新时期人事档案信息化管理与服务工作浅析

2020-01-02郁永娜

文化产业 2020年14期

◎郁永娜

（山东交通技师学院山东临沂 276000）

做好人事档案管理与服务工作，对于推动用人单位挖掘人才优势、促进自身发展发挥着重要作用。企事业单位人事档案信息越来越繁多，档案管理难度越来越大，人工操作过程中也容易出现疏漏，影响到对人才的科学评估。因此必须采用现代技术手段，提升管理工作质量和效率，提升人事档案服务水平，使人事档案能够真实反映人才的实际情况，为企业用人提供重要依据。

一、人事档案信息化的优势

为了在激烈的竞争中站稳脚跟，企事业单位必须做好人事档案信息化管理和服务工作，以发挥人才优势、实现自身可持续发展。人事档案信息化的优势与重要性，具体表现在以下几个方面。

第一，人事档案信息化能够提升企业档案信息管理水平。利用现代技术措施，实现档案信息化管理与服务，能够实现信息输入的便捷化，有效减轻传统档案管理工作强度；能够实现人事档案信息变动的实时记载，避免传统信息录入出现缺档和断档的情况发生。通过信息技术的数字处理功能，可以迅速及时地对相关人事档案进行科学高效处理，保证人事档案信息的连续性和动态性。

第二，提高档案服务效率。信息化管理实现了档案自动化搜索，使档案管理服务水平进一步提升。利用信息技术，能够实现信息的快速查询，实现对档案资料的高效管理。当用人单位需要调取某个人的信息数据时，可以利用档案信息数据库的搜索功能快速调取信息，从整体上提升服务效率。通过信息化管理，利用搜索工具，只需要鼠标轻点，就能完成查询工作，高速便捷，有利于为实现员工长效培训和绩效管理提供科学依据。

第三，信息化管理有利于人事档案的保存，有利于保证档案的真实性和完整性。纸质物品的保存比较麻烦，且容易损坏。实现电子化管理，便于档案保存，当人事调动时，新用人单位会直接接收电子档案，方便快捷。之前人事档案都是纸质版，人们可以随意书写自己的档案，影响到其真实性。人事档案一般包括履历表、年度考核表、学历、职称等资料，将这些资料整合成电子版，并规定电子页面的内容，可以确保资料的完整性。

二、人事档案信息化管理与服务对策

人事档案管理与服务，对于企业任用人才和选拔人才发挥了重要作用。当前企业竞争的关键在于人才的竞争，人才优势是企业发展的不竭动力。人事档案信息化管理工作，能够更便捷地为企业提供人才信息、掌握人才优势。新时期人事档案信息化管理与服务，应采取以下对策。

（一）加大宣传力度，提升服务质量

做好人事档案信息化管理与服务工作，提升档案信息化管理水平，提升服务质量，是当前企业事业单位档案管理工作的重中之重。要从实际出发，利用现代技术手段，切实推动档案信息化管理与服务工作良性发展；要使每个人都充分认识到人事档案信息化管理与服务工作的重要性，进而更好地利用技术手段，实现管理与服务的信息化。一方面，用人单位领导充分认识到引进现代化技术和设备开展人事档案管理与服务工作的重要性；另一方面，应通过多种方式保证档案信息的完整性，以便为用人单位提供更为准确的档案信息资料，更好地服务于用人单位。

（二）开发相关硬件和软件系统

信息化时代背景下，各方面工作都要依托先进技术手段。档案管理工作涉及的数据信息较多，管理起来有一定难度，这就要建立起与之相匹配的硬件系统和软件系统。档案管理信息化，必须拓宽资金来源，扩大资金供给，吸纳社会资本，为软件系统的建立奠定坚实基础。例如购置档案信息化管理工作所需要的计算机和扫描仪等设备，实现档案信息的快速准确录入，将档案信息通过数据的形式保存起来，这样在查找档案过程中就会更加方便。

在软件系统建设方面，可以通过扩建数据库、建立分享平台实现档案信息的共享，这样可以保证档案信息在本单位内部的流通。数据库的建立要依托于信息技术，并结合现代管理需求和企业内部需要实现信息的逐步完善和更新。但对于保密性较强和涉及个人隐私的档案信息，要做好保密性工作，防止信息的外露。

（三）提升档案管理人员的综合能力

做好人事档案的信息化管理工作，提升信息化服务水平，必须提升管理者的综合能力。档案管理人员要掌握现代技术，熟知人事档案管理工作流程和相关注意事项，能够借助信息技术快速准确地对单位的人事档案进行科学管理，保证信息应用的准确性和安全性。可以引进专业人才计划，充分发挥人才优势，挖掘人才潜能，推动档案管理工作开展；对于企业内原有的管理人员，要通过培训方式提升其专业技能，要针对当前现代管理方法和技巧做好内部专业培训，以适应不同层次的管理者的需求。同时企业要做好各项工作保证留住人才，建立一支专业化管理团队。

（四）确保人事档案信息安全

要保证信息安全，建立起统一的标准，实现标准法制化，规范计算机技术的应用标准和信息共享范围，进一步明确数据权限，对每一个环节都要做好动态的监督工作，防止信息的泄露。要注意做好技术更新工作。提升防护意识，拓展信息技术应用，使档案管理工作高效快捷。如果人事档案管理者缺乏安全意识，有可能造成信息的泄露。部分电子文件在储存的过程中会出现更新版本情况，也会出现不兼容性，这种情况下保存的资料很有可能出现损毁。因此管理中要正确使用计算机的加密功能，要保证标准的一致性，划分使用权限，做好档案备份工作，确保电子档案的完整性。