水利工程竣工验收中档案管理问题与对策

徐 华

（山东省调水工程运行维护中心胶州管理站，山东 胶州266300）

水利工程档案管理工作的开展，能够为水利工程相关工作提供有效的数据信息支持，比如结合档案信息资料，了解水利工程的设计情况、施工情况及竣工验收质量等。为了进一步提升水利工程竣工验收档案管理工作的质量，针对水利工程竣工验收中档案管理存在的问题进行分析探究。

1 存在的问题

水利工程竣工验收工作中档案管理存在的问题，会影响整体工作的质量及效果。总结起来，具体问题如下：

1.1 文件形式有待规范

在水利工程竣工验收档案管理过程中，应当切实保证档案文件信息的规范性。但目前有些水利档案的部分原始资料缺乏规范的书写格式；存在检验记录签章不够齐全的状况，在竣工图方面也缺乏规范性；有的还存在未能将设计变更等相关内容体现出来的问题。这些问题将对水利工程建设项目的验收及交付造成一定影响，不利于保障整体档案管理工作的质量。

1.2 文档归档不够齐全

在档案管理工作开展过程中，有些水利工程建设项目缺乏项目前期文件及资料，或出现工程文件原始资料缺失、遗漏等状况，亦或者缺乏相关文件的批复程序文件。此外，文档存储处于分散状态，不利于文档的管理及利用。显然，在水利档案信息资料归档证据不够齐全的情况下，便难以体现档案信息资料的规范性及真实性，进而难以为水利工程提供客观、科学的档案信息支持，不利于水利工程可持续发展。

1.3 文件整编不够规范

文件整编，是水利工程竣工验收档案管理的重要环节。然而，基于具体管理工作开展过程中，一些水利工程建设项目存在较多的问题，如档案管理人员组卷缺乏合理性；相关信息资料在分类方面不够科学；未能根据相关规范标准要求进行卷内目录的编写，且备考表不规范等[1]。当以上文件整编作业不够规范科学的情况下，会使水利工程建设项目验收工作的质量受到影响。

1.4 声像材料归档存在一定难度

在水利工程竣工验收档案管理工作中，声像材料归档是非常重要的一项工作。但是，由于部分声像材料缺失，或者在缺乏有效管理的情况下，出现内容不齐全及缺乏文字说明的情况。此外，部分声像材料的保管环境差，防潮、防腐、避光等工作落实不到位。这显然会影响水利工程竣工验收整体档案管理工作的质量。

2 解决问题的对策

如前所述，水利工程竣工验收中档案管理存在的问题较多。结合多年的工作经验，究其原因，发现主要为：一是相关部门及人员的档案管理意识淡薄；二是水利档案管理体系不够完善；三是管理人员综合素质水平有待提升；四是档案信息化管理水平有待提升等。具体解决对策如下：

2.1 加强相关人员的档案管理意识

为了提升水利工程竣工验收档案管理工作的效率及质量，有必要加强相关人员的档案管理意识。一方面，水利工程档案管理部门领导，有必要把档案管理工作看成是一项系统化的工作，确保各环节管理工作充分落实到位[2]。另一方面，保证水利工程项目的实施与档案管理工作之间的步调一致，针对水利工程从设计、施工、管理、质量验收等各个环节所产生的档案信息资料，要加强采集、分析、整理、储存及管理。此外，增强档案管理人员档案管理意识，加强档案管理部门和其他部门，比如设计部门、施工部门等的沟通协作，确保档案管理工作的协调性及完整性。

2.2 构建完善的水利档案管理体系

水利工程竣工验收档案管理工作的开展，离不开水利档案管理体系的支撑。因此，构建完善的水利档案管理体系显得尤为重要。

对水利工程验收档案管理的目标及规范要求加以明确，以水利工程项目的具体特征为依据，制定完善的档案管理制度，并严格实施。

加强档案管理部门建设，相关档案的收集、归档，由专人负责，并实施统一领导及统一管理，以此提升档案管理工作的规范程度。

相关部门及单位，需对自身在档案管理工作中的主要职责加以明确，严格落实档案管理责任制，将责任落实到个人，确保档案管理工作顺利、有序地开展。

以档案管理制度为依据，对档案信息从“收集→归档→组卷→整编→移交”整个过程进行规范[3]。此外，将监理单位的监督及检查作用发挥出来，加强档案管理工作过程监督，及时，改进不规范管理问题，从而提升水利工程竣工验收档案整体管理工作的规范化。

2.3 提升档案管理人员综合素质

在水利工程竣工验收档案管理工作过程中，档案管理人员扮演着非常重要的角色。因此，需采取有效措施，提升档案管理人员综合素质。一方面，定期加强档案管理人员业务能力培训，通过培训，提升档案管理人员在档案收集、整编、归档、移交等方面的能力。另一方面，对档案管理人员的档案验收及管理工作进行考核，将档案管理工作与绩效考核制度相挂钩，针对表现优异的档案管理人员给予奖励，对于表现不理想的人员给予一定的惩罚，以此约束、规范档案管理人员行为。

2.4 加强档案信息化管理建设

为了提升水利工程竣工验收档案管理工作的质量及安全性，有必要加强档案信息化管理建设。一方面，加大一定的资金投入，加强电子信息化档案管理相关软硬件设施设备建设，比如引进现代化电子信息化档案管理系统，购置数量充足、性能优良的档案设施设备（计算机电脑、U 盘等），以此为档案信息化管理提供基础保障。

另一方面，加强管理人员的技术培训，提升档案管理人员的信息化管理技术能力，懂电子档案管理信息技术方法，并严格按照规范流程做好电子信息化档案管理工作。

此外，加强电子信息档案维护管理，引进现代化管理技术，比如密钥技术，对重要信息档案进行加密处理，并设置访问权限，避免不法分子窃取信息档案的问题发生；同时，保证具备权限的人员能够对档案信息进行浏览、利用，进一步实现档案信息资源共享。

3 结 语

综上所述，对于水利工程管理单位来说，做好竣工验收相关档案管理工作非常关键。因此，在此项工作开展过程中，需明确现状问题及产生的原因，进一步通过加强相关部门人员的档案管理意识、构建完善的水利档案管理体系、提升档案管理人员综合素质水平、加强档案信息化管理建设等对策，促进水利工程竣工验收档案管理工作质量的提升，进一步为水利事业可持续发展起到更好的凭证和依据作用。