企业电子文件归档和电子档案管理问题及对策研究

2020-01-06徐佳

中国金属通报 2020年17期

徐佳

（陕西有色金属控股集团有限责任公司，陕西西安 710075）

由于现代社会信息化的程度越来越高，企业电子文件和电子档案成为了社会和企业发展重要的资源，因此企业需要加强自身电子文档以及电子档案的管理，从而适应现代社会的不断发展。但是现阶段企业电子文档归档和电子档案的管理还存在非常多的问题，这严重影响了管理能力的提升。这就需要相关人员针对其中存在的问题进行研究，寻求解决问题的对策和方案。

1 存在的问题

1.1 相关制度不到位

管理中存在的问题往往是相关制度的缺失导致的，企业电子文档归档和电子档案的管理问题也不例外。目前很多企业对于这项工作不够重视，这就导致企业在制定相应制度时敷衍了事，甚至很多企业根本没有建立相关的制度，这就造成了很多操作和管理环节不够严格和规范，这样不可避免地造成整个管理工作的低效和无序，这严重阻碍了这项工作的顺利开展。

1.2 存储格式不明确

在电子文档归档和电子档案的管理中，电子文档的存储占据了十分重要的位置。在对电子文档进行存储的过程中，其存储格式非常关键，只有采用合适的存储格式，才能更好地对电子文档进行长期的保存和利用，然而现实中，很多企业并没有针对其存储格式进行严格地要求，往往导致电子文档无法完整的存储，甚至导致文档的缺失和损伤，使得电子文档无法重复使用。

1.3 元数据设置不规范

在电子文档归档和电子档案的管理中，需要涉及非常庞大的数据信息，为了更好地管理和利用这些信息就需要对这些信息设置合理的元数据，从而方便对这些文档进行科学地管理，但是在实际工作中，元数据的设置往往缺乏科学规范的标准，元数据项设置不够合理，尤其针对多媒体，图像等信息时，这些特殊的文档格式，更需要对其元数据进行合理地设置。

1.4 缺乏文档检测标准

在进行电子文档的存储和管理时，需要对电子文档进行相应的检测，使得其满足相应的要求，从而增强其实用性。但是在现阶段，很多企业都缺乏相应的检测标准，使得在电子文档的管理过程中缺乏对电子文档进行相应的检测，无法保证电子文档的真实，完整，安全，可用，严重影响电子文档的重复运用。

2 相关对策

2.1 制定科学的制度

科学的管理制度是保证企业电子文档和电子档案管理的关键。企业要针对现有的问题制定相应的管理制度，要针对企业各个部门的电子档案以及文档制定相应的管理制度，细化相关操作以及相关的检测，规范文档的存储格式以及接口。只有这样才能建设一个科学规范的电子文档归档和电子档案管理系统，从而实现对电子文档归档以及电子档案管理的规范化，提升其管理水平，进而提升企业电子文档和电子档案的利用效率。

2.2 明确存储格式

电子文档的存储对于企业电子文档归档以及电子档案管理有着至关重要的作用，因此企业要明确各类文档的存储格式，保证企业电子文档存储的安全性，完整性以及合理性。企业要针对自身的实际情况，制定相应的文档存储格式，对不同类型的文档要采取统一的存储格式，这样有利于企业对这些文档的重复利用。在文档进行归档的过程中，要对其文件格式进行转换，从而对电子文档的格式进行统一。

2.3 制定元数据管理方案

在对电子文档进行管理的过程中，元数据信息是非常重要而不可或缺的，因此企业要根据自身的实际情况制定相应的管理方案，从而更好地对元数据进行管理。元数据是用来描述文档特征，类型等信息的重要数据，通过元数据可以更好地对文档进行归档，分类，存储，查询，使用，提升电子文档的管理效率。企业制定相应的方案要保证其科学性，有效性，明确元数据涉及的内容，获取方式。

2.4 归档范围

企业对于电子文档的归档范围有一个明确的认识，制定合理的归档范围。电子文档归档应该尽可能包含企业所有有价值的文档，这其中包含来自各个业务部门的电子文档，对于各个业务部门有价值的可重复利用的数据要对其进行归档，因此企业要制定严格标准，帮助工作人员对数据的价值进行判断，从而更好地帮助企业完成电子文档的归档工作。

2.5 文档检测

在电子文档归档和电子档案的管理过程中，需要对文档进行一系列的检测，这样有助于企业对这些电子文档的重复利用。在文档检测的过程中要保证文档满足安全性、完整性，可用性，真实性。企业在制定相关标准和规则时，要保证着电子文档的安全、完整、可用、真实，只有这样电子文档归档和电子档案管理工作才有实际的意义，相关文档才有被重复应用的价值。