浅论信息技术环境下的档案数字化建设

◎杨 欢

（国家广播电视总局五〇一台 云南 昆明 650302）

档案管理工作能够为单位发展提供决策依据，档案是记录单位发展历程的重要体现，对于单位日后发展具有重要参考意义。推进信息化档案管理，有利于日后档案查询，提升档案管理和服务质量。

一、当前档案管理中存在的问题

（一）档案管理人员专业化问题

目前许多单位档案管理工作人员都不是科班出身的专业管理人员，没有接受过专业、系统的档案管理知识培训；对档案管理的认识普遍存在不到位的问题，认为只要将档案归档即可，没有重视档案管理工作的重要性和必要性。对于现在的“档案”只是按类将材料进行归纳、汇总，并未严格按照国家统一的档案归纳标准形成固定体系。以广播电视系统为例，虽然有部分台站安排了专职档案管理人员，但多数台站的档案管理人员都由办公室人员兼任；虽然办公室的人员日常需要经办文件，对于档案材料较为熟悉，但比较专业人员来说缺乏专业的档案管理知识和素养。我们要认识到，档案管理并不只是单纯的资料整理和归纳，更需要具备运用信息技术将档案管理形成数字化管理的能力。

（二）档案管理制度问题

由于国家近几年多次变更档案归档标准，在实际工作中出现了档案归档标准不一的问题，增大了档案管理和查询的难度。以广播电视系统为例，部分台站档案管理人员只有一个，也并非专业管理档案人员，对数据化信息掌握程度不够，而且在管理工作中没有与之相适应的规章制度，因此在进行档案管理工作时就会存在一些问题[2]。国家标准发生变化后，很多原始资料已无处可寻。即使相关单位及时作出改变，但是缺乏一个统一的监督机制，规章制度并没有及时落实到位。当管理人员在进行档案管理交接时，没有一个统一的管理标准，将会给日后的档案管理带来一定的困难，特别是要对档案进行数字化管理，更加难以处理。

（三）档案管理方式问题

由于档案管理人员缺乏专业档案管理知识，专业素养和技能方面都有欠缺，无法严格按照档案管理规定对原始材料进行全面细致的收集和管理，从而增大了后期查询和管理的难度，甚至会在不同程度上导致原始材料受损，不利于档案管理工作的可持续发展。当前已进入信息高速发展时代，部分单位对于档案管理还是采取传统纸质管理方式；虽然有辅助的档案管理系统，但由于系统架构在专用内网中，且无法及时完成产品更新，致使系统多年来依旧是单机版本，且只能专机专用，无法多人同时使用完成数据对接。纸质管理也存在一些常见的弊端及问题，如管理人员工作量大、信息保存可读性低、档案容易丢失、查询相对困难等。最大的问题在于珍贵的原始材料管理，查阅时容易导致档案原始材料受损、丢失，造成不可挽回的损失。

二、档案数字化建设的对策

(一)完善档案管理制度

首先，要时刻关注国家政策动向，及时对单位的档案管理制度进行调整和完善。建立完善的监督管理机制，对档案管理进行督查和指导，确保将档案管理工作落实到位。同时，定期组织专项培训，促使档案管理人员能够及时适应和了解国家政策变化，不断加强档案管理人员政治意识、责任意识和大局意识。推进档案数字化建设，应制定规范、统一，且符合单位性质的档案管理标准，管理制度到位，落实责任到人，有效避免档案资料归档不完整的情况发生。同时，与各部门之间建立起良好的沟通、协调机制，加强配合与指导，提高材料的收集意识、归档意识，确保所有具有查考价值的材料能够及时、完整归档，不会发生遗漏，能够真实再现单位的历史原貌。

（二）增强档案管理人员素质

随着信息化不断发展，档案收集的手段与技术形式也在不断趋于现代化。档案管理人员同样也要根据新形式特点和新理论技术，不断提升自己的技术水平和业务管理能力。首先，档案管理人员要加强对档案管理专业知识的了解程度，在上岗之前要进行岗前培训。其次，要不断提高档案管理人员档案收集、整理、分类等等的专业知识，培养档案鉴别的能力。此外，要结合信息化时代的发展新理念，采取现代化理论知识体系和管理手段，不断强化档案管理者对现代化手段的运用能力。特别是计算机运用能力，这将为今后推进档案数字化建设，以更加科学、高效的方式进行档案管理工作奠定坚实基础。

（三）实现档案信息化科学管理

当单位档案管理有一套完整且符合单位特点的流程和标准之后，要充分利用计算机技术，高效运用档案管理相关软件，逐步建立电子档案管理数据库，推进档案信息共享，促进档案数字化发展[4]。这样能为管理人员的查询和管理提供便利条件，提高档案管理的效率和水平，降低单位人力、物力、财力的投入。同时，通过数字化管理，满足多种多样的档案形式，真实、完整地保留档案原貌。档案数字化建设离不开软硬件设备的支持，原始档案材料的存储也需要依托各种设备。应不断完善软硬件设施，较好、较快地实现档案数字化建设，保障档案资料的历史再现性、价值性和安全性。

三、结语

档案管理是一项具有长远意义的工作。不断加强档案管理建设，提高档案管理信息化程度，有利于档案查询利用，为单位日后发展提供借鉴意义。因此，档案管理人员要深入贯彻落实档案管理工作的各类要求，努力完善档案管理工作，实现档案管理规范化、数字化，更好地顺应时代要求，不仅为单位保存好能够还原真实面貌的原始文献，也能创造出更好的经济效益和社会效益。