多院区医院图书馆管理和服务存在的问题及其对策

2020-01-06

中华医学图书情报杂志 2019年9期

多院区医院是指拥有2个或2个以上院区的医院,由20世纪80年代初期卫生系统改革产生的医疗合作体发展而来[1]。随着医疗需求的增大和医院整体实力的提升，不少医院通过异地新建、原址或附近地块改扩建、托管兼并、合作办医等方式重组,形成了如今相当数量和规模的多院区医院[2]。这些医院根据多院区组建方式的不同,可分为紧密型、松散型和混合型[3]。其中紧密型拥有同一法人,管理模式一体化；松散型的各院区拥有相对独立的法人代表，管理方式呈现复杂化、多元化；混合型则是两者皆有。一院多区的模式也让医院图书馆的服务对象、场地、服务模式均发生了改变。相对于多馆制体制较成熟的高校和公共图书馆,多院区医院图书馆的研究起步较晚,还缺乏有效的建设方案，现有的医院图书馆管理服务模式已无法满足多院区医院的发展需要。本文通过问卷调查的方式，了解和分析目前多院区医院图书馆的管理和服务现状，旨在找出多院区医院图书馆存在的问题，探索可行性对策，为医院管理者决策及制定统筹规划提供参考依据。

1 调研对象和方法

通过电话或网络咨询的方式了解国内部分二级以上医院的图书馆是否有多院区(或分院)及其大概情况，再针对性地采用网络投放、直接发放和电话采访等方式对多院区医院图书馆进行问卷调查，并用软件SPSS 21.0统计分析。调查内容包括医院院区设置、馆区设置、规章制度、人员管理、经费管理、文献资源管理、读者服务、对外合作等。

前期初步调研全国12个省、自治区及直辖市共200家二级以上医院，其中多院区医院115家；再从多院区医院中随机抽取78家医院图书馆(江苏39家，广东16家、上海9家、河北5家、山西2家，内蒙古、陕西、广西、河南、四川、云南、浙江各1家)发放问卷，回收问卷51份，回收率为65.4%。其中有效问卷49份，无效问卷2份，可辨有效率为96.1%。

2 调研结果

本次调研的49份有效问卷中，广东12份，江苏22份，上海7份，其他省份8份。

2.1 医院概况

在被调查的医院中，共有43家三级甲等医院、3家三级乙等医院、3家二级医院。其中有2个院区的28家，3个及以上院区的21家，最多的有6个院区。

2.2 多院区医院图书馆设置情况

问卷调查结果显示，只有32.7%的医院为每个院区都设立了图书馆，67.3%的医院设置的图书馆数少于院区数。有意向为未设立图书馆的院区设立分馆的有17家，占34.7%；没有意向设立的有32家，占65.3%。

2.3 资料室设置情况

49家多院区医院中有17家医院设置了部门资料室(图书室)，占34.69%。其文献来源主要是图书馆采购(41.18%)和部门资料室(图书室)自行采购(41.18%)，还有17.64%的资料室文献来源是两者兼有。由于医院有些部门特别是临床专科对本专业的专科建设非常重视，文献资源的需求量较大，而图书馆相关馆藏无法完全满足其需要，因此资料室仍然有其存在的必要。

2.4 规章制度设立情况

在被调查的多院区医院图书馆中，只有11家制定了多院区管理或合作模式的规章制度，占22.45%。

2.5 多院区读者服务情况

调查结果显示，文献借阅和电子阅览仍是图书馆的基础服务，超过50%的医院图书馆开展了在线咨询、读者培训和定题检索等专业服务，大约33%的医院图书馆开展了课题查新、论文查收查引查证、专题情报服务、论文查重、文献翻译等深层次服务，还有一小部分医院图书馆提供空间预约、自媒体创作等延伸服务(表1)。

表1 开设读者服务项目情况

在被调查的49家医院图书馆中，85.72%的图书馆已为其他院区读者提供服务；6.12%的图书馆暂时没有为其他院区读者提供服务，但是有意向开展这项服务；30.6%的图书馆配置有物流车，方便院区间或馆际文献流通。

