“互联网+”时代事业单位档案管理创新路径探索

李文佳

【摘 要】随着互联网技术的不断发展，事业单位档案管理方式也发生了巨大的变化，作为政府和公民信息的重要保存方式，事业单位档案管理是公共管理的重要环节，应当增加对于信息互联网技术的应用，增加管理的高效性。本文就当“互联网+”时代下事业单位档案管理存在的问题进行研究，并提出相应的管理创新路径，以供档案管理部门参考。

【关键词】互联网时代;事业单位;档案管理;创新路径

随着互联网技术对各行各业的渗透，信息化技术手段对事业单位档案管理模式产生了严重的影响，事业单位通过对档案管理模式的创新可以有效提高单位的信息化水平，提高信息资源利用率，更好的为公众提供公共服务职能。

一、档案管理信息化的意义

（一）方便档案信息共享

信息化档案管理改变了以往传统的纸质档案记录方式，采用电子数据的形式，将信息资料储存于信息化媒介之中。方便工作人员对于档案的分类检索，且档案保管更为安全，避免出现丢失或者损毁，减少了档案所占有的空间，方便数据的传递共享。各个部门通过互联网传输功能，可以对数据进行传递、浏览、下载等，数据可以通过自动化办公系统进行分类存储，用户可以随时随地通过互联网对数据进行调用、查询和下载[1]。

（二）提高檔案管理工作效率

通过对档案的信息化管理，可以有效减少工作人员的工作量，提高工作效率，避免了人工管理中容易出现的错误。通过信息化档案管理平台，可以高效快捷的完成对档案的智能化收集，方便管理者进行分类检索，极大的节约了档案管理工作的时间，有效避免了档案信息中发生的差错问题。

二、事业单位档案管理中的不足

（一）信息化管理水平低

随着事业单位档案数量的不断增加，许多单位通过扫描等技术对电子档案进行收集，提高了电子档案的处理速度，但是信息化程度不足。扫描技术大多通过人工进行，收集速度较慢，工作效率较低。事业单位对于信息化平台和技术的应用不够重视，管理机制建设不够完善，信息化水平较低。

（二）信息化管理存在风险

许多事业单位对档案管理缺少风险意识，影响了事业单位档案管理的安全。例如，用于存储电子档案的计算机媒介，在互联网状态下，容易受到电脑病毒的感染或者黑客的恶意入侵，电子档案存在被盗或者损害的危险。事业单位缺乏专业的信息化安全管理人员对数据进行专业保护，信息化管理存在风险。

（三）信息化资源利用率低

事业单位的档案可以为决策带来重要的数据支持，是单位的重要资源，可以帮助事业单位进行工作情况的总结和归纳。但是目前，许多事业单位缺乏对信息化档案资源的利用，忽略了档案的重要价值，影响了事业单位的发展。

三、互联网+”时代事业单位档案管理创新路径探索

（一）加快事业单位档案管理的信息化进程

传统的档案保存，都是工作人员将纸质档案分类保存于专门的档案室内。工作人员需要对档案进行分类、整理、保存等工作，工作效率较低。随着互联网时代的来临，工作人员要充分利用信息化手段，对档案管理模式进行创新。事业单位可以与专业的信息技术企业进行合作，通过专业的电子信息技术，构建起档案管理的电子信息化平台，购买专业的扫描设备和软件，对传统的纸质档案进行扫描，将纸质档案数据转换成电子数据。在信息化平台上，采取合理的记录分类方式，将电子数据进行分类管理，建立起纸质档案与电子档案的关联，实现电子档案信息化线上和线下的同步管理。

（二）保障信息化档案管理的安全

事业单位在进行档案管理时，要注重对于档案安全性的保障。首先，安排专业人员对单位的网络环境进行实时的监控和保护，采用专业的防火墙技术保证事业单位网络不会受到恶意的黑客攻击，使用功能齐全的专业杀毒人软件对计算机设备系统进行病毒的查杀，保证数据不会受到感染。对电子数据进行及时备份，避免数据发生丢失[2]。其次，要对信息化档案平台设立访问权限机制。构建严格合理的管理制度和流程，对档案管理安排专人负责，保证电子档案管理的严谨性和独立性。对于使用电子档案的部门，建立严格的授权审批制度，减少信息化档案系统非法采访的发生概率，保证数据的安全。最后，建立访问记录机制。对登录到信息化档案系统的用户进行全面的记录，包括登陆的时间、地点、设备号以及进行的操作等，保证档案管理人员进行事后追踪的途径。

（三）建立信息化档案数据库

事业单位应当加强对于信息化档案的利用率，建立起信息化档案平台，科学高效的对档案数据进行管理和使用。加大对于信息化硬件和软件的投入，对信息化手段进行及时的更新和优化，实现档案数据的统一管理，加强档案资源的整合利用。及时更新档案信息数据库，保证数据的准确性，更好的为公众提供公共服务。

四、总结语

在互联网环境不断发展的趋势下，事业单位要加强对于档案信息化管理的重视，建立起成熟的档案管理信息化平台，对数据的安全性进行保障，对信息化档案数据库进行及时更新，提高信息资源的利用率，满足更好的公共服务功能。

参考文献：

[1]魏峰. 事业单位档案管理创新路径探索[J]. 兰台内外，2019，239（02）：29-30.

[2]姜红缨. 大数据时代事业单位人事档案管理创新路径研究[J]. 办公室业务，2020，No.332（03）：153-154.

（作者单位：河北省承德市围场县社会保险事业管理局）