谈信息时代电大系统档案管理中存在的问题及对策

邢建民

目前计算机技术在各个领域得到了广泛的应用，在档案管理中由于计算机技术和信息化技术的应用，使传统的档案管理有了极大的改变，依靠现代化的技术手段，使工作效率和工作质量得到大幅度提升，但同时随着应用范围的不断扩大，存在的问题也日益凸显，本文就存在的问题以及解决的有效对策，进行分析和探讨。

随着互联网技术的不断深入发展，社会科技水平和发展水平不断提升，信息公开和信息管理在各个领域得到广泛应用。档案管理具有工作量大，复杂性高的特点，通过信息技术的应用，使档案管理的工作质量和效率得到了较大的提高。由于应用时间较短，在实际应用过程中仍有不少问题，其中在电大系统档案管理中就存在着标准程度低等问题，因此需要对具体问题进行分析和研究，从而找到有效解决的策略和方法，使信息技术在档案管理中能够充分发挥其作用。

1 电大系统档案管理现状

电大系统在管理、教学和其他工作活动中形成了大量的教学档案、文书档案、声音档案、学生档案以及电子档案等多种有价值的资料和数据，通过现代信息技术的应用和支持电大系统档案，采用立体办学网络，各类电子档案和海量数据实现了全国各地城乡的覆盖，充分利用各类档案资料，通过电大系统档案管理工作，为社会提供各类服务。在目前的电大系统档案管理工作中仍存在着分散管理、各自为重、传统手工管理模式的情况，同时档案管理系统缺乏纵向横向的联系和沟通，局限于省级，缺乏从上至下的统一化管理架构，在资源共享规范化管理方面存在着这不足，另外相关的管理人员在人力和综合素养方面都较为薄弱，不少档案管理人员都属于兼职挂靠的形式，这些现状都无法适应海量的档案数据管理以及庞大的办学模式。

2 档案管理中存在的问题

2.1 通用性缺乏

在档案管理系统中普遍存在着软件不统一的情况，由于在计算机采用的软件和型号上存在的差异，提高了研发工作的难度 ;对办公自动化系统和电子政务系统因无法实现研发的统一化，使软件间的通用性较差，使档案信息无法实现共享，对档案信息化建设和发展起到制约作用。

由于缺乏全系统档案管理的架构，以及从上至下的档案管理平台，档案信息无法实现共享，得不到最大范围内的应用和发挥。沿用传统的管理模式存在着各自为政，缺乏纵向集中和横向交流的情况。即使拥有完善的教学教务管理软件，但因开发语言、标准不同，造成综合利用和集中管理上的的困难，所以在软件设计中需要解决支持数据互通相关技术。

2.2 管理制度缺乏

电大系统中各办学单位都根据自身情况和特点，制定出相关的管理制度和人员工作职责等，但对档案管理缺乏相应的重视，关于档案管理的人员职责、目标考核等管理制度较少，完善的档案管理制度更是缺乏，也就造成了管理中资料档案缺失、资料不全等问题，对档案管理工作造成了不利的影响。

2.3 专业素质较差

随着信息技术的应用，对传统档案管理造成了极大的影响，同时也对相关的工作人员提出了更高的要求，需要对计算机技术以及互联网信息技术予以了解，能够熟练使用计算机，在操作相关软件的同时，还能够及时处理和解决基本操作方面的问题。但在实际的档案管理工作中，相关工作人员的综合素养不足，使信息时代档案管理工作的持续发展受到了影响。另外在复合型人才方面也极为缺乏，管理人员队伍也存在着不稳定的现状，由于对档案工作的不重视，造成相关人员的工作政策不能配套，人员流动率较高。

2.4 保密性、安全性不强

在目前的档案管理工作模式中，通过信息化技术手段，使工作效率得到有效提升，但同时在保密性和安全性上的存在隐患，给病毒和网络黑客的入侵提供了机会，而一旦档案管理系统受到攻击会影响整个系统的运行，甚至导致瘫痪和重要资料数据的丢失，因此档案管理的保密性和安全性受到网络环境的不利的影响。同时，因技术水平和投入经费等原因，也造成对计算机技术在档案管理中无法有效发挥其作用。

