档案管理信息化建设现存问题及应对策略探讨

2020-01-04李明秋

科学与信息化 2020年36期

李明秋

吉林省高速公路管理局吉林长春 130000

1 档案管理信息化建设的现存普遍问题

（1）故步自封不够积极主动。当前，部分基层单位领导对档案信息化建设的认识比较片面，对档案信息化建设不够重视，忽视了档案管理工作的实际意义，且在档案信息化建设中不够积极主动，以致与先进的信息化建设理念存在较大差距。很多档案管理人员仍停留于以往的档案管理模式，其较依赖传统的纸质文件，主动学习与接受信息化技术的意识薄弱，很难在短时间内接受信息化建设理念，这些问题的存在均在一定程度上阻碍了档案信息化建设的发展。

（2）硬件配置不足检修缺位。地方政府部门为档案信息化建设提供的资金有限，以致信息化建设设施设备配备不足，不利于档案管理的信息化建设。另外，信息化设备使用过程中，设备管理部门检修不及时、不到位，使得设备长时间处于疲劳工作状态，甚至还有一些硬件设备因长期闲置而无法正常使用。除此之外，设备配置不完善也会直接影响信息化系统的稳定运行，从而导致信息化技术应用效果差，影响了档案管理的进一步发展。

（3）档案管理系统存有缺陷。档案信息化建设中的数据安全需要相应的安全技术、防火墙以及访问密码做支撑，仅仅从技术层面出发很难全面保障与排除档案数据面临的潜在安全隐患。当前，部分档案管理系统自身不够完善，存在缺陷，且未结合档案信息系统的动态变化及时调整与完善档案信息系统数据的安全防范措施，以致无法从根源上规避数据信息的安全隐患。

（4）配套制度不够健全完善。当前部分基层单位的档案信息化建设方案比较笼统，缺乏细节性规划，以至于配套制度经常出现内容模糊、覆盖范围狭窄等问题，制度的约束力被削弱，权威性有所降低，阻碍了档案信息化建设的稳步推进。另外，基层单位档案信息化建设缺少配套的制度作为约束，以致部分档案管理人员的主动性、积极性较差，工作效率持续下降，同时上级管理人员的管理工作缺乏足够的制度支撑，使得信息化建设执行力不足。此外，没有配套的制度作监管，也会在一定程度上加大人为失误以及违规操作的概率，由此使得信息化建设方案无法得到准确有效的贯彻执行。

2 档案管理信息化建设现存问题的应对策略

（1）提升认知紧抓改革机遇。在基层单位的档案信息化建设中，各级领导干部须及时接受先进的信息化技术与理念，清楚认识档案资料对于基层单位日常运作以及战略决策的重要性，深刻领悟档案管理工作的服务职能与服务性质，并从主观意识上逐步适应与大力推进无纸化档案管理模式，树立全局意识大局观，积极配合基层单位又快又好地完成档案信息化建设任务，促使档案管理能够为基层单位提供更优质的服务。另外，基层档案管理人员要树立积极学习、主动学习的意识，关心当前时代的发展趋势，构建与新时代相符的思维模式，促使档案信息化建设能够顺应时代发展要求，同时，还要紧抓信息化改革机遇，不断将先进的信息技术与管理模式与档案管理工作高度融合，以充分凸显档案信息化建设的价值意义。

（2）加大设备投入做好维护。为有效解决信息化建设设备的配置问题，需要在硬件设施方面加大资金投入，并逐步完善相应的设备检修维护方案，以确保各项先进的信息技术能够在档案管理中得以充分运用。一方面，在设备配置方面，应结合信息技术的作用规律予以合理配置，同时，对于硬件设备供应商的选择，应通过多层筛选，选择资质全、信誉优、规模大的供应商，以从源头做好信息化设备的质量管控；另一方面，在设备管理人员方面，应以硬件设备的运行规律为基础，结合档案管理的工作计划与工作要求，制定科学合理的设备检修与维护方案，同时，还要针对设备运行易出现的问题，做好提前预测与应对，确保故障一旦出现能及时应对，以缩短维修时间，提高信息系统的稳定性与档案管理信息化水平。

（3）完善系统引进先进技术。首先，做好信息安全预警。对于可预见的档案信息安全问题，基层单位要做到“未雨绸缪”，防患于未然。这就要求在基层单位信息系统中的各个工作人员做到协调配合，遇到问题及时沟通，以有效降低网络信息安全风险发生的概率，并通过完善系统自身防御能力，提升信息系统安全性能，进而有效规避非法攻击者的入侵。

其次，引进高新安全技术。基层单位须积极引进先进的信息安全技术，例如，可通过加密技术、网络隔离技术、身份认证技术、入侵检测技术或防火墙技术等，提前消除对档案信息系统造成威胁的不安全因素，有效抵御网络入侵者的非法入侵，进而促使档案信息化系统的安全性、可靠性。

最后，规范日常操作。对于档案信息系统的日常使用与管理，相应档案管理人员必须要注意日常操作的规范性，未经上级允许不得随意使用涉密计算机。通过更加严谨的操作使档案的存储、调取等环节更加规范，强化档案的风险抵御能力，逐步实现档案管理的信息化。

（4）构建完善相关配套制度。基层单位档案信息化建设离不开配套制度的支持，对此，务须要结合单位实际构建、完善配套制度，使各级职工在工作期间都能有一个准确的参照。关于配套制度的建设，领导者应针对现阶段档案管理的实际情况，制定科学的信息化建设目标，然后以该目标为基础制定对应的建设方案，并针对各项工作的具体落实，制定完善周详的操作规范与管理细则，并采取有效措施提高各级职工在档案信息化建设期间的积极性与自觉性。