教务秘书在高校教学管理工作中面临的困境与对策

张瑞芳

（南京工业大学,江苏南京 211816）

教学管理是控制高校教学质量、规范高校日常教学秩序以及实现高校人才培养目标的基础条件，而要提升高校教学管理水平，需要依靠教务秘书管理的支持，因为其在高校教学管理工作中具有不可忽视的地位和作用，能起到全面组织与协调、协助及参谋、沟通及服务作用，只有不断加强教务秘书队伍建设和提高教务秘书管理水平，才能提升高校教学管理质量和水平，并推动高校教育教学的改革和展。

1 教务秘书在高校教学管理工作中的作用

教务秘书指的是协助高校各院部处理教学事务的相关管理及服务人员，其既是高校教学管理工作的参与者，又是高校教学管理工作的执行者，因此，作为连接和贯穿整个高校教学管理事务的桥梁与纽带，教务秘书在高校教学管理工作中具有不可忽视的作用。

1.1 组织与协调作用

在高校教学管理工作中，是由学校领导主管教学管理的全局性工作，但因教学管理工作涉及范围、内容较为宽泛，且具有较强的统筹性和决策性，其中，涉及具体的教学管理事物，便需要教务秘书进行具体的组织和协调，如教务秘书需组织和协调教学教材的征订、教学课程的编排、教学计划的执行、核定教师工作量及教学补助、审查学生考试及成绩、审核和管理学生毕业证及学位证等，由此可见，教务秘书是筹划教学管理、传递教学管理信息及落实教学管理任务的桥梁。

1.2 协助及参谋作用

在高校教学管理工作中，教务秘书能协助院系领导处理各种日常教学管理工作，如协助院系领导、教务处做好教师每学期的工作量统计、考核工作；协助领导落实对教学质量的检查和总结工作。另外，在高校研究和制订教学方案时，教务秘书凭借其参与具体教学事务的实践经验，还可以发挥参谋及协助作用，为教学方案制定提供有效的信息参考。在对具体教学方案进行执行实施和评估的过程中，其还能全面采集和汇总教学方案实施过程中的教学信息，再通过研究教学信息资料，能够对实施环节出现的问题进行及时发现和解决，从而能为修正和改进教学管理方案提供有效的决策支撑。

1.3 沟通及服务作用

从某种角度上来说，教务秘书在高校教学管理工作中所承担的管理职能也是一种服务行为和服务职能的体现，其不仅是教学院长(系主任)、教务处、教师、学生及其他院系同行沟通的桥梁，同时，其在高校教学管理工作中还具有重要的服务作用，教务秘书通过及时传达各方的信息及意见，不仅能促进学校、教师和学生等各个人群的及时交流和沟通，同时还能促进教学计划始终能匹配教学实践活动，维持正常的教学秩序和按时完成教学任务等，从而保证各项高校教学管理工作有序进行。

2 教务秘书在高校教学管理工作中的发展困境

2.1 教务秘书工作未得到重视

在不少学校领导、教师和学生的眼中，教务秘书相当于打杂人员或教学辅助人员，认为其既胜任不了高校教学工作，也无法研究出科研成果，在日常的教学管理工作中只能做一些基本的工作，如安排课表、收发邮件、发布教务通知、接听电话等，这些简单的工作对专业技能的要求很低，任何人都能胜任，从而导致教务秘书在高校教学管理工作中地位和待遇最低，进而导致教务秘书岗位人员大量缺失[1]。

2.2 教务秘书长期超负荷工作

随着我国高校的普遍扩招，使得院系的教师和学生数量成倍增长，但其并没有相应的增加教务秘书编制人员数量，在实际的教学管理工作中，每个院系基本只设置了一个教务秘书，若院系承担校公共课程教学，才会补充一个兼职的教务秘书岗位，教务秘书人员数量的不足和高校教学管理事物的与日俱增，导致教务秘书长期需要超负荷工作，如新学期开学，第一个到岗的往往是教务秘书，其需要发布开学相关的通知，准备教师和学生的课表，每个学期结束后，学校领导、教师和学生离校后，教务秘书还需留下来对该学期的工作量进行统计，对各种交上来的教学文件、试卷进行收集整理，对上级抽查的论文、试卷及其他材料进行准备、对下个学期的教材进行征订以及对下个学期的课表进行安排等。并且，一旦其未及时做好相关材料的准备和统计或交付材料的时间发生一点拖延，上级领导便会认为教务秘书失职。