49家被调查的医院中，有33家设置的图书馆数量少于院区的数量，即部分院区未设立图书馆；未设立图书馆的院区读者的文献获取情况依次为：去其他实体馆(占63.64%)、共享图书馆门户网站(占57.58%)、其他(如通过账号密码登录数据库、使用手机App等，占33.33%)，校园网(VPN或光纤)(占18.19%)、不清楚(占6.06%)。

2.6 对外合作情况

本次调查的49家医院中，32家医院图书馆与高校图书馆有合作，占65.31%；6家医院图书馆与公共图书馆有合作，占12.24%；20家医院图书馆与其他医院图书馆有合作，占40.82%。其中，20.4%的医院图书馆同时与高校图书馆、其他医院图书馆有合作，8.2%的医院图书馆与三者均有合作。

2.7 多馆制医院图书馆管理情况

本次调查中，有21份问卷结果显示所在医院设有2个及以上图书馆。以下重点分析这21份多馆制医院图书馆的问卷调查结果。

2.7.1 馆际隶属关系情况

21份多馆制的问卷结果显示，52.38%的图书馆采用独立运营的形式，各馆间人员、资产等独立管理，无隶属关系；47.62%的图书馆是“总馆-分馆”的隶属关系，总馆对下属分馆进行一体化管理。

2.7.2 人员管理情况

47.62%的医院图书馆人员由总院统一招聘、考核和管理，52.38%的由各院区自行招聘、考核和管理，其人员管理方式和馆际隶属关系相关。人员专业设置情况排名依次为图情类(占76.19%)、管理类(占47.62%)、医学类(占38.10%)、计算机类(占33.33%)和其他(占23.81%)。图书馆人员专业设置的多样化，一方面因为图书馆专业发展的需要，另一方面因为存在医院其他部门人员调派的现象。

2.7.3 经费管理情况

21家被调查的多馆制医院图书馆中，有10家是由总馆统一划拨、管理经费的，占47.62%；11家是自行管理经费的，占52.38%。该结果与医院管理模式及馆际隶属关系相关。

2.7.4 馆藏资源管理情况

多馆制医院图书馆的馆藏资源管理模式也与馆际隶属关系有关。一体化管理的10家医院图书馆采用的是总馆统一采购或自行采购、总馆统一编目的模式，独立运营的11家图书馆均自行采购、自行编目。另外，本次调查中有18家医院图书馆使用了图书管理软件，其中66.67%的管理软件支持多用户。

3 多院区医院图书馆存在的问题

3.1 缺乏统一、规范的规章制度

本次调查结果显示，只有不到25%的医院图书馆制定了相应的多馆间管理或合作的规章制度，各医院图书馆在人员、经费和馆藏资源等方面的管理上存在较大差异。目前，医院图书馆的相关规范标准几乎没有提及多馆制建设，而那些已成熟的制度、标准仅能对医院图书馆提供有限的帮助，因此大部分多馆制医院图书馆缺乏统一、规范的管理指导。

3.2 未能充分整合各分馆资源

有些医院以兼并、托管形式发展分院区，院区之间的联系不紧密，职能机构多有重叠，导致各院区之间的行政隶属关系各异。本次调查结果显示，50%以上的医院图书馆以独立运营的形式存在，由于行政隶属问题，无法对各院区图书馆人员、经费、馆藏资源进行一体化管理，也缺乏与其他各馆间的合作；部分虽同属一家医院但独立运营的医院图书馆，由于合并前使用的图书管理软件不同、建库标准不同，信息一体化建设较落后，没有联合目录，所以馆藏建设无法做到统筹规划，可能存在分类不集中、布局不合理、重复订购等问题；还有部分医院图书馆之间未能实现电子资源共建共享。

3.3 各院区读者服务水平不均衡

本次调查结果显示，66.7%的医院未设立实体图书馆的院区(或分院)。由于空间距离、物流配置、网络配置、知识产权的限制，这些未设立实体馆的院区读者主要通过有限的线上服务获取文献，不能与其他有实体馆的院区读者享受同等服务，尤其是无法直接获取馆藏纸本，需要去其他院区实体馆借还。甚至还有部分医院对这些读者未开通服务渠道。另外，各医院图书馆人员业务水平参差不齐，开展的服务项目层次差异较大，缺少统一的服务标准，造成各院区服务水平不均衡。

