大数据时代档案管理工作面临的挑战与对策

2019-12-26张浩

科学导报 2019年76期

张浩

摘要：随着我国科学技术的发展，档案信息资料也不再局限于传统的纸质等信息材料，信息类型越来越多元化。同时，随着我国档案管理数字化，档案管理工作得到了很大的改善，但这也给档案管理工作带来越来越多的挑战。本文首先对大数据时代档案管理工作面临的挑战进行了研究分析，然后针对性地制定出了相关的应对策略。

关键词：大数据时代;档案管理;挑战;对策

一、引言

随着大数据时代的到来，我国档案管理工作也很大程度的得到了提升，首先在档案信息资源深度开发方面有所突破，其次档案管理工作也在慢慢地向为社会服务发展，最后我国档案管理业务的流程也越来越智慧化。但与此同时，在大数据时代背景下，档案管理信息数量和类型越来越多、信息资源利用也越来越广泛，而目前我国档案管理专业网络技术却还无法满足时代和社会的要求，使得我国档案管理面临着巨大的挑战。

二、大数据时代档案管理面临的挑战

2.1档案管理的信息数量和类型增多。在大数据时代背景下，社会档案管理工作面临的首要挑战就是信息资源数量的迅速增长。目前，整个档案资源管理已经转向运用电子化管理，便于海量的档案资源储存。虽然我国已经达到将档案信息从档案实体剥离并存储在数字载体上的技术，但是很难在如此庞大的电子文件中阅读到有价值的信息。另外相比传统的档案管理，现代档案资料已经不局限于纸质、声像、实物等类型，更多的是图片、视频等电子档案，这成为了现代档案管理的主要档案类型。当下档案管理的数据结构和类型复杂且种类繁多，成为当前档案管理工作面临的重大挑战。

与传统的档案信息收集相比，大数据时代档案数据的收集难度更大，主要表现为三个方面。第一是信息资源数量上的剧增。随着无纸化办公的盛行，越来越多的机构、部门将纸质信息转化为了电子文件传递消息，由于电子文件的归档功能尚不成熟，庞大的档案信息量给现有档案管理的存储提出了更高的要求，改进档案储存和管理技术才能更好应对大数据时代迅猛发展的数据处理需求。第二，由于非结构化档案信息种类的增多，该类档案资料相对文字资料等占用空间较大，其归档、收集和管理也为档案管理工作带来了一定的挑战，必须借助现代技术手段扩大数据库等进行规范的管理。第三，档案信息资源的来源越来越多元化。大数据时代为信息获取和传递创造了便捷的条件，许多机关、单位以及个人等都能轻松的通过网络将拥有的档案信息进行传递，相对传统的档案收集方式，如何主动的收集更多的档案信息资源是当代档案收集工作面临的重大挑战。

2.2档案储存面临着安全问题。数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的前提条件，大数据时代下，大多的档案都是用电子信息的形式进行储存的，与网络技术紧密相关，在带来便捷的同时，档案管理的安全问题也随之而来，在实际的工作中会存在档案信息泄露、丢失以及被篡改的现象。因此现代档案管理工作对网络本身的稳定性和安全性也提出了较高的要求。目前我国档案储存面临的问题有以下两种情况，第一种情况是由于自然因素或同时在线人数过多而导致信息平台无法正常使用;第二种是黑客会攻击数据库，窃取具有巨大价值的信息资料，导致整个数据库受损，并且很大概率会造成信息的丢失或不法分子趁机闯入。

大数据时代背景下，依赖网络技术是无法避免的，而目前我国还没有专门从事档案信息安全风险评估服务的机构，还不具备完整的档案信息安全风险评估体系，无法提前预计风险的发生，因此网络档案信息安全为档案管理工作带来了巨大的挑战。

