提升档案管理信息化建设的方法策略研究

胡 珊

（湖北清能投资发展集团有限公司 湖北·武汉 430000）

0 引言

档案管理信息化建设能够准确对档案信息进行查询与分析，借助电子化档案能够实现大储存、高性能与高安全的特点。档案管理信息化建设主要是对业务规则进行梳理，以业务所形成的数据资料为基础构建完善的档案管理信息化系统，随着各部门业务数据周期性变化进行动态更新，确保各项业务的数据能够及时记录到电子档案之中，进而确保档案的时效性。

1 档案管理信息化建设的重要性分析

档案管理信息化建设以现代化信息技术为主要手段，在科学化的档案管理理论为指导下，根据国家档案管理部门的要求及信息技术的管理规范所实施的一系列现代化档案管理过程。档案管理信息化建设极大改变了管理模式，既可减少档案管理费时费力，同时检索查询工作便捷可控，从而提高了档案管理水平。

1.1 档案管理不再费时费力

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供利用，工作量大，效率低，费时费力。档案管理实行信息化后，档案管理更多的是体现自动化、实时化、网络化。

1.2 检索查询工作便捷可控

传统的检索方式从一本一本的目录中，找出所需的档案，然后根据上面的记录在库房查找，费时、费力。借阅方式也多为手工为主，容易出错。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，查询借阅操作方便，同时可以自动产生催还记录，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

1.3 提升档案管理水平

随着企业的发展，各部门的业务量逐渐增加，所需要记录的档案数据也越来越多。若仍然沿用传统的管理模式不仅会降低管理效果，同时还会产生一系列问题，进而影响档案管理实效性。随着档案管理信息化建设的推进，通过完善的档案管理信息化系统既可以轻松实现各项业务操作，又可以减轻工作压力与负担，因此档案管理信息化建设已成为档案管理发展改革的重要任务。

2 提升档案管理信息化建设的方法策略分析

2.1 遵循档案管理信息化建设原则

2.1.1 规范性原则

规范性是档案管理信息化建设所需要遵循的首要原则，即全面贯彻落实档案信息管理的各项标准要求，为企业各部门的管理工作提供便利与参考。如档案信息的保存格式、扫描形式等进行规范要求，使信息化的档案更加精准规范。

2.1.2 便捷性原则

随着各领域企业的快速发展，为了在市场上取得良好的竞争优势，必须要对现有档案数据进行处理分析，获取对企业发展有价值的信息，因此企业对档案信息查询的要求越来越高。档案管理信息化建设时应充分考虑到企业健康发展需求，使信息查询更加便捷高效。

2.1.3 系统性原则

档案管理信息化建设是一项系统性工程，它所涉及到多个职能部门，如何将各个职能部门相结合，提升档案管理效率是信息化建设所需要解决的重点问题。此外，在构建档案管理信息化系统时，需要对查询分类等各功能进行优化，使他们能够相互作用形成完善的运行系统，避免出现因系统问题而影响档案管理效果的现象。

2.1.4 安全性原则

虽然信息技术为档案管理工作提供了极大的便利，使档案管理工作更加科学规范，但现代化信息技术仍然存在诸多管理安全因素，因此对档案管理信息化建设提出了更高的安全要求。部分企业虽然很早推进了档案管理信息化建设，但并未对服务器机房设备等进行优化升级，导致原有的硬软件设备无法抵御新型的病毒侵害及其它安全风险，最终会出现数据丢失等问题，因此必须档案管理信息化建设必须遵循安全性原则。

2.2 强化档案管理信息化建设统筹管理工作

企业发展存在参差不起的现象，各个企业的档案管理部门在档案收集、管理及使用等方面也存在良莠不齐现象，所以更不用谈企业档案管理信息化建设状况的差异。每个企业的档案都是国家档案的重要组成部分，大到影响到国家档案建设，小到影响企业在市场中的核心竞争力，为了切实推进企业档案管理信息化建设工作，必须实现统筹管理。

首先，国家有关部门应对企业档案管理信息化建设落后的企业进行针对性扶持，在规定期限内进行阶段性考核，对企业阶段性档案管理信息化建设成果进行验收，若合格后则继续给予扶持，若不合格则需要立即停止扶持并进行整改，从国家层面督促企业档案管理信息化建设工作。

其次，企业之间在进行档案管理信息化建设时应进行互帮互助。俗话说，三人行必有我师焉，在企业档案管理信息化建设中同样适用。虽然存在不可避免的主客观因素，阻碍企业档案管理信息化建设发展，但仍然有部分企业在档案管理信息化建设方面取得丰硕成果，其建设过程中的经验与教训值得其它企业学习。具有合作关系的企业，可将企业内部的档案管理人员派遣到其它优秀企业进行培训交流学习，这样参训人员便能够以积极的态度进行学习进步，既可以加强企业之间的关系，又能够呈现出合作共赢的局面。

