化工企业档案电子化管理工作对策探析

2020-01-02赵敬华

文化产业 2020年20期

◎赵敬华

（新疆中泰集团美克化工党政办新疆库尔勒 841000）

在化工企业发展的过程中日常管理非常重要，由于化工企业运营管理涉及到很多的环节，且技术要求等较高，所以需要全面加强信息的采集和整理，这样才能最大限度提升化工企业信息管理成效。目前在化工企业档案电子化管理工作实施过程中企业对其重视度不够，相关的资金等要素投入不足，对档案电子化管理工作缺乏科学的规划和严密的考核管理等，导致档案电子化管理流于形式，影响电子档案的建设使用成效。

一、化工企业档案电子化管理的重要性

化工企业在发展的过程中档案信息是重要的资源，加强档案管理，及时收集生产运营管理等过程中相关的数据信息等，进而进行资源的分析利用，才能更好地为各项工作的开展奠定良好的基础。随着化工企业发展规模不断扩大，生产工艺等越来越复杂，各个环节产生的信息等也更加庞杂。加强化工企业档案电子化管理就显得尤为重要。

（一）共享档案信息资源

实施档案电子化管理，有助于引导化工企业员工等围绕档案信息建设等不断进行信息资源的采集和全面共享，进而实现信息资源的有效管理，更好地通过信息共享等减少工作的重复性等，全面提高档案信息的科学管理成效。

（二）提供可靠信息途径

通过实施档案电子化管理，可以及时对收集的各类信息等运用信息技术等进行整理分析和检验，进而及时发现工作中或信息采集整理等方面存在的不足，对相关的信息内容等进行整理修改和完善，切实提高信息的可靠性和真实性，为各项工作的有序开展提供重要的可靠的参考。

（三）提升员工工作效率

通过加强化工企业档案电子化管理，有利于在档案管理全过程中进行信息的科学应用，实现信息资源全面共享，减少档案信息重复采集等同时，也有助于为员工开展各项业务管理等工作进一步提供重要的信息支持，进而切实促进工作效率的提高，进一步提升工作绩效，为组织发展创造更大的业绩。员工还可以结合企业实际等进行信息资源的开发利用等，以此更好地为组织建设提供更多的建设性意见等。

二、化工企业档案电子化管理的必要性

（一）目前化工企业档案管理中存在的问题

1.企业对档案管理工作重视度不够

目前化工企业将主要重心放在推动企业转型发展等方式，围绕自身的业务管理工作重点等不断扩大生产规模，加强生产工艺的探索创新等等，但是对档案管理工作缺乏足够的重视，没有认识到加强档案管理工作对各项管理基础和业务工作等开展的重要意义，没有围绕企业档案管理实际等及时进行问题的分析研究并以此建立完善的档案管理制度等，导致企业档案管理工作粗放、流于形式，档案管理信息等没有充分利用起来，从而难以提高化工企业科学管理水平。

2.档案管理标准体系不完善

加强档案管理工作，需要化工企业采取有效的措施不断提高档案管理的标准，实现规范化管理，这样才能更好地为日常工作的开展等提供重大的信息支持。但是目前化工企业对国家和行业相关的政策等了解不深入不全面，没有充分结合新政策等要求和自身的管理业务工作实际等建立完善的档案管理标准体系，在档案的内容、采集和整理流程以及权责分工、相关的工作要求等方面规定不细致、不严格，导致档案管理工作规范化水平低，难以提高档案信息的利用价值。另外，在档案信息化管理方面探索积极性不足，没有充分结合实际发展要求等配置现代化信息化基础保障设施等，在硬件和软件设施资源等开发方面依然还需要不断完善和补充，才能更好地推动电子化档案管理工作持续深度开展。

3.档案管理人员素养有待加强

开展档案管理建设，不断提高档案电子化管理水平，需要广大档案管理人员积极主动地学习研究，在学习相关技术、政策等基础上进一步提高信息意识、信息技术应用能力等，这样才能更好地为档案电子化管理工作的有序开展提供强大的人力支持，但是目前化工企业档案管理人员本身数量较少，加上承担的日常档案信息采集和整理任务比较繁重，对档案管理电子化建设等方面的技术和方法等学习主动性不足，开展培训等方面比较少，难以提高档案管理人员的信息意识和综合技能，不利于化工企业档案电子化管理工作的有效开展。

（二）档案电子化管理是企业发展的必然趋势

随着信息化时代的到来，越来越多的智能化设备和工具等应用于化工企业。化工企业在日常生产和运行管理等方面引入了很多的信息化技术等，为进一步扩大生产规模、提高业务发展水平等提供了重大的工具支持。化工企业发展的过程中做好各类信息的收集，针对性完善设备档案、人事档案以及设施档案、技术档案等等，都需要在传统纸质管理的基础上加强信息化技术探索和融入，这样才能切实提高信息采集和利用共享成效。与此同时面对激烈的市场竞争，需要借助信息技术等加强外部资源的采集和分析等，同样需要化工企业完善信息化系统，才能更好地结合市场需求等及时快速反应，切实提高应急处置能力，不断提高自身的综合竞争优势。

三、化工企业档案电子化管理工作对策

（一）加强硬件和软件建设

要围绕档案电子化管理工作进一步配足配齐档案硬件和软件设施。结合化工企业自身的发展目标和实际等进行硬件和专业化软件系统的配备，从而确保档案电子化管理工作扎实开展。

（二）明确档案管理的标准

要针对档案管理工作和电子化建设的要求等进一步完善和明确档案管理的工作标准和要求，切实将其作为组织一项重要的基础工作来进行部署和规划安排。结合档案电子化管理的要求等将相关的软件和其他人事、财务、设备设施等软件进行整合，加强规范化管理等，从而切实保证数据有效共享。另外，要围绕保密和安全管理等方面加强责任落实，层层设置权限等，从而保证档案信息有效客观和全面。