计算机技术在本科院校学籍管理信息化建设中的应用研究

何 柳

(武汉商学院，湖北 武汉 430056)

0 引言

自从学籍管理工作实现信息化后，学籍管理工作人员更像是一个信息管理员，将获得的学生数据、表单、申请等各种信息进行处理后存储到计算机设备或上传到信息管理系统，纸质版只是作为备案存档之用。借助计算机技术，管理人员可以实现数据动态管理，学生能在智慧校园或者掌上校园里查询学分、查到自己的学籍状态并进行异动申请，管理人员能下载实时数据及时地传递给需要的部门使用、进行毕业审核等等。计算机技术在学籍管理中扮演着十分重要的角色，它是现代化学籍管理的手段与方法。

1 计算机技术在高校学籍管理中的应用现状

1.1 学籍注册

教育部规定，每学年初新生需要进行学籍注册、老生需要进行学年注册，国家有专门的“中国高等教育学生信息网”供大学生查询学籍和学历信息，高校学籍管理人员有配套的“学籍学历信息管理平台”上传学籍注册信息。学籍管理人员对内还要负责教务系统学籍模块的运行，每学年初采集到学生的报到情况后都会先在教务系统里处理，保证手头数据的时效性，然后再在“学籍学历信息管理平台”上传注册信息。两个系统的同时运用，保证了数据的准确性。

1.2 学籍异动

每学期初是学籍异动的高峰期，学生可以在教务系统里依据实际情况进行异动申请，管理人员及时审核，学生能看到自己的审核结果。同时，每学期转专业也几乎在教务系统里完成，由学生申请到所在学院审核、转入院系笔试面试、转入院系审核、教务处审核几大环节构成，纸质版汇总表只是作为备案使用。上述过程借助计算机技术在网上得以实现，这极大方便了学籍异动管理，让学籍管理人员从繁多的申请表中解放出来，提升了学籍管理的效率。

1.3 数据处理

学籍信息包含很多字段，每个管理系统和每个部门需要的字段不同，往往在处理字段内容和格式上花费很多功夫，借助一些计算机辅助软件，能将自己需要的字段名筛选出来，并且处理成需要的格式。新生平均分班也可以使用计算机小程序，过去都是直接在Excel里手动分班，不仅容易出错，而且无法保证一定做到平均，计算机程序能通过内部设置达到预期效果，大大提升了工作效率。

1.4 考试报名

专升本考试、四六级考试报名，都是学生自己在相应的网站里申请填报。比如专升本考试，学生在报名系统里填报了相关信息，管理员进行审核，经过考试后，被录取的学生进校后的第一手资料就是从报名系统里导出的，学生的基本信息和照片信息，都能整理后上传到教务系统里供后续教学使用，减轻了学籍管理人员的工作量。

1.5 毕业证管理

毕业审核如果单单依靠线下审核，各个二级学院教学秘书分身乏术，而且这种老式的审核方式极容易出错。借助教务系统的毕业管理功能，实现毕业学分审核及毕业数据处理，保证了毕业审核环节的准确性和效率。

1.6 资格审核

大多高校在校生报考资格审核工作交由学校学籍科完成，学籍科不仅需要审核所提交资料的准确性和真实性，还要审核学生本人是否与证件相符，这项工作就需要借助身份证阅读器进行身份证扫描。但目前大多数高校使用的身份证阅读器只是单纯验证身份证芯片里存储的图像和文字信息，没有对到场学生本人面部进行识别并与身份证图像进行智能化比对，人工校对照片的方法难免会有误判，这项工作还有进步的空间。

2 计算机技术在高校学籍管理应用中存在的问题

2.1 学籍管理系统更新不够及时

学籍管理制度和管理理念与学籍管理系统不匹配，造成了管理系统的应用价值不能完全体现出来[1]。计算机技术作为管理手段应当为学籍管理服务，而不是学籍管理被计算机技术绊住脚，所以管理系统应当与时俱进，跟随学籍管理改革的步伐。