3 管理中问题解决对策

3.1 顶层架构建设

电大系统具有覆盖全国的特性，因此需要针对其全系统档案管理进行相应的设计，包括软件功能、信息采集范围、信息公开范围等进行顶层设计、规划，使全系统性的档案管理制度进行健全和完善，对适用于信息时代电大特性的档案管理系统进行研发，并进行向下的大力推广应用，使所有资料数据都能被输入档案管理系统，在全国范围内实现资源共享，同时根据下级单位的相关信息，使办学情况的监督和跟进得以实现。

3.2 宣传加强

为了使电大系统的档案管理工作顺利开展，需要提高对相关领导和人员的重视度，在企业的发展规划和工作计划中，将档案工作也一并纳入考虑，对档案管理所需要的人员数据以及支撑经费等，通过议事日程进行确定和落实，同时为档案管理事业发展提供有力的物质保证和人力支持。另外，还需加大对档案工作的宣传力度，通过典型事例宣传参观学习和会议等方式是，确保企业各个层次的工作人员都能对档案管理的重要性进行充分认识，了解日常工作、生活与档案管理之间的密切关系，是相关人员对档案管理工作予以支持，使全员档案意识格局得以建立和提升。通过发表信息、检索工具、举办档案展览等方式，使大家的兴趣得以激发，积极对现存档案内容与档案作用进行了解，并扩大其利用范围。

对重要档案陈列室、档案展览室等进行设置，通过形象直观的展示，向相关人员展示电大发展的历史，同时从现实着手，为未来的发展而努力。另外档案管理的目标是提高档案的利用率，因此需要档案管理人员对创服务手段进行创新，对档案信息资源采取多渠道、多途径地开发，更好地为教学、办学和其他工作提供优质的档案服务。

3.3 制度健全，规范管理

在电大系统中，对档案管理工作应建立科学的管理体系和健全的管理制度，使档案工作实现标准化，规范化，根据相关的法律法规，各级电大单位根据自身档案管理工作的实际情况，制定出系统、完整、科学、切实可行的档案管理制度，对相关管理人员的职责予以明确，对各部门、各类档案材料实现统一考核、统一管理，和其他工作实现同步发展。

3.4 专业人才培养力度加强

随着信息时代的发展，信息化技术应用力度的加大，对档案管理系统的统一化、集中化要求也越来越高，对档案管理人员也提出了更高的要求，需要不断的学习和提升，才能跟上时代发展的步伐，使其在服务空间和服务内容上有更好的发展。对于人手少、任务重的局面，需要对檔案管理人员加强相关基础知识和最新管理规范的培训，根据单位的实际情况，展开相应的培训工作，使档案管理人员的思想意识能够跟上时代发展的节奏，使档案管理的工作质量和工作效率得以保证;另外还需对管理人员的管理技能和事业进行拓宽，主要包括电子档案管理、财务、法律等专业知识的涉猎，通过多视角多学科的培训，增强管理人员的档案管理技能，对信息时代的档案管理工作更为适宜。同时还就加强管理人员的职业道德教育，同时建立科学合理的激励机制，鼓励管理人员进行创新，积极发挥自身的价值。

3.5 技术攻关力度加强

对于档案管理系统还需要加大档案信息化建设的投入，结合档案管理的实际需求，与相关部门加强保持沟通和联系，加大研究开发力度，使档案信息化建设水平得到提高。一方面针对能够使电子数据的自动管理和接收得以实现的档案管理软件，进行研发和技术攻关;另一方面使纸质档案全面实现数字化，有利于资源和数据的及时传递和利用，同时也能有效保护纸质档案;另外还需开发档案信息资源管理软件，能从海量信息中提炼出关键、有效的数据和资料，为社会需求和系统办学提供更好的服务。

结束语：在信息化时代，档案工作应结合自身特点和发展现状，对系统档案管理工作进行积极探索和应用，对管理模式、服务内容以及存在的问题进行有针对性的调整和改进，使电大系统档案管理工作能够与时俱进符合时代的发展，同时也通过有效的解决对策推动系统档案管理工作。

（作者单位：咸阳师范学院）