2.3 提高档案管理人员综合素养，优化信息管理软件

为了提升档案管理信息化建设的效果，必须要从管理人员出发提升综合素养。档案管理人员的综合素养涉及到多方面的内容，如学科与多领域知识。首先，需要具备良好的政治素养，即将档案管理工作提高到政治高度进行认知，确保档案信息的安全性。其次，需要具备良好的业务素养，即全方位了解档案管理信息化操作流程及环节内容，能够熟练解决常见的档案管理信息化问题，熟悉各部门数据归档处理的规范要求，熟知档案管理所涉及到的各项法律法规等内容。最后，需要具备广泛的知识范围，即能够具备档案学的基础知识、计算机操作能力及管理学知识等。为了使各级别档案管理人员的政治、专业及知识素养能够达到相应要求，档案管理部门应积极开展培训活动，结合档案管理政策法规变化及对档案管理信息化建设的要求进行培训，使每一位档案管理人员能够不断提升综合素养。

档案管理信息化建设必须以信息软件为载体进行，所以软件系统内所储存的内容必须要与实物档案相符合。现阶段，档案管理信息软件应覆盖档案管理工作全过程，如档案电子图像从业务部门收取时需要增加审批过程，系统需要为各部门档案数据上传提供上下架查询功能。在大数据背景下，档案信息化管理应增强软件利用程度，借助网上档案管、虚拟现实等先进的信息技术，提供更高质量的档案信息化服务。此外，档案的更新关系到企业的健康发展，所以软件系统应保持稳定运行，为企业制定政策时提供基础数据参考作用。最后，需要档案管理信息化所涉及到的软件系统必须要保证安全性，在常规管理过程中优化保密工作，对系统内的关键数据进行加密处理，若需要使用必须经过严格的认证程序。

2.4 完善信息化建设基础条件，构建安全保障体系

档案管理信息化建设涉及到档案管理全过程，所以必须要具备相匹配的硬软件设备予以支持，可以说硬软件是档案管理信息化建设的基石，只有保证其牢固性才能够推进档案管理信息化建设发展。在硬件层面，各区域企业可根据现行的信息化管理需求及功能要求，配备相匹配的计算机、扫描仪、服务器等基础硬件设备，构建定期的硬件设备维修与更新机制，加大对硬件设备的资金投入。在软件层面，市场上所涉及到的软件种类繁多，各个企业档案管理工作者应选择适合于企业发展的软件进行使用，确保软件的各项功能能够保证档案管理各项工作的正常运行。在软件功能方面，尽可能进行精简优化处理，避免过多繁琐的操作流程而引起安全事故。

档案管理信息化建设还需要具备完善的安全保障体系。安全性是档案管理工作的重中之重，档案内部会涉及到大量的隐私数据，因此建立安全保障体系已成为刻不容缓的任务。首先，需要保证硬件实施的安全，企业档案管理者指派专人定期对所使用过的计算机、扫描仪及服务器等硬件设备进行检查维护，确保硬件在运行时不会出现故障或突发事故等现象。若发现线路或设备老化现象，则需要及时更换，切不可因资金投入而影响硬件设备的正常运行。其次，需要保证档案信息的安全。档案信息数据是开展档案管理工作的重要基础，它的安全性将会直接影响到档案管理工作效果。档案信息化系统内所储存的数据必须精准无误，即对传统保持的纸质档案进行数字化处理后所得。为了避免非法用户或未授予权限而入侵的现象，档案管理工作应加强数据加密、硬盘加密等技术的运用，实物档案应防止在保密室内，电子档案则需要在计算机内的制定位置进行保持，不可随意进行网络上传等操作，避免受到网络病毒侵害。最后，档案管理人员必须要对不可预知的风险做好提前应对措施，如地震、火灾等突发性灾害所造成的硬软件损坏及档案遗失等问题。档案管理人员，必须要严加防范病毒，对基层操作人员做好安全教育，使他们能够及时发现档案安全漏洞并采取科学合理的措施予以规避。

3 结束语

综上所述，提升档案管理信息化建设对于企业档案管理工作发展具有重要的促进作用，它可以提升档案管理工作水平，促进企业健康稳定发展。企业档案管理工作人员应充分认识到档案管理信息化建设的重要性，遵循档案管理信息化建设的原则，不断提升自身的综合素养，使政治素养及业务素养等能够符合档案信息化管理工作的要求，优化信息管理软件，完善信息化建设基础条件，进而确保档案管理信息化系统稳定运行。