企业人事档案的规范化管理策略分析

2020-01-06刘静

科学与信息化 2020年35期

刘静

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引言

在企业人力资源管理工作中，人事档案管理是一项重点内容，将直接对员工自身利益产生影响。在现今企业发展中，在人事档案工作开展的规范性存在不足，并因此对实际工作开展效果产生了影响。对此，即需要能够对该项工作引起重视，以科学措施的应用提升工作规范化水平。

1 目前存在问题

在现今企业的人事档案管理工作开展中，还存在着一定的问题，其主要表现在：

1.1 档案材料不完整

在现今很多企业在发展当中，存在长时间没有整理归档人事材料的情况，使很多员工在基本信息方面都存在不准确的问题，在收集人事资料时，更多的对结论性材料具有重视，而在员工技术能力、成长资料方面材料在收集中则存在不足，因完整性缺乏情况的存在，无法以公正、客观的方式为企业人才任用提供参考，没有充分发挥出技术应用价值。在近年来人力资源管理信息化发展中，人才开发、绩效管理在企业发展中具有了更大的影响力，并使得传统人事档案管理无法有效的满足企业发展需求。在人事档案中，因缺少细致的岗位变更材料以及考核评定资料，则将因此对企业人力资源管理产生较大的影响[1]。

1.2 管理专业性差

对于人事档案管理来说，其是一项具有较强规范性以及政策性的工作，不仅需要设置专门的管理部门，对于工作人员素质也具有较高的要求。但就目前来说，很多企业并没有对专门的人事档案管理部门进行设置，也没有设置专门的人员进行管理，在从事该项工作的人员中，往往缺少档案专业背景，对于档案操作情况存在不够熟悉、不够规范的情况，仅仅能够进行档案的简单收集分类，并没有对该项工作的重要性形成充分认识。此外，在场所建设方面也存在不足，部分企业较多的将库房作为档案是进行使用，该情况的存在，则使得很多档案室内部设备较为陈旧，在防潮、防火等方面无法满足标准要求，无法保障档案的安全性以及完整性，很可能使档案材料出现损坏丢失的情况。同时，对于那些有价值的档案，没有得到有效的保管，而没有价值的资料则存在长期保存的情况，也将对企业的健康发展造成了阻碍。

1.3 信息化建设滞后

在现今信息化、网络技术不断发展中，使得信息化技术也逐渐应用在档案管理当中。从目前来说，很多企业在信息化建设上存在不足，没有做好档案信息信息化的软硬件建设，没有科学使用档案管理软件进行管理，并因此使该项工作无法对现代化发展需求进行满足。

2 规范化管理方式

2.1 完善制度建设

在发展当中，供电企业需要当档案法相关要求进行认真贯彻，根据档案规范管理需求，在充分联系工作实践的情况下，对各项档案认识档案管理制度进行制定与完善，保证该项工作能够有章可循，使工作具有规范与标准化特点。同时，管理人员也需要结合档案的分类、用品标准与档案内容规范整理人事档案资料，积极使用计算机网络技术，对员工工作业绩、成长经历与个人资料等进行全方位管理，及时做好更新，使该项工作能够向着规范化方向发展，对“以我为主”的立卷归档原则进行落实，保证该项工作能够向着标准、规范化方向发展，为该项工作的良好完成打下重要基础[2]。

2.2 加强档案管理

为了能够保证档案管理效果，需要能够从以下方面开展工作：第一，供电企业需要对专门的人事档案管理部门进行建立，对符合要求的档案室进行设置，保证档案资料能够更好保存。同时，对专门的人事档案部门进行设置，这也正是实现档案规范化管理的前提与基础。可以说，硬件设施的设置情况，将直接关系到档案管理工作效果，在做好档案室建设的同时，也需要做好能够做好防火、防潮、防盗功能专用库房的建设，并做好区域的设计分隔，有效的分隔办公室、档案室以及阅览室；第二，在做好硬件基础设施建设的基础上，也需要做好专业档案管理人员的招聘与选拔。对于档案管理来说，其是一项具有较强专业性的工作，对工作人员的业务水平以及理论知识具有较高的要求，人员的素质水平更是将关系到档案工作开展质量。在该种情况下，即需要能够加强档案管理的队伍建设，在提升队伍素质水平的情况下，保证企业能够获得快速的发展。对此，企业即需要对该方面工作引起重视，保证档案的规范化管理，对管理人员做好技能培训、职业道德教育以及规章制度等相关的内容的培训，以此实现档案管理人员工作综合能力与档案管理业务水平的有效提升。

2.3 完善利用机制

档案工作开展的目的，即是更好地进行利用。具体来说，即是档案的使用者通过管理系统对档案信息进行搜索与提取，以此对具体管理、工作的需求进行满足，这也正是充分利用档案信息的过程。在企业发展当中，档案信息的完整性对企业文化建设、发展都具有十分重要的作用，在企业很多工作当中，都需要具有可靠、完整的信息资源。通过人事档案价值的充分发挥，则能够在有效实现档案管理目标的情况下，使外部环境同人事档案管理系统之间能够进行有效的沟通与联系，而这也都同档案的开发量用机制具有密切的联系。对此，企业即需要能够对适合企业发展的档案开发利用机制进行建立，从以下方面入手开展工作：第一，要结合企业实际，对适合自身发展的档案检索体系进行建立，结合计算机检索系统同传统的人士档案检索系统，通过计算机网络工具的应用进行检索，能够起到提升检索速度的作用，更好地对档案信息共享优势进行发挥；第二，要做好科学咨询服务体系的建设。作为档案的管理人员，需要能够充分了解人事档案系统，对利用者在查阅资料时提出的问题及时进行解决，保证管理系统能够充分发挥效果，以此为企业的发展提供高效服务[3]。