对做好干部人事档案信息电子化管理的几点认识

2020-01-02常淑玲

文化产业 2020年6期

◎常淑玲

（内蒙古自治区水利规划设计研究院内蒙古呼和浩特 010020）

近年来，我国对互联网信息技术越发重视，电子化技术的应用越发广泛，对水利水电设计规划领域产生了深刻影响。提高档案管理信息化水平，对干部人事档案的规范化开展具有重要推动作用。我们面对新的发展形势，应充分用好电子化技术手段，提升干部人事档案管理水平，促进水利水电行业的深层次发展。

一、干部人事档案信息电子化管理重要性分析

（一）有助于干部人事档案管理的规范化

在新一轮基础设施发展高潮的推动下，各地相继建设了各种类型的水利水电基础设施，极大带动了水利水电设计规划行业的发展，干部人事档案的数量也显著增多。通过对干部人事档案信息的电子化建设，可以将干部档案信息数字化、模块化，有助于对干部档案信息进行全面掌握。例如在干部调整之前，可以在电子化平台上全面、快速查阅干部的整体成长情况，提高选人用人的成效性；对于所选干部，可以将其成长、教育培训等情况及时录入到电子化平台当中，实现了对干部的动态化管理。

另外，通过网络及信息化技术实现档案材料的电子化管理，还可以避免档案磨损、丢失、恶意修改、信息泄密等问题，加强对档案的保护，实现档案无损管理，确保档案材料完整、安全，为领导和档案工作人员提供快速、准确查阅干部资料的途径，提升单位干部档案管理的工作效率和管理水平。

（二）有助于干部选任工作的高效开展

干部选任，是一个非常严肃、复杂的系统工程，需要从宏观角度与微观层面对干部进行全面把握。以往的纸质档案材料在实际查阅上费时费力，还容易出现各种问题。电子化管理可以对待选干部的档案信息进行全面、快速地比较，有助于全面详细把握所有干部的基本情况[1]。同时，干部档案信息的电子化管理还可以借助相关信息化平台，及时对外公布公开，主动接受社会群众监督，提高选人用人的透明性，有利于新形势下干部选任工作的高效开展。

（三）有助于高素质干部队伍建设的推进

由于干部档案纸质材料的有限性、反映内容的局限性，不利于选拔考核干部、不利于高素质干部队伍建设。通过对干部档案的电子化，方便了组织部门对干部的全方位、动态化管理，有助于组织部门详细了解干部的不同成长阶段，畅通干部选拔任用渠道，对于新时期干部的选贤任能具有重要保障作用。

二、干部人事档案信息电子化管理的问题分析

干部人事档案工作，是水利水电行业的重要组成部分。但从调查来看，很多部门的干部档案还是以纸质档案材料为主，信息电子化的力度明显不够；存在电子化人才缺失、档案信息电子化投入不够等问题。这些都在一定程度上限制了干部人事档案信息电子化管理的步伐。

（一）电子化设施的完善度不够

通过调查来看，很多档案管理部门在干部档案管理上缺少足够的电子化硬件与软件设备支持。一些水利水电设计部门对干部档案的电子化投入明显不够，很多应用于档案管理的计算机设施较为滞后、通用性明显不够，与后续引进的先进扫描仪等不能实现功能上的有效衔接，形成设备资源的浪费。档案电子化管理缺少系统全面的档案系统软件，对于档案的系统性管理不足。

（二）标准化管理明显不足

档案管理工作的特殊性，决定了规范化的重要性。但由于很多部门档案管理水平不高，档案管理较为随意，缺少规范统一的标准，这也限制了档案系统软件的整体移植[2]。同时，也限制了档案资源的充分利用，使跨行业、跨地域查询与操作具有一定的难度，不利于干部档案信息价值作用的体现。

（三）干部人事档案的功能性不强

干部人事档案是对相关人员的全面记录，涵盖了基本的工作履历、工作态度、工作能力、职业修为、综合素养等，这决定了干部人事档案的完整性与真实性。但是目前很多单位干部人事档案还是以传统简历、学籍等表单形式存在，不利于干部人事档案信息电子化管理的开展。

（四）档案管理人员的专业水平有待提高

受到传统理念的影响，很多部门实际从事档案管理工作的员工的专业素质有待提高；档案管理人员对档案管理的认识较为狭隘，缺少档案管理的主动性、创造性；同时，当前实际负责档案管理的人员年龄偏大，有40%左右的人员年龄超过了45岁。这些因素的存在，都不利于干部档案信息电子化管理的开展。

三、强化档案信息电子化管理的基本策略

（一）加快软硬件基础设施建设

首先，增强对干部人事档案电子化管理重要性的认识，加大对电子化软硬件设备购置的投入力度，对老旧软硬件设备进行更换；其次，结合实际需要加大对先进计算机、扫描仪等的配置力度；再次，加大对专门型、系统型档案管理系统开发，确保档案管理系统能够将文件检索与档案管理很好地结合起来，以满足档案部门不同层面的需求[3]。