浅析办公室秘书公文写作能力的提升

王若松

摘要：随着社会经济水平的不断提高，人们对于工作中的办公写作能力有着越来越高的要求。就当前的阶段来说，有许多办公室秘书的公文写作能力欠佳，在很大程度上妨碍了办公室日常工作的正常开展。作为领导干部日理万机，工作时间相当紧迫，怎样给领导干部分担工作压力，辅助好领导干部日常工作，当好领导的勤快助手，是办公室秘书应当承担的责任。公文在实际工作过程中有着十分重要的作用，公文写作是办公室秘书的关键任务之一，怎样在新时期的环境下，迎合时代潮流，提高公文的写作水平，加快写作能力提升，是担任办公室秘书应当仔细思考与分析的问题。

关键词：办公室秘书;公文写作;能力提升

文字能力的提高，是需要有一个长期积累的过程。特别是它不是一个单纯的表达的问题，而是和写作者思想深度、思维能力、素材储备等方面直接相关的。我们很难说，一个没有思想、没有头脑的人会写出好的公文来。所以，勤于思考、善于思考乃是写好文章的前提。公文有着政治性、严密性、严肃性等特点，不能任意发挥，公文写作需要不断地进行规范化、制度化、严谨化，通过认真地思考，不断提升自我，才能逐步提高公文写作能力。

一、提高办公室秘书公文写作能力的必要性

公文写作是办公室日常工作中最重要的内容之一，公文是传达领导讲话的重要工具，是实施决策和指导工作的关键载体。这里提到的公文指的是广义的公文，不仅包括文件，还包括领导讲话、调研报告、汇报材料等。如果没有公文，办公室工作就很难正常开展。请求上级解决问题，要写请示;向上级汇报工作，要写报告;开会，要写讲话稿;安排部署工作，要发通知;与平行单位商洽工作，要写公函。办公室工作内容繁杂、千头万绪，对秘书的素质要求也是多方面、全方位的，但最重要的应该是公文写作能力。当然这种思考不是漫无目的的，而主要是就一件事情的分析能力和解决能力。有了良好的思考能力和逻辑能力，接下来就是要熟悉公文的特点、结构和语言风格。公文品质的好坏是评判办公室工作水平的一个关键标准。可以说，公文品质在一定程度上就代表了所在办公室的形象。如果公文品质很好，得到了领导的认可和各方的好评，那么办公室的整体形象就会大幅提升;反之，如果拿出的文稿文理不通、错字连篇、不知所云，办公室形象就会大打折扣。一名办公室秘书，从他写的文章就可看出其理論水平、政策水平、业务水平、文字功底、思维能力、工作作风，这就是所谓的“文如其人”。也可以这样讲，公文写作能力是办公室秘书的基本素质要求，也是必须具备的核心业务能力。

二、提高办公室秘书公文写作能力的方法

（一）重视公文写作材料

公文并不是依据办公室秘书的空想来完成写作的，它的完成涉及到了许多不同的材料，所以公文写作最重要的技巧就是采集和整理材料。材料采集是否合格会影响公文写作的速度和品质。无论是直接材料还是间接材料，都需要进行二次处理后才能使用。一般情况下需要对材料进行筛选并将其分类，材料的筛选要求剔除无用或不需要的材料，只留下对公文撰写有实际效用的材料。另外，在筛选材料时不能孤立地看待某一材料，因为部分材料单独来看或许并没有太大价值，但通过全局的眼光来看就能体现其价值，对材料进行分门别类有助于材料在使用时可以方便查找。也可以按照索引的方式将材料进行分类，这样只要检索索引就可以直接找到公文材料的位置。对材料进行二次整理，需要去粗取精。由于收集的材料有多种格式，因此更需要进行整理加工。在整理加工材料时要进一步对材料进行筛选，剔除过时的和重复的材料。对于一些重要的内容可以做好标记，也可以将重要的材料内容截取下来，单独放在一个文件夹中。收集和积累公文材料的目的是为了使用，因此公文的整理也要遵循实用性、时效性和真实性的原则。

（二）梳理公文脉络

在写作公文之前应当确定文章的主要意图，也就是明确主旨。确定写作核心在公文写作中起到了总领全文的作用。公文的核心要体现出合理与突出的特点，且要直言写作目的等主要内容，明确文章的主要内容，做到精确地把文中的要点凸显出来。在明确公文写作核心主旨时，部分办公室秘书容易陷入误区当中。也就是把自身当作公文的行动主体，实际上公文的行动主体是公文的阅读者，所以在明确写作主旨时要时刻牢记公文是对谁宣讲的。明确公文是给上级领导干部看的，还是下发给下级机关或所属部门的，或者说是给社会大众阅读的。弄清楚受文对象后，就要确定公文的主要内容了。公文是决定、命令、请示还是纪要，是采用上行文、下行文还是平行文。行文方向只要在明确发文和受文对象后就能确定。文种则要根据使用环境来通定，如是公布重要决定或者重大事项则使用公报用于记载会议主要情况和议事项就使用纪要;发布和传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事则采用通知文种。利用公文提纲可以看出公文的大致内容和结构，但是提纲并不要求把公文的全部内容书写出来，只需提纲挈领地写出主要内容即可。对于内容较少的公文来说，由于篇幅不长，因此只需明确先写什么，后写什么即可;而对于内容较多的公文来说，就需要罗列提纲结构。在落笔起草时要注意公文布局，以及公文语言和写作的规则要求。

（三）善于换位思考

要找准位置感，自觉站到领导的高度。位置感在机关当中十分重要，对于公文写作来说也是非常关键。公文不是自己的感想文章或者文学创作，所以，不能意气用事，至少在形式上不能成为宣泄或者表达自己的情绪的阵地。要永远记住公文写作不代表我们自己，它代表着领导或者组织，所以，我们在思考问题和表达叙述当中，都要主动占在领导或者组织的位置上。这篇公文是对上的还是对下的或者平级单位之间的，要首先弄清楚并贯彻在文章的始终。想要占在领导或者组织的角度来思考问题和写作公文，就必须要注意对领导讲话和领导意图的领会。有人深有体会地说，“我们不是领导，但却不能不站在领导的位置上关注领导关注的问题、考虑领导考虑的问题”。事情确是如此。我们要写好公文，对领导的思路、想法甚至风格都是认真琢磨的。这种积累主要在平时生活当中。你要特别留意领导的每次讲话和表态，有时候可能只是三言两语，但你却可以体会到他的态度和想法。这种“跟随”是非常有益的，不但可以锻炼我们思考问题和解决问题的能力，也可以实现我们与领导之间的密切交流，只有这样，才能不断的在实践中提高办公室秘书公文写作能力，从而真正从实处为领导干部分忧。

三、总结

学习公文写作是每一位从事办公室秘书工作的人员更好地履行岗位职责、提高自身写作水平的重要途径。提高公文写作水平是了解和把握其内在的特点和规律，有效地提高公文质量水平，促进公文规范化的重要前提基础，而公文的质量和规范化，能够在很大程度上反映企业管理的质量和规范。

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