4 对策

4.1 选择合适的管理模式

由于各方因素的影响，部分由总院扩建产生的新院区尚能达到一体化的管理，但部分合并或协办产生的院区由于人财物管理方面的复杂性，短时间内很难完全做到一体化管理。因此，多院区图书馆要按照医院的实际情况，因地制宜地选择合适的管理模式。

4.1.1 “总馆-分馆”模式

一体化管理的多馆制医院图书馆可选择“总馆-分馆”管理模式，这也是高校图书馆和公共图书馆最常见、最有效的管理模式。笔者根据医院图书馆的实际情况将其再细分为3种模式：一是总馆利用现有资源和管理经验，对各分馆直接进行集中式管理，分馆的人员、经费、资产均由总馆统一划拨分配，即“直管式管理”；二是分馆提供馆舍、人力和资金，总馆指导分馆进行文献资源建设和读者服务，并对分馆人员进行统一培训和考核，人员、经费和资产仍归属于分馆，即“协管式管理”；三是总馆负责制定全院图书馆的发展目标、计划等重要决策，各分馆再根据自己的实际情况制定具体的措施，各司其职，总馆在分馆运营过程中对其进行监督检查，并提出指导意见，即“分级式管理”。各院区图书馆可根据自身情况，灵活采用以上管理模式。

4.1.2 “总馆-资料室”模式

资料室作为该学科的重要补充，具有专业性、独特性和灵活性等优点[4]，但也存在条件较差、服务对象有限、读者服务较单一等问题。因此可由总馆适当介入管理，将资料室的文献资源作为图书馆馆藏规划的一部分，总馆对资料室的文献采购进行指导或推荐，采购的文献统一编目录入。这样既能及时为该部门提供最新文献出版信息，又能有效避免重复购买和扩充总馆的藏书量。文献来源可由所在部门独资或图书馆和部门共同出资以采购新书或增加副本数，文献仍存放在资料室可增设其他非该部门的读者阅读权限。该部门选择一人作为图书馆联络员负责管理资料室文献，由图书馆定期对其培训。

4.1.3 “总馆-虚拟分馆”模式

对于没有设置实体分馆的院区，可先设立网上虚拟分馆，总馆委派专职人员负责虚拟分馆平台的搭建及维护工作[5]。虚拟分馆平台在总馆的门户网站上设置专属链接，除了共享总馆的电子资源和线上服务外，还可根据院区专科的设置情况，重点收集和展示该院区相关学科的发展现状和工作重点，为以后发展实体分馆奠定基础。

4.1.4 “馆间合作”模式

短期内无法实现一体化管理的多馆制医院图书馆可采用“馆间合作”的管理模式，统筹规划，减少管理不统一的弊端。由各馆馆长组建医院图书馆建设小组，执行统一的规章制度，建立统一的馆藏联合目录；通过定期会议讨论的方式，统筹制定各馆工作计划和工作重点，优化各馆功能布局和文献资源建设，避免重复订购[6]；制定各院区读者权限、异地借阅规则，最大限度地保证所有院区的读者都能享受到各馆的服务。

4.2 加强信息一体化建设

多院区多馆制医院图书馆要整合各馆文献资源、统一读者服务标准，需加强各馆一体化建设。鉴于多院区医院一体化管理的复杂性，医院图书馆可先从信息一体化建设入手，通过信息集成和共享，完成对各馆运行情况的一体化管理和干预。如各院区图书馆统一图书管理系统，统一编目，合并建库；使用不同图书管理系统、自行编目建库，暂时无法统一的可通过第三方数据库公司完成不同库的汇总，并建立联合目录；各馆统一线上业务流程，实现各馆服务水平均质化，做好馆内文献资源检索、图书预约、馆际互借、讲座培训等“一站式”线上服务[7]；通过医院图书馆门户网站、微信公众号等平台对各馆的特色馆藏、特色服务进行宣传，提升读者对各院区图书馆的认知度等[2]。

4.3 优化调整各馆功能定位

调查结果显示，各图书馆在馆舍面积、人员、经费、文献资源建设、开展服务项目等方面均存在差异。如何利用有限的空间、人力、物力和经费，最大限度地提高各馆的服务水平成为医院图书馆需要思考的问题。笔者认为，图书馆领导者首先应明确自己的优势和劣势，找准自身的定位和工作重点；其次，可根据各院区发展定位、专科建设的侧重点以及读者需求，统筹规划各馆的发展方向，在满足本院区发展的前提下，适度调整各馆的功能定位，科学管理，通力协作。

