机车修理中的外包管控浅谈

2020-01-01普爱民

物流工程与管理 2020年1期

关键词：外包机车管控

□ 普爱民

(中车洛阳机车有限公司采购中心物流二部，湖北襄阳 441105)

1 外包流程的建立

机车修理过程中的外包流程主要包括：外包项目的产生过程、审批过程、制定外包的技术标准、选择外包方、签订业务外包合同、外包过程管理、入库验收、售后、仓储成本控制等环节。

2 外包各环节的主要风险点及管控措施

2.1 外包项目的产生及审核批准过程

风险主要是：生产单元为降低质量、生产节点风险，从自身角度出发增加外包项目；企业发展在快速增长期，易出现将大量产品进行外包，导致后期在经济瓶颈期时难以收回；监管、审批制度不规范，未能对业务外包实施方案是否符合成本效益原则进行合理审核以及做出恰当判断，导致业务外包不经济。

主要管控措施:①建立和完善机车修理外包管理制度，根据外包业务与机车修理主业的关联度，以及外部市场成熟度等标准，由技术、生产、质量、财务、人力、装备等职能部门对外包项目，从人机料法环等环节进行可行性分析，从源头开始做好外包项目评估，防止外包项目的随意性；②对于金额较大的外包项目，对实施方案的重要方面进行深入评估及定期复核。听取专业人员对业务外包的意见，来确定是否外包和完善实施方案，避免将核心业务外包；③建立和完善业务外包的审核批准制度，规定各层级人员应当在授权范围内进行审批，不得超越权限审批。

2.2 制定外包项目技术标准

主要风险是：造成产品修理范围扩大，提高了外包成本。如：焊接缸头本应只做焊修，因检修范围不明，使外包方对除焊修部位以外的其它部位进行了加工修理；修理标准不清，造成外包方该换的零件未换，不该换的换了，导致质量风险上升；检验标准不明，在产品修理返厂后，因检测手段不同导致检验不合格，给双方均造成损失，易产生法律纠纷。

主要管控措施：①编制技术协议书，明确修理产品名称及包含附件的明细，修理技术标准、检验标准、修理范围、及外包方应提供相应的技术资料明细；②技术协议要双方相互认可，由技术部门负责人与对方技术部门相互签字并加盖技术章；③将技术协议归入双方签订的合同附件，与合同具有等同效力。

2.3 选择外包方

主要风险是：外包方是否为法人主体，是否具备应有的专业资质，从业人员是否具备应有的专业技术资格，是否有专业的修理及检验设备，是否有从事相关项目的经验，修理及运输周期是否满足机车修理生产节点。不可信的外包方易导致企业遭受损失，修理周期无法保证失信于客户，甚至陷入法律纠纷；存在商业贿赂等舞弊行为，导致相关人员涉案。

主要管控措施：①充分调查候选外包方的合法性，即是否为依法成立、合法经营的专业服务机构或经济组织，是否具有相应的经营范围和固定的办公场所；②调查候选外包方的专业资质、技术实力及其从业人员的职业资格证书和专业技能；③重要产品修理应安排人员到外包方现场进行考察评价；④建立外包方管理制度，加强日常生产周期、质量、重要人员变动、技术变更进行管控，形成外包方长效考核机制，剔除较差的外包方，达到优胜劣败的目的；⑤建立招标管理制度引入竞争机制，择优选择外包方；⑥对长期合作方应在招标业务中优先选择，激励合作方与企业长期合作，达到同呼吸共命运。

2.4 签订外包合同

在确定外包方后，企业应当及时与选定的外包方签订外包合同。约定外包的内容和范围，运输费用承担方式。同时要签订安全环保协议、技术协议、质量协议，并在合同中注明作为附件与合同享有同等效力。主要风险是：合同条款未能针对外包范围做出明确的约定，对外包方的违约责任界定不够清晰；签订的合同单一，未有补充的相关细则性的协议进行支承，易出现纠纷；外包价格不合理，业务外包成本过高导致难以发挥业务外包的优势，加大了企业的成本。

主要管控措施：①编制完善合同管理制度，严格按制度流程进行办理;②专业人员多层级审核，识别出的重要风险因素，通过合同条款及相应细则协议予以有效规避或降低;③对合同中不能详细注明的技术标准、质量服务、安全环保等方面，由相应专业部门进行编制协议，作为合同附件进行签订，对合同进行补充完善;④对企业内部的人工成本、材料成本、技术能力、设备能力资源等指标进行测算分析，列出内部修理价格进行参考，合理确定外包价格，严格控制业务外包成本;⑤建立价格审核体系，完善外包价格管理制度，明确相应报价审批流程。较大金额应由企业在专业人才库中随机抽取相应专业人员进行谈判，让修理价格更加趋于合理;⑥合同及相应技术协议双方要进行充分有效的沟通，做到是双方意识表达的真实反映。

2.5 组织实施业务外包

指企业按照业务外包管理制度、工作流程和相关要求，对业务外包过程中人流、信息流、物流等方面的资源整合，建立共享的合作机制，为外包过程管理做好准备，确保外包方严格履行业务外包合同。主要风险是：组织实施业务外包的工作不充分或未落实到位，使业务外包过程管理失控，导致难以实现业务外包的目标，影响机车修理的生产周期。