2.3档案管理人员素质不满足时代要求。随着大数据时代，网络技术的不断更新与升级，而相关的工作人员却跟不上时代的步伐，导致档案管理工作效率低下，无法取得应有的效果。我国在档案信息化的初期就已经充分认识到专业人才在档案信息化建设中的重要地位。而当前的档案专业人才现状却不容乐观，一方面我国档案专业人才的结构不合理，大多档案专业人才年龄偏大，缺乏高学历人才，现代技术人才更是严重不足;另一方面档案专业人才掌握技能不够，无法满足当下时代对档案专业人才的要求;最后是对信息挖掘能力不足。由于大部分档案工作人员的专业素养偏低，对档案数据信息的收集、挖掘和综合分析能力不足。

三、大数据时代档案管理工作存在挑战的应对策略

3.1实现档案的集中化管理。为满足信息科技的发展、档案内容与形式变革及人们多元化的信息需求的要求，除了传统纸质档案外，我们要必须关注视频、网页等新型档案信息载体。

在传统的档案管理中各个地区、各个县市都有自己的档案馆和档案管理系统，不同的档案管理系统互不交融，资源比较独立和分散，不能实现交流和共享。“大档案”理念是一种集约型档案管理的理念，即将分散在不同地方的档案管理机构的档案，通过互联网技术进行资源整合，建立跨地区的档案资源管理平台。

树立全新的“大档案”理念，让档案管理工作紧跟时代的步伐。其次，可以采取“档案+众筹”的模式收集档案信息，即让公众参与到档案信息收集中来，让公众成为网络档案信息的提供者，同时也要建立一个全国联网的档案信息资源平台，可以有效地避免信息重复，也为大家查阅信息提供了方便。采用这种方式能有效地收集档案信息资源。最后要健全档案管理工作制度，我们应当制定严格的管理规范，明确档案管理人员的职责，并且进行专业的相关培训，保障档案管理工作的顺利进行。

3.2完善网络档案管理安全系统。数据资源的安全是确保档案管理工作顺利进行的关键。如何保障网络档案管理的安全性成为目前急需解决的一大问题。想要保障网络信息数据库的安全，防止档案信息泄露、丢失及篡改，首先就要建立完善的安全系统。有效防治黑客的恶意攻击，从而保证数据的安全。网络监管能保证计算机网络系统的高效运转，并且监督管理机制能够更好地提高和运用网络信息安全防护技术，由于其具备风险预测和监控功能，可以更有效地防治黑客入侵、网络被任意使用等。由于要保护的信息数据众多，对信息安全的防护就要从基本入手，而相关的技术性人才严重缺乏，因此我们应该培养更多的专业型人才奠定基础，同时可以为完善网络档案管理的安全系统提供技术保障。另外，档案管理工作人员要有高度的安全防范意识，提前采取有效的防范措施，为档案存储的安全提供保障。除了完善安全系统和培养网络专业性人才外，我国还应该健全相关的网络管理制度，以保障大数据时代下信息数据的安全，对出现网络信息盗取等违法行为严惩不贷，制定保护网络数据相关的法律法规。

3.3提升档案管理人员专业素质。随着大数据时代背景下科技的飞速发展，工作人员要不断提升专业素质，转变传统的档案管理观念，提高对档案管理数据化的认识，实现档案管理主动服务于群众。

为保证档案管理工作人员相关专业技能的提升，定期对工作人员进行系统专业的相关培训，为数据的采集、分析和整理归档提升效率。大数据时代档案工作者要有数据敏锐度，具备数据保管、数据分析、数据处理以及理解数据背景的能力，因此各高校应该注重相关专业学生相关技能的培养，创造出满足社会要求的技术型人才，缓解档案部门人才严重缺失的现状。可适当引进国外的相关人才和先进的技术，为我国现代档案管理工作保驾护航。

四、结语

大数据时代背景下，我国档案管理逐渐由传统的管理方式转变为数字化管理，不仅完成了管理方式的优化，同时也很大程度上方便了檔案工作为社会及个人提供服务。但由于我国现在的网络技术还不够发达，档案管理工作还存在着许多的问题，因此我们要通过实现档案集中化管理、完善网络档案管理安全系统、以先进的技术深入挖掘档案信息和提升档案管理人员专业素质的方式，为我国现代档案管理工作提供安全和技术保障。