对于一体化管理的各馆，可将面积较大的馆作为馆藏服务的重点场所；高学历人员集中的馆应大力开展查新、编译等专业读者服务；面积较小的馆可实行文献部分虚拟化，将部分纸质馆藏转移到其他分馆[6]，重点完善电子资源建设和读者服务。人员和面积都有限的，可设立自助图书馆，通过门禁刷卡进出，提供24小时文献自助借还和电子阅览室服务等。

对于无法进行一体化管理的各馆，可通过协议的方式按照各馆馆舍条件和业务水平划分各自的重点服务类型，强化和重点推介各馆的优势和特色服务，向各院区所有读者开放。

4.4 建立多馆制医院图书馆管理制度

目前，公共图书馆对总分馆制的建设意见和服务标准已有了明确的法规指导[8]，高校图书馆规程也对总分馆建设给予了指导意见[9]。鉴于高校图书馆、公共图书馆与医院图书馆在资源建设条件、行政管理等方面存在较大差异，其已成熟的制度、标准仅能提供有限的帮助。因此急需建立多馆制医院图书馆管理制度，明确建设方向，统一管理标准。各馆依照管理制度，根据实际情况制定详细的管理细则，在管理和服务中协调一致、有章可循，有助于各馆向同一个目标均衡发展，让各院区读者均能平等地享受到专业的服务。

4.5 重视各个院区的读者需求，完善读者服务

4.5.1 按需分配馆藏资源，做好文献调拨

为了让各院区读者最大可能地直接获得所需文献，减少等待时间，控制时间成本和运输成本，医院图书馆可通过对各院区读者需求情况以及院区专科建设的大数据分析，建立馆藏分配预测模型，提前预测各类文献的需求量，及时将文献按需分配到各院区图书馆[10]；根据读者利用情况，定期进行文献调拨，建立动态典藏机制；分析异地还书的情况，异地借阅数据对馆藏分配方案的修正有很高效的指导作用[11]；配备物流车，及时将预约的文献资源送至申请馆或将异地归还的图书送回原馆。

4.5.2 为暂未设立图书馆的院区读者建立服务渠道

为了保障所有院区读者的需求，应该为未设立图书馆的院区读者建立完善的服务渠道。如各实体馆放宽文献预约范围和读者权限，保障其他分院读者的入馆借阅和上网需求；通过账号密码、校园网、VPN等方式接入总馆门户网站和数据库网站，共享电子资源，同等享受总馆信息咨询、文献远程传递、定题检索、论文查收查引查证等在线服务；建立流动图书站和借还服务点，满足读者异地借阅需求。

4.6 加强对外合作

4.6.1 与公共图书馆合作

医院虽然专业性很强，但是读者依然有阅读本专业以外的综合类图书的意向。受经费影响，医院图书馆在非医学类图书的投入很少，而公共图书馆又具有完善的开设分馆的机制，所以与公共图书馆跨领域合作成为了可能。如天津市图书馆与天津市传染病医院合作在该医院开设分馆，定期将综合性图书投放到分馆供读者借阅，并利用现有资源协助分馆建立医院数字图书馆，取得了很好的效果[12]。因此，与公共图书馆合作开设分馆，既能间接扩充图书馆的馆藏资源，又能满足各院区读者对文化知识的需求，同时医院图书馆也能从合作中获得多馆制管理的经验。

4.6.2 组建区域性图书馆联盟

医院各院区图书馆除了开展院内合作外，还可参与组建区域图书馆联盟，特别是暂时无法达成合作协议的独立运营的各馆，均可通过这个渠道建立联合目录，实现资源共享，创造合作机会；通过联合购买，降低采购成本；馆员积极参与联盟内提供的培训或研讨会，获得继续教育机会，提升自身水平，及时掌握新知识、新技术，分享和借鉴各馆的工作经验。如上海交大医学图书馆联盟[13]、上海复旦大学医学图书馆联盟[14]享受各成员馆间“一站式服务”的创新模式，较大程度地实现了信息资源共享。