人事档案管理信息化建设的策略探讨

2019-12-28◎姜波

文化产业 2019年21期

◎姜波

（新疆兵团第六师五家渠市水利工程管理服务中心新疆五家渠 831300）

人事档案资源在人才选择方面发挥着重要作用。现阶段网络化、信息化技术的深入发展和普及，为人事档案管理工作提供了良好条件。推进人事档案管理信息化建设活动有效开展，能够切实保证档案资料的安全性、完整性，能够实现档案信息查询和资源共享，提升人事档案管理工作水平与效率。

一、人事档案管理信息化建设的必要性

在信息技术不断发展的背景下，人事档案管理信息化建设是必然趋势。主要是表现在以下几个方面：

第一，顺应行业发展内在要求。信息技术在现代社会各个行业应用范围不断扩大，人事档案管理工作中涉及大量信息，传统管理方式工作效率较为低下。积极开展信息化建设工作，将能够更好提升人事档案管理效率，促进该项工作朝着社会化、开放化方向发展[1]。

第二，切实保证人事档案的安全性。传统人事档案管理，主要是纸质档案资料，其在长期的保存、管理和利用环节会容易受到虫类、潮湿等因素的影响，还易丢失和损毁。使用信息化技术手段，开展人事档案管理信息化建设工作，能够有效保证各类信息资料的安全，为后续开展档案资料的查阅和使用活动提供良好支持。

第三，有效提升人事档案管理的整体水平。在信息化技术手段支持下，数字化处理各项人事档案信息资料，工作效率逐步提升，还能够充分共享信息资料，简化工作流程，促进整体人事档案管理工作不断完善，提升人事档案管理工作的实施效果。

二、人事档案管理信息化建设的实施策略

积极开展人事档案管理信息化建设工作，将能够有效提升整体工作水平，其中需要结合现阶段工作开展情况，采用一些合理可行的方式和手段。

（一）转变和更新工作理念

现阶段档案管理部门首先要不断转变和更新自身工作理念，高度重视信息化建设在人事档案管理方面的重要性，坚持信息化建设的指导方针，促进管理工作顺利开展并取得良好成效。其次，档案管理部门可以定期组织座谈会，研究如何更好发挥人事档案管理信息化建设的作用。档案管理部门相关人员要注重加强学习，深入研究信息化建设的实施路径，创新管理方式和手段，高度重视先进信息化技术手段的应用成效。再者，档案管理部门在引进信息化建设理念和方法的过程中，要结合单位的实际情况，强化工作实践，有效应用信息化技术手段，发挥其优势，始终遵循着循序渐进的原则，加大技术研究方面的投资力度，针对管理内容和管理系统进行不断完善和改进[2]。

（二）实施一体化管理

人事档案管理信息化建设过程中，要从全过程入手进行管控，实施数字化处理工作，积极开展档案信息资料的存储和备份工作，保证这些资料的安全性，并提升电子档案管理水平。加强一体化人事档案管理工作的实施，制定科学的规章制度，明确规定各项工作的实施标准，使人事档案管理可以严格按照既定规范和要求进行，提升该项工作的实施效果。材料建档、归档、借阅、查询、盘点以及处理等多个程序中，都要按照人事档案管理规定，全面掌控工作实施环节，符合信息化建设工作的要求，有效提升人事档案信息资料的接收、传输以及使用效果，充分发挥人事档案的优势和作用，保证信息化建设工作的有效开展[3]。

（三）建设一流的管理团队

高水平人事档案管理人员在推进信息化建设活动稳步实施方面发挥着积极作用。档案管理部门首先要不断引进高素质档案管理人员。这些人员有着专业的档案处理能力和信息化技术手段，能够优化现阶段档案人员队伍结构，给整个管理团队注入更多新鲜血液。

其次，人事档案管理人员要遵守各项工作的规章制度，严格按照工作流程和标准，应用多种技术，并不断加强自我学习，用最先进科学的理论成果武装自身，更好应对人事档案信息化建设工作。人事档案管理人员要注重加强自我道德修养建设，保持高度的工作热情和良好的职业道德，保证人事档案管理工作的实施效果[4]。

再者，要结合人事档案管理工作的实际需求，定期组织档案管理人员培训工作，切实提升他们的业务素养和专业技能水平，通过开展培训班活动实施系统性的培训，提升人事档案管理人员的综合能力。要为人事档案管理人员提供更多进修和访问方面的学习机会，拓展管理人员的视野，积极学习科学的管理理念和管理技术，以更好推进人事档案管理信息化建设工作。

（四）加大软件和技术开发力度

提升人事档案管理信息化建设工作的整体实施水平，需要注重相关管理技术，持续加大人事档案管理信息化软件和相关技术的研发投资，给科研工作的有效开展提供良好支撑[5]。信息操作平台是开展人事档案管理信息化建设工作的载体，因而要注重对其进行研究，对人事档案管理信息化建设过程中的各项操作软件加以更新和优化，使其适应不断提升的档案管理需求。科学构建人事档案数据管理系统，明确系统多方面的实际应用功能，包含查询、格式管理、交换、信息维护以及代码功能等。开展信息化管理人事档案的过程中，数据系统中存在着大量的人事工作数据，要不断优化和升级信息数据库系统，全面提升数据库系统的实际服务质量和使用效率，同时要开展定期维护工作，科学应用安全技术，做好病毒查杀，使得该项系统具有良好的安全性、统一性[6]。