2.2 学籍管理人员计算机水平欠缺

学校应当更多地为教学管理人员提供培训计算机技能的机会，并且引进计算机类人员，为高校教学管理信息化建设提供保障。

2.3 教师与学籍管理人员信息化建设思想认知度不够

部分教师觉得系统操作过程麻烦，不接受信息化工具，甚至觉得计算机软件具有不可控性，担心系统出错，以上原因导致有些教师仍然使用陈旧的方法管理学籍。所以，高校应该多培养教师的信息化建设意识，让教师们接受新事物，适应信息化管理手段，从而提高管理质量和办事效率[2]。

2.4 计算机软件需要专门人员维护

高校的教学管理系统是校内最重要的管理系统，计算机软件难免有故障或者出错的时候，所以需要高校配备专门的系统维护人员来保障正常的教学秩序。

2.5 学籍管理资金需合理投入

高校学籍管理的信息化少不了适应时代需求的科技产品作为支撑，高校应当加大对学籍管理资金的投入力度。信息化建设需要软件实施，也需要硬件设施，高校对学籍管理信息化的支持力度决定着学籍管理的质量与效率。教育机构是我国教书育人的重要场所，高校更是培养我国素质人才的摇篮，所以各个部门都应当重视高校的教学管理发展，将学籍管理信息化纳入长远发展计划中去。

3 计算机技术在学籍管理中的应用展望

计算机技术在学籍管理中的应用已经非常普遍了，现代高校大多是计算机辅助办公，但是随着计算机技术的不断发展和学籍管理要求的不断细化与变化，计算机技术在学籍管理中还可以有更深入的应用形式[3]。

3.1 学年注册智能化

学生在学年初报到缴费后可凭缴费单去学院辅导员处刷一卡通，读卡器终端将信息返回给电脑中的管理系统，整个报到环节在二级学院完成统计，辅导员起到监督提醒和登记未报到原因的作用。教务处学籍管理人员只需要打开教务系统，就可以看到各个学院的报到情况，可以在线形成汇总数据，清晰地看到哪些学生没来报到、是什么原因。该方式极大地提高了工作效率，减少了学籍管理人员的工作量。

3.2 毕业证打印智能化

目前许多高校毕业证打印采用的是Excel和Word联用中的邮件合并功能，需要对Word进行排版，打印中页数多了后经常反应较慢，打印过程中也需要监管把关。其实完全可以使用线下的计算机辅助软件，可以设定模板，导入Excel后实现自动化打印，还可以在软件里看到哪些学生的毕业证已经被打印了、哪些还在进程中。同时，如果有学生信息需要修改，也可以快速找到那张毕业证进行更改。

3.3 资格审核智能化

在未来，学籍管理或者考务管理中可以使用人脸识别设备，将考生本人面部通过人脸识别技术与计算机中的身份证图像信息进行比对，从而判断是否为本人。这项技术在移动互联领域用得比较多，但在教学管理领域还比较少。

3.4 成绩管理智能化

学生如果需要打印成绩单或者学籍证明，需要前往自己所在学院的教学科，找相应的教学秘书打印，教学秘书经常忙不过来。其实只需要一两台计算机智能终端设备，放在教学楼的大厅内供学生自助查询打印。相信不久以后，智能化终端将在校园内普及。

4 结语

计算机技术能够有效解决传统学籍档案管理过程中的诸多难题，为高校办学质量的提高提供支撑[4]。学籍管理是本科院校教学管理中的重要环节，学生从入学时的学籍信息电子注册到每年开学初的学年注册、每学期的学籍异动、成绩管理、毕业审核、毕业时的毕业证发放等等皆与学籍管理相关，学籍管理的成效直接决定着教学管理的质量。计算机技术可以有效地简化学籍管理过程，提升学籍管理的工作质量和效果，真正实现学籍管理的现代化与信息化。学籍管理的信息化之路还有待更深入探索，需要教学管理工作者继续为之努力。