2.3 教务秘书管理职责不清

从工作性质上来看，教务秘书归教务处职能部门直接管理，在人事关系上，其属于二级教学主管，不仅要完成高校的各项教学管理工作，同时还需完成院系的一般事物。教务秘书虽属于管理岗位，但在实际管理工作中，其往往只会被人管而无法管别人，如在日常工作中，教务秘书往往需要帮助领导和教师整理、复印或打印材料，个别教师还会要求教务秘书帮助其完成个人的科研项目，某些教师不按要求行事或未能对教学管理工作中的相关规定进行严格执行，做事拖拉，从而导致教学环节发生问题后，常需要教务秘书查缺补漏或背锅。上级领导往往很少对相关教师的责任进行追查，多是责怪教务秘书工作不到位。

2.4 对教务秘书的专业培训力度不足

在高校教学管理工作中，教务秘书需要完成的工作内容众多，如课务安排、教务安排、教研任务、考务工作等，要完成这些内容需要教务秘书采用专业的教务管理系统对各项工作信息进行统筹管理和协调，因此，其对教务秘书专业技能具有一定的要求，然而，目前，不少高校在招聘教务秘书岗位过程中，多是要求教务秘书具备一定的学历，对相关专业和经验的要求并不高，如江苏省的各个高校招聘教务秘书岗位时，仅要求教务秘书达到研究生学历，未要求其具备相关专业和经验，另外，将教务秘书招聘进来便直接上岗，也未对其进行专业的岗位培训和建立老带青的培训机制，这些便会导致教务秘书对高校教学管理工作认知具有很大的局限性，从而难以实现有效的管理。

2.5 缺乏完善的激励机制和竞争机制

缺乏完善的激励机制和竞争机制指的是在实际管理工作中，教务秘书长期需要超负荷加班，但没有加班费，另外，教务秘书多是拿统一平均值的绩效、不给予其发放高校教师资格证书、不给予评审或职称评审处于绝对劣势(目前高校教务秘书岗位级别最高的定为科级干部，副高级以上职称的教务秘书很少)，这些现象均会导致教务秘书管理工作的积极性逐渐丧失，从而会给实际的教学管理工作带来很大的负面影响[2]。

3 化解教务秘书在高校教学管理工作中发展困境的对策

3.1 认识教务秘书在高校教学管理工作中重要作用

高校教学管理工作涉及内容繁多，管理十分复杂，为促进高校教学管理水平的提高，就需要校领导充分认识到教务秘书在高校教学管理工作中所起的重要作用，并且，还需在全校树立一种重视和尊重教务秘书的风尚，提高全校师生对教务秘书管理工作的认知和认可，这样其才不会认为教务秘书岗天生低人一等，相应的也能提高教务秘书自身的岗位热情和工作积极性，在日常教学管理工作中愿意做和主动做，这样才能充分发挥其在统筹和协调高校教学管理工作中的重要作用，从而推动高校各项教学管理事物得到稳定、快速发展。

3.2 加大教务秘书后备人才储备和在岗人员培训力度

学校首先要根据自身的教学规模、教师和学生数量，引进合适数量的教务秘书开展学校教学管理工作，避免出现教务秘书长期超负荷工作现象，使其工作的积极性降低，从而导致岗位人员大量流失。在招聘新进教务秘书，除了需要求其具备相关的学历，同时还需对其相关专业技能和经验进行考察，完成新进教务秘书招聘后，还需先对其进行专业的岗前培训，如加强其对各类教务系统的培训和考核、计算机相关知识和操作技能培训等，以促进教务秘书教学管理的规范化不断提升。另外，各高校还可采用双岗制进行新进教务秘书培训，也要利用老带青促进新进教务秘书的管理水平和工作能力显著提升。

3.3 完善教务秘书激励机制和竞争机制

首先，要建立明确的教务秘书岗位职责，避免出现教务秘书管理职责不清现象，其次，还需建立健全的教务秘书岗位考核制度和标准，对考核成绩优秀的教务秘书给予一定的晋升或物质嘉奖，若考核成绩较差的教务秘书也需给予相应的惩罚。最后，还需建立教务秘书对相关部门的评级机制，促进其相互监督和促进。

4 结语

在高校教学管理工作中，教务秘书不仅是实施高校教学管理工作的核心人员，同时也是连接和贯穿整个高校教学管理事务的桥梁与纽带，其发展质量的好坏对整个教学管理工作均有直接的影响，然而，当前，我国不少高校教务秘书发展均存在较多的困境，主要表现为教务秘书工作未得到重视、教务秘书长期超负荷工作、教务秘书管理职责不清、对教务秘书的专业培训力度不足以及缺乏完善的激励机制和竞争机制，要改善和解决上述问题，就必须探寻相应的发展对策，如认识教务秘书在高校教学管理工作中重要作用，提高教务秘书岗位热情和工作积极性； 加大教务秘书后备人才储备和在岗人员培训力度，以不断提升其管理水平和工作能力；完善教务秘书激励机制和竞争机制，才能全面提升教务秘书管理水平和教学管理质量。