医院印章档案管理现状

文/潍坊医学院附属医院 刘淑君

单位印章包含业务公章、党章、合同章、财务章等单位章，也有个人名章、部门章等，其中单位章是经单位所在地公安机关审批备案，并由公安机关指定的印章刻制公司刻制，是单位行使职权，开展各项工作的具有法律效力的重要印记与凭证。因其自身的特殊性决定了后期印章档案管理的极端重要性。现以潍坊医学院附属医院印章档案管理现状，谈几点体会。

一、医院印章分类

从印章属性来看，医院印章一般以实物印章为主，电子印章目前在医疗机构处于初级阶段，还未广泛应用。

从印章材质来看，医院印章以胶质印章为主。个人印章多为有机玻璃印章，光敏印章是最近几年才推广的新技术印章，一次加满印油可实现数百次甚至数千次扣盖，即印即干，相比传统印章更便捷。医院现刻单位印章多采用光敏印章。

从印章尺寸来看，医院圆章以38mm直径为主，个人方章以20mm边长为主，光敏印章没有绝对尺寸限制。

二、失效印章档案现状

失效印章是已经废止的印章。因单位机构变动、部门调整、人员调动等多方面因素，印章势必会随之变更，对已经弃用的印章要及时进行废止、收回、归档。而印章档案管理工作的重点和难点也在于此。印章档案是单位最容易疏忽管理的工作之一。1.失效时间较长的印章，只是孤零零地回收了印章实物，而前期刻制申请、启用公示、废止公示等一系列记载印章前世今生的配套说明文件没有被及时收集整理，甚至已损坏或丢失，因年代久远、人员变动等已无从考证它的来龙去脉，作为历史的见证，印章的价值很难得到较大程度的发挥。2.部分印章在废止后没有得到及时收回归档，导致印章损坏或丢失。涉及单位权威的印章在废止后如不及时收回，无法杜绝失效印章再次偷盖的现象，对单位造成的损失可能是不可估量的。3.部分失效印章回收存档，只是简单的实物摆放，在清洗、除尘、防伪、防腐等工作都处于停滞状态，存档工作只停留在初级阶段。4.失效印章与相关配套文件存档管理存在误区，印章与纸质文件简单陈列在一起，缺乏电子归档的支撑。5.失效印章很大程度是为了归档而归档，未考虑到印章对单位整个历史发展面貌的展示与价值的发挥。

三、加强印章管理措施

（一）分析原因，追回印章。对医院印章（包括旧章归档、现章使用、新章刻制）情况进行调查摸底，分析旧章缺失的原因，对遗落在个人或部门的废止旧章，指定责任人限期追回，对年代久远难以追回的旧章，可以通过走访离退休老职工回忆并结合有印迹的历史文件，做好口述记录与印迹历史文件的归档，最大限度地还原旧章历史，减少历史珍贵资源的流失，并由此做好遗失旧章印模的翻制（标注“翻制”字样）工作。

（二）设立奖惩措施。从前期刻制、启用、废止、归档，严格按照印章管理制度执行，由印章刻制负责部门与档案室工作人员联合监管，在职权范围内确保旧章及时上交，防止遗失的情况，促进印章档案的完整性、连续性。

（三）印章再次使用规定。印章归档后，原则上不得再次使用，因特殊业务确需补盖，用印部门要申请单位主要领导同意，档案室在接到用印部门提交的领导同意补盖申请表后才可盖章，且印章不得离开档案室，盖章行为仅限在档案室监控下操作，补盖文件需加盖“补盖”字样，杜绝偷盖、误盖行为可能对单位造成的恶劣影响。

（四）印章配套文件的归整。印章档案不只包含印章实物，还包含了印章前期刻制申请、启用公示、废止公示、入档登记等一系列配套文件，一并构成一套完整的印章档案。在印章接收入档的过程中，要特别重视印章配套文件的归档整理，在电子档案归档系统中特设独立门类，做好纸质文件电子化归档，与文书档案做好区分。

（五）不同材质的印章，保管要求不同。胶质、有机玻璃、钢质印章清洗相对简单，只需浸泡软毛刷掉黏着物，而用时已久且有些损坏的木质就需特别注意，不可浸泡，可先用软毛刷蘸取清洗液轻轻刷洗，将黏结在一起的脏物和印泥渣刷洗干净，切忌用针、锥子等乱挑，以免损坏印章的字平面与边框，清洗后放置在阴凉通透处，待干燥后涂少许蜡，用干净的棉布包裹严实归入印章档案盒。光敏印章自带印油，盖印清晰，易干易印，操作简单，但光敏印章也有它的缺点，在入档后该如何保管，是我们应该重点关注的地方。光敏印章软垫涂油可延期使用寿命，存档过程中要定期加注印油，保持印章印油可用，防止干裂损坏印章，但它的补充印油必须与原注印油是同品牌，否则可能会因为印油的使用不当而损坏印章。

（六）开发印章的潜在价值。印章档案是单位历史变迁的很好见证者，档案管理者在做好入档工作的同时，要促进印章档案资源的开发利用，可以通过与单位有关的年鉴、纪念册、收藏品等多种呈现形式的合作，主动发挥印章档案的潜在价值，避免出现“为了归档而归档”尘封档案。

（七）多交流多学习。走出去学习档案业务搞得好的单位的先进经验，参加档案业务培训班，学习档案管理的前沿知识，了解档案发展的现状与瓶颈，展开对热点问题的探讨，多方位吸纳档案管理知识，在交流学习中充实自身档案管理才干。

四、完善印章档案管理制度

印章虽小，关系重大，忽视印章的管理，可能会对单位内部日常运转与对外活动造成非常不利的影响。而单位印章相关制度不完善，管理手段落后，是医院普遍存在的现象，印章档案工作还处于初期阶段。加强印章的管理，就要完善从初期到结束的整个流程，从印章前期刻制、中期启用、后期废止与归档，制定一整套成熟完善的管理模式，并在单位做好知晓公示。

（一）印章刻制。用章部门填写印章刻制申请表，一式两份。印章刻制部门就印章刻制标准与要求做好公示，印章刻制的范围什么，印章刻制的标准是什么，刻制印章需要多长时间，需要提供什么证件与材料。印章刻制部门还要做好印章刻制申请表的留存工作。

（二）印章启用、废止。用章部门在领取印章前，填写印章启用收到表。若印章为废止换新或破损换新，务必填写印章废止登记表，做好破损、废止印章与登记表的回收工作。接收人不一定是印章管理人，印章刻制部门要对印章管理员做好印章保管宣教工作，包括用印范围、扣盖技巧、清洗注意事项、保密工作等。

（三）印章归档整理。印章刻制部门在接收旧章后，要及时将旧章与其刻制申请表、启用废止登记表，一并送交至档案室，与档案室工作人员做好清点交接工作。档案室工作人员根据印章的不同特点，做好清洁、编码、入档工作，并定期检查。