提高

在我国各县级档案管理规范化工作的建设过程中，档案管理规范化的程度总体上仍然不高，这主要是由于相关工作人员的档案管理综合能力和素质不高。许多档案管理工作没有受到足够重视，加上我国人才分布偏向于城市，因此常常将档案管理工作交由一些专业性较差、管理水平不高的人员，无法保证其在工作中的态度和热情，影响了整体档案管理服务质量。

三、县级档案工作治理现代化优化措施

针对上文中的问题，要围绕档案管理制定优化机制，从服务目标、服务感知体验、档案资源配置、档案服务方式和服务反馈体系等方面，全面提升服务质量和管理水平，建设现代化治理体系。

（一）优化档案服务目标

任何事务都要通过目标的引导才能有前进的方向和动力，档案服务质量优化机制的建设目标直接影响着档案服务优化的方向与理念。服务目标包括总体目标和内部目标：总体目标要求从宏观角度出发，在国家治理体系不断深入的同时，加强信息化治理理念的培养并付诸于实际行动，从而得到国家对档案服务的重视；内部目标则主要针对档案系统内部提出的可持续性的信息治理目标，在实施过程中要求档案部门和相关管理人员自觉学习信息治理的相关知识和方法，最终将所学所得应用于各种档案服务质量优化计划中[2]。

另外，还可以对具体的外部目标加以重视。该目标主要以档案用户为主、其他文化治理机构为辅的信息管理者为主。在优化档案服务目标过程中，既要增强外界对档案服务工作的认同与支持，还要根据外部信息环境的变化及时完成治理体系的优化与更新，最终找到最有效的档案治理模式。

（二）优化服务感知体验

信息治理包括信息本身和与之相互影响的信息环境，包括硬环境和软环境。硬环境优化主要包括通过丰富的实体资源和信息资源建设，为用户提供方便、舒适的查阅场所，提供空气流通和环境安静的地段等；软环境优化需要从三方面展开，具体包括通过组织培训或奖罚制度，改善档案馆工作人员的外在形象、服务态度和服务水平，提升工作人员创新能力、拓宽档案服务覆盖面，打破服务对象单一化模式，以达到更好地为社会公众提供服务的目的[3]。

（三）优化档案资源配置

档案资源是档案服务优化的基础。对于档案资源配置优化主要从以下方面入手。

1.档案征集优化

加大档案征集力度和档案收集范围，从不同领域对档案资源进行收集与整理，通过分类存档作为资源储备。

2.档案资源结构优化

减少或避免档案信息的重复建设工作也是档案服务质量的提升体现之一。降低冗余档案信息，将碎片型数字信息化零为整，不但能提高档案服务效率，还能保证档案信息的准确性，以实现馆藏资源结构优化。

3.档案知识库优化

作为信息资源仓库，档案信息的服务目的是将层次化的知识结构呈现给用户，用以查阅和保存，因此，优化档案资源层次化知识结构，可以充分发挥档案的应用价值。

（四）优化档案服务方式

针对目前档案服务中档案资料种类繁多、排列无序、存而不用的现状，可通过以下几种方式进行服务优化：

1.可利用多种信息化技术和手段提供多元化的交互方式，开通网上查档平台，通过信息共享与实时传输提升数字档案的利用率。

2.增加民生档案开放力度，提高民众对档案信息的辨识度和使用机会，进而提高档案使用率，以适应新时代文化建设需求。

3.参考国内外先进服务理念和模式，升级档案服务技术，努力达到咨询方式的网络化、智能化和数字化建设。

（五）优化服务反馈体系

及时构建服务反馈体系，并根据实际情况进行优化，以便于为档案服务的持续性优化提供有参考价值的信息。反馈方式大体可分为内部反馈和外部反馈，其中，内部反馈主要包括档案服务目标的审查、信息内容真实性核实和信息传递的实效性检验等内容。另外，还要强调档案馆工作人员对自己工作能力的正确评估与工作体验总结重要性。外部反馈主要指通过收集外部部门和用户信息的反馈结果作为优化目标参考，进一步加强档案服务的优化工作。