关于电子政务系统中档案管理工作的研究

2020-01-02◎杨早

文化产业 2020年6期

◎杨早

（草堂科技产业基地发展有限公司陕西西安 710119）

提起电子政务，人们应该都不陌生了，因为互联网已经渗透到生活的方方面面。2017年全国“两会”政府工作报告首页首次出现了二维码，这是中国政府工作报告上第一次出现非文字类信息，打开二维码，内容附有视频和图解，形式活泼清新，让人眼前一亮，无论是与会人员、中外记者或者想要了解政府工作报告的每一个人，通过扫描二维码即可清楚地了解政府的工作。电子政务市场主要有硬件、网络设备、软件以及服务四个细分市场，电子政务在发展过程中逐渐从硬件市场转变为软件及服务市场，电子政务是指政府机关运用现代信息技术，通过政府网站将大量的行政管理和日常事务按设定的程序在网上实施，从而打破时间、空间的制约，全方位为社会和公民提供高效公开的政府服务。

一、利用电子政务系统档案管理的必要性

推进国家治理体系和治理能力现代化，是发挥社会主义制度优越性的必由之路。随着国家治理体系和治理能力现代化进程的不断推进，加快电子政务系统的建立，不仅意味着行政技术的提升，更是治理理念的升华。

利用电子政务系统实现档案管理工作，是更好为人民服务的工作体现，根据我国《宪法》第二十七条第一款规定：“一切国家机关实行精简的原则，实行工作责任制，实行工作人员的培训和考核制度，不断提高工作质量和工作效率，反对官僚主义。”通过电子政务系统实现档案管理工作，可以有效促进档案管理工作精准合理地进行，节约档案管理的工作成本，及时跟进各项管理服务。在这样的管理背景下，有利于电子档案的整合共享发展，相对集中式的电子档案管理，可以实现多平台之间的数据互动与共享，充分发掘和利用好档案信息的价值，进一步强化档案信息服务的驱动力。

二、电子政务系统中档案管理工作存在的问题

（一）技术及管理方面的问题

如何更方便地管理电子档案，应对网络安全等威胁，是新时期面临的巨大挑战。电子档案管理对于专业技术要求较高，技术的支撑是必不可少的，目前的电子档案管理工作中存在各种问题：（1）技术缺乏导致电子档案建立困难，后续维护难以持续，对于电子档案管理的影响不可忽视。（2）电子文件归档和电子档案移交过程不规范，影响了档案管理的效率和质量。（3）数据录入、设备兼容、应用软件、信息联网等软、硬件设施，都亟待制定与诉讼档案需求相匹配的参数标准和设备标准。（4）管理缺乏前瞻性，没有建立一体化的档案信息管理平台，管理难以实现可持续性发展[1]。

（二）信息数据缺乏安全保障

越是大数据时代，人们之间的隐私越裸露，电子政务系统中，信息和数据缺乏必要的保障。可以想见，通过不正当渠道获取的数据资源，很难被妥善保存，更谈不上有效利用、合理利用、合法利用。信息泄露、信息贩卖、“大数据杀熟”等事件时有发生，让电子数据焦虑越来越重，一旦失去起码的数据安全屏障，就难以建立数据信任，最终受损害的不仅是相关政务部门，更是一个应用、一个行业乃至一个领域的数据体系，对于每一个人的影响都是不可忽视的。电子档案面临的安全问题究其原因，一方面是技术原因造成信息泄露和资源损失，使电子档案管理工作难以为继；另一方面是管理上的不到位造成的一些失误，损害了档案信息的价值和作用，当然也存在天灾人祸造成问题等原因[2]。

三、电子政务系统中档案管理工作的开展对策

（一）提升技术水平，规范化管理

随着信息技术的发展，档案管理活动在深度和广度方面都有了很大程度的提升，应该说成功的电子档案管理离不开信息技术的支撑。然而许多企事业单位的决策者由于缺乏对电子档案管理共享内涵的理解，错误地认为成功的电子档案管理只需要单方面的解决问题。事实上要想电子档案管理水到渠成，必须聚焦于在规范化管理中进行档案价值挖掘，应该规范档案管理工作机制，夯实技术支持基础，推进电子政务系统中档案管理工作的规范化进行[3]。

电子档案的建成不是一蹴而就的，纸质档案转化工作是电子档案管理一项重要的中间环节，逐步生成电子档案、实现档案数字化。在电子档案分类过程中要有专人进行扫描和归档，实现电子档案随政务生成，档案信息自动填回，以信息化助推档案规范化管理。电子档案生成必须保障其原始性，贮存、打开方式之间要互相支持。电子档案建立和管理过程存在困难的单位主体，可以组织工作人员及时进行学习，同时也可以将电子档案管理工作外包，建立合理的档案外包监督管理制度，做好档案管理外包的监督工作，积极与外包单位的工程师配合，全面实现档案管理的信息化和规范化。

（二）保障电子档案的安全性

对于电子政务系统中的档案管理工作，在研究和制定大数据发展政策的过程中，需要打破思想上的束缚，做到与时俱进，与网俱进；需要一个强有力的集中统一指挥与协调机制；需要处理好发展与安全的辩证关系[4]。想要切实保障档案信息的安全，需要建立专门的档案管理服务中心，由专业的管理人员进行管理，同时要提高防范意识和防范能力，加强电子档案的安全管理工作。首先要重视电子政务系统中的档案管理工作，加强相关工作人员的思想重视程度，提高相关人员的安全意识，将责任落实到每一个人的身上，实现有效管理。其次是管理过程中要做好技术处理工作，按照规定制定监督管理体系，必要时采取加密、隔离等措施，在储存时设立加密程序，使用人员依据密令进行使用，同时密令要实现动态更新，防止电子档案被盗用和越权访问，有效保障电子档案的安全可用。最后要养成及时备份的好习惯，云存储容量大、成本低，存储设备根据需求合理分配空间，避免空间不足现象的发生。