主要管控措施：①制定业务外包实施的管控措施，落实外包方是否有工艺作业指导书、关键设备的检测记录、人员操作管理、生产计划、关键材料进货、物流运输等管理机制，确保外包方在履行外包业务合同时有章可循;②做好与外包方的对接工作，协助外包方从安全、技术、质量、生产等方面制定相应规范，使之满足企业对接需求;③与外包方建立并保持畅通的信息沟通协调机制;④定期将生产、技术、质量发布的相关信息传递到外包方对接人员;⑤提前制定物流运输的规则，对多点转序外包项目要接合企业生产计划，明确双方接发送物流运输的时间、地点，确保物流有序高效;⑥要求外包方定期将其生产计划、人员变动、质量问题反馈给发包方。并定期派员到外包方现场进行沟通协作，及时解决、反馈相关信息，做到信息对流。

2.6 在企业内部现场作业的外包

指外包方提供劳务、材料，企业提供现场、设备，由外包方在企业所管辖的生产单元现场进行作业的活动。企业此类外包主要集中在工作环境较差，对身体有危害的作业工序当中。要求企业保障设备、场所的安全可靠，现场作业人员的安全及操作规范达标，确保外包项目达到合同及技术标准。主要风险是：①企业提供的设备、场所存在不安全隐患，易产生人身伤害;②外包方作业人员未经培训，现场操作不规范，使外包产品不能达到合同要求。同时，易出现安全责任事故;③双方工作衔接不到位，会造成生产出现延迟，影响周期节点。

主要管控措施：①企业要按安全“五同时”要求，在合同洽谈初期，企业编制安全协议与外包方签认，作为合同附件一并执行;②企业对提供的设备、吊具定期进行维护;③对现场不安全因素，要进行危险源识别，并告知外包方;④外包方现场作业人员要固化，进行更换时通知企业，由企业组织对外包作业人员进行“三级”安全体系培训。按属地原则，由所在生产单元每天组织进行班前安全喊话;⑤要求外包方对其作业人员购买工伤保险，并将相应保险随合同在企业备案。同时，购买相应的劳保防护用品，做好人身个人防护。定期组织作业人员进行体检;⑥企业对外包方在签订技术协议后，要组织对作业人员进行工艺、质量培训，让其熟悉外包产品的结构、修理特征、操作规范;⑦企业职能部门加强对外包作业人员的日常巡查，及时反馈问题进行整改，最大限度降低现场作业风险;⑧在实施外包过程中，企业要定期组织对外包方作业人员进行各类培训，强化安全、工艺、质量意识。

2.7 外包产品在修理完成需要验收

企业应当组织相关部门或人员对完成的外包产品进行验收。主要风险是：验收标准不明确，验收程序不规范，使得验收工作流于形式，不能及时发现外包质量低劣等情况，可能导致企业遭受损失。

主要管控措施：①对于工序外包项目，外包方在企业现场作业。验收工作是由企业内部质控人员进行质量把控，要求企业质控人员在外包工序完成时，对产品按技术质量协议进行检查，办理工序转序合格证;②外包产品在外修理，整件返回交付企业。此类外包验收：外包方应提供铁道部门的验收室开具的验收合格证，同时提供相应的检修记录;③对于首次外包的产品，企业应进行首件鉴定，建立首件鉴定制度;④每年定期对重要件外包方进行走访，对其现场、人员、设备进行查看，确认外包方一直保持有保障重要件修理的能力;⑤建立质量持续改进制度。对质量问题进行等级管控，不同等级要求外包方按不同的方式加以管控和改进。

2.8 外包产品出入公司的控制

外包产品从生产单元装车发出到外包方修竣返回期间，对外包产品实物的流向控制工作。主要风险是：外包产品从车间装车易装错装漏外包产品的种类及数量，影响生产周期；外包产品出入企业控制未形成闭环，易出现外包产品流失,给企业造成经济损失；外包修理项目在源头初期配件明细不详细，易出现将不应外包修理产品外包的问题，增加了修理成本，给企业造成经济损失；物流运输风险，造成外包产品的损坏或灭失。

主要管控措施：①机车修理产品应建立分解确检制度。在开工前下发明确的分解确检书，明确外包项目的名称、种类、数量。由分解确检人员开出外包产品委修单;②生产单元人员与外包业务员执确检凭证装车，办理书面签字交接;③企业应建立物资出入门管理制度，并建立台账。外包产品出门由业务人员办理相应出门单据，由监察人员确认后发出。返回时，业务人员携出门单据到监察部门办理物资回厂核销。做到物资出入均有监控，物资流向出入对等核销，从制度上做到防微杜渐;④企业应建立物流管理体系，竞争招标方式确立运输外包方，通过规范物流运输达到降低对外包产品的运输风险;⑤外包方合同谈判时，将物流运输工作由外包方承担，达到降低企业自身的运输风险。同时，也要与外包方协作加强沟通，对与长期合作方要求其固化物流公司及发货人员进行接发货，达到对外包产品运输过程的监控，从而减少运输风险。

3 外包与成本控制

3.1 对于量少、临时性、修理条件不成熟的部件进行外包，以降低修理投资成本

段方运用机车中存在部分段方加改试用的部件，此类产品未得到广泛运用。在机车修理中对技术条件简单且无需投入过多资金的，企业自行修理。但技术条件较高及复杂程度较大的产品，修理企业应当进行外包，以避免技术准备时间长，投入资金量较大，造成投入产出不成正比的情况，对于此类产品通过外包的方式，来达到降低修理成本，满足客户交车周期的要求。