关于做好办公室文秘综合管理工作对策研究

杜鸿

中图分类号：C931.3 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）10-101-01

摘 要 办公室文秘工作在企业各项管理工作中发挥着承上启下的重要作用。但由于各种内外因素的影响，文秘工作也还有很多问题需要解决。文章就详细的论述了办公室文秘综合管理工作的主要内容，分析了存在的一些问题，并提出了对应的解决对策。

关键词 文秘 综合管理 存在问题 优化对策

随着市场经济的不断推进，办公室管理工作作为企业管理活动最核心的部分也被赋予了新的更高的要求和标准。文秘人员也要不断地提升和建设自己来满足当前综合管理工作的需求，以便更好地提高工作质量，服务企业。但由于办公室管理工作的复杂多样、岗位实际定员与工作任务之间存在着较大的不平衡，以及文秘人员心理和思想不稳定，办公室文秘工作开展的效果仍然与预期的效果相差甚远。因此创新办公室综合管理工作势在必行。

一、办公室文秘综合管理工作概述

在综合管理工作中，文秘人员要针对领导要求和命令起草和撰写各类文书、会议筹备资料、记录工作会议内容、年度工作报告、企业规章制度、工作计划与规划书、制度改革方案、文件及信函等书面资料的收发和传递、各部门之间任务的分配和协调、落实和执行情况跟踪、对外接待和谈判等行政方面的工作；同时还要协助领导负责人事调动、劳动合同的管理、人事档案的管理、离退休职工的管理、各项企业政策和人文关怀的落实、劳保用品的发放、工伤事故的调查、取证和落实等人事管理方面的工作；最后还有一线工作现场所有生活设备、车辆的管理、饮食安全、物资管理等后勤工作。尤其是作为国家能源保障且危险系数高的电力行业，更是要做到全面系统的管理。

二、目前综合办公室文秘工作中存在的问题

1.工作繁琐。从上述对综合管理工作的职责范围分析可知，综合管理工作内容是琐碎的，重复性也较高，久而久之会让文秘产生职业倦怠感，并且一旦在工作中有所疏忽，很多信息内容的收集、传达都无法保障全面和及时，由此也就削弱了文秘之于领导所起到的辅助作用。企业的经济活动日益频繁，业务越来越多，文秘的岗位数量又是固定的、有限的甚至是不足的，因此文秘人员的数量与巨大的工作量之间是不平衡的；另外，由此延伸出来的加班加点也会让文秘人员产生巨大的工作压力，甚至已经影响到了他们的身体健康。

2.能力不足。一些文秘工作人员没有积极、主动学习的意识，不更新和完善自己的知识构架，提高自己的办公技能，也不深入一线和行业去获取第一手资料，无法在更大的空间、范围以及更高的层次上发现、思考、分析问题，也就无法系统、真实、准确的反映和应对行业改革带来的冲击。

三、优化办公室文秘工作的对策

1.加大队伍的能力建设。文秘工作队伍的素质和能力直接决定着办公室工作的质量和整体的管理水平。因此为了更好地满足工作需求，企业要定期组织专项教育培训活动，组织文秘人员积极参加，可以聘请专业讲师向他们传输文秘专业知识和技能，包括文書写作、资料管理与运用、商务礼仪等，尤其是对于现代信息技术的学习和运用，让专业的信息技术人才上课，教授知识，让文秘人员全面掌握和熟练运用各类现代化办公设备及软件；还可以让优秀员工上台分享工作经验和学习经验；除了理论学习之外，还要鼓励文秘深入一线，将所学知识运用于实践，或者采用轮岗制来锻炼和提升文秘的综合能力。比如，企业可以将本单位的文秘人员调任至本单位的不同岗位，将不同部门、不同岗位的职工进行一定时期的调岗。

2.制定完善的工作机制。完善的工作机制可以让工作方向更加清晰，让自己的工作行为更加规范，以此让办公室的整个工作流程都有序、稳定。企业要根据发展情况、办公室工作的实际特点来制定有针对性工作机制，并与本办公室文秘、其他各部门进行研究和讨论，去除不合理的部分、添加一些新的元素，尤其是要尊重文秘人员的意见和看法，他们是工作的组织者和实施者，是对办公室业务最了解的群体，因此他们的意见或者建议都是基于办公室具体工作的。这样制定出的工作制度才会引起大家的共鸣，才会让大家共同遵守和执行，具有更强的可操作性。比如考勤制度，按时上下班是必须要遵守的，但在上班期间文秘的个人生理需求还是需要被尊重的，针对具体情况可以将其中的一个时间点放宽一些。这样人性化的机制会更受到文秘的尊重和支持。

四、结语

办公室综合管理工作不论是在内容上还是在数量上都会给文秘带来巨大的压力，而文秘人员要想适应这种工作节奏不仅需要企业提供各种平台来满足自己的工作和学习需求，自身也要不断的充电，让自己更专业，为企业提供更优质的服务。

参考文献：

[1]李春芬.做好综合办公室文秘工作的对策探讨[J].产业与科技论坛，2012（2）：249-250.

[2]佚名.做好办公室文秘综合管理工作优化对策[J].现代国企研究，2018，150（24）：108-108.