新时期关于加强电子档案管理的建议

迟 永 生

(牡丹江市机构编制数据管理中心，黑龙江 牡丹江 157000)

在时代发展的过程中，社会活动和经济活动都面临着较大的变革，传统的档案管理模式已经无法满足当前社会发展的需要，计算机技术的进步为电子档案管理模式的开展也提供了重要可能。在电子档案管理模式应用的时候，档案管理人员的工作负担也得到有效减轻，档案查询工作也能够更加简便有效，管理人员不必从繁杂的纸质文件中寻找需要的档案，仅仅简单的敲击键盘之后，所需文件就能够呈现出来。电子档案占用的空间较小，也不受到时间和空间等方面的限制，具有较高的安全性特点，促使档案的可靠程度提升[1]。

一、电子档案相关内容

根据我国《电子文件归档与管理规范》文件中的相关内容，电子文件主要是数字设备和环境中生成，以数码形式储存到磁带和光盘等载体中，在计算机等数字设备基础上进行文件阅读和处理，并且在通信网络中传输文件。电子档案是对电子文件进行归档处理，是国家机构及个人和组织等将具备参考和利用价值的文件在数字设备及环境中形成的，以数码的形式在各个计算机载体上进行存储，利用计算机技术阅读和分析的档案保存模式。和传统纸质文件档案相对比，电子档案具有内容与载体可分离和占用空间小及快捷性等特点。

二、新时期电子档案管理中存在的问题

(一)档案的完整性不高

在我国很多电子档案管理工作实施的时候，多数单位的电子档案管理体系没有完善，因此，就会比较容易在档案管理的过程中出现真实性和原始性及完整性等特点受到不利影响的情况，从而促使档案利用价值降低。独立性和变化性是电子档案内容的显著特点，电子档案在这一过程中并不是固定不变的，档案管理人员在发展过程中需要对档案内容进行修改，但是却没有实施校验处理，使得电子档案的真实性和准确性都较为匮乏。档案管理人员没有根据相关要求对电子档案加以校验和审核，对于其中存在的错误和问题没有能够及时更正和修改处理，同时也需要提升电子档案的安全系数[2]。

(二)管理软件缺乏统一性

我国对计算机软件加以研制的速度相对于硬件的发展速度是比较慢的。在电子档案管理工作具体实施的时候，其中所应用的软件已经无法满足档案存储需要，尤其是档案共享方面，由于各个地区或单位应用的档案管理软件存在着明显差异，因此在档案利用和共享等方面就容易出现较多的问题，对电子档案的发展也具有不利影响。

(三)档案内容的保密性不高

目前计算机网络的开放程度是比较高的，如果在网络中某一个设备存储电子文件，那么使用任何终端设备都可以检索相关的文件内容。在某一个终端所存储的电子文件主要是在网络若干个终端的基础上对相关内容输送处理，这就会对部分具有保密性的电子文件的安全造成不利影响。

(四)档案保管的长久性有待改善

大部分企业在发展的过程中，都将计算机网络作为主要的工作工具，能够实现无纸化管理，促使工作信息及决策等资料都存储于网络，只要在信息应用的时候移动鼠标就能够获得相关信息内容。在提高档案管理工作效率方面，能够提升档案管理工作的归档和存储等方面的简化程度，对信息的有效应用具有重要影响。但是，档案管理工作都需要在网络渠道的基础上实施的，在计算机受到病毒或网络系统瘫痪等情况发生的时候，就会造成电子文件信息损坏，对企业造成不利影响[3]。

三、新时期加强电子档案管理的措施

(一)不断更新自身的管理观念

电子档案管理部门在进行电子档案管理的时候，需要进行必要的开发和宣传，提升人们对电子档案的重视程度。随着科学技术的发展，电子档案的应用范围也不断扩大，电子档案也成为当前最新型的档案管理模式。部分档案管理工作人员对电子档案的认识还不深刻，因此，需要在大力宣传的基础上，促使各个企业或工作人员充分认识电子档案的重要性及优越性，从而有效树立现代化的管理观念，使得电子档案管理工作能够得以顺利开展[4]。

(二)加强对档案管理人员的培养

新的发展时期，对档案管理人员的要求也逐渐提升，档案管理人员不仅更加熟悉档案业务，也需要掌握一定程度的计算机专业知识。因此，在培养档案管理人员的时候，需要加强对管理人员的计算机专业知识和专业素质培养，从而提升工作人员对档案业务的管理热情和职业道德素质。在对档案管理工作人员进行计算理知识内容培训的时候，也能够在招考或者深造等方式基础上选拔和培养更多高端计算机人才，使得管理人员在精通计算机知识的同时，也能够提升档案业务的熟悉程度，使得管理人员能够有效操作与开发软件。

(三)完善电子档案管理政策

在形成和管理及利用电子文件的各个环节中，文件内容也可能会出现丢失等现象，在档案管理人员具有熟练的操作技术的基础上，也需要相关管理措施能够促使管理工作更加规范。在构建完善的规章制度的基础上，能够有效保障电子档案的真实性和安全性。对电子档案的管理和电子档案管理系统操作情况等方面掌握的基础上，其中应该通过法律形式制定管理标准等相关规定，提升电子档案的各种操作工作的合理合法程度[5]。

(四)保证电子档案管理的完整性

使用现代化的技术措施对电子档案管理的真实性和原始性及完整性等方面提供保障，能够提升其可信程度，管理人员在背景信息和数据的基础上对电子档案管理的真实性和完整性实施有效检验，或者在身份验证和消息认证等基础上存储用户的相关资料信息内容。在对资料信息应用的时候，通过认证之后才能够获得资料内容，在运用数字签名和光笔签名等签署技术基础上，使用防火墙技术介于机构与其他系统网络间，防止非法访问或盗窃专利等情况出现，对电子档案需要进行备份或实施加密技术，促使人们对电子档案管理的信心能够得以提升，让更多的工作人员和事业单位放心使用。

(五)设计并使用可靠的存储技术

电子档案管理工作和传统纸质档案管理之间具有明显差异，电子档案管理工作信息存储的安全性是比较高的。纸质档案管理存储具有专业的档案管理室，在专业人员管理和保护等基础上，促使档案安全程度得以提升。而电子档案管理是在互联网络进行数据信息内容传递与共享的，因此，需要更加重视电子档案管理的安全性和单个计算机上的数据存储安全，同时根据互联网络的特点，使用分布式的数据存储技术，在一定策略和算法分布式等基础上，将电子档案的数据信息内容存储于远程，对所有数据加以备份，这样就可以在电子档案遭到损毁后及时恢复数据信息[6]。

随着市场经济的发展，档案工作在经济社会中的重要程度也得以提升，对档案管理工作也提出比较高的要求，电子档案取代纸质档案也成为当前发展的重要趋势。电子档案管理技术中虽然存在着比较多的问题，但是其应用的优势也是很明显的，这也需要相关人员能够加快自身的探究研究速度，对电子档案管理工作中存在的问题加以有效解决和改善，从而促使档案信息安全得到保障，推动社会更好地发展。在现代化管理手段应用的时候，促使现代档案管理工作信息内容得到合理配置和有效开发及利用，从而为社会及本单位提供更多有价值的信息资源[7]。