低碳经济时代的档案利用分析

谢真珍

（西安财经大学，陕西西安 710100）

近年来，社会经济发展迅速，人们期待更健康、更自然、更安全的生活方式，低碳经济应运而生。对高校档案利用管理而言，低碳经济时代从生态环境保护理念出发，对档案利用提出了新的要求，低碳管理已经成为档案生态管理的重要内容，低碳信息化将成为档案利用新的发展趋势。如何做好低碳经济时代档案利用低碳信息化工作是当前高校档案管理的焦点。因此，探索低碳经济时代档案利用低碳信息化建设的策略，具有十分重要的现实意义。鉴于此，笔者对低碳经济时代的档案利用进行了相关思考。

1 低碳经济时代档案利用低碳信息化的特点

档案工作是一项非常重要的工作,在低碳经济时代，从档案利用低碳信息化的特点上看，主要表现在数字档案资源利用能耗低、降低档案管的碳排放量、减少纸质档案带来的污染等方面，其具体内容如下。

1.1 数字档案资源利用能耗低

数字档案资源利用能耗低是低碳经济时代档案利用低碳信息化的特点之一。长期以来，传统的档案管理以人工管理为主，耗费了大量的人力和物力，数字档案资源利用是低碳经济时代的产物，以档案电子化为标志，实现档案收集、整理、保管等管理，这样做可以降低档案资源利用能耗，从而达到节能的目的。

1.2 降低档案管理的碳排放量

降低档案管理的碳排放量是低碳经济时代档案利用低碳信息化的又一特点。碳排放量是最重要的环保话题之一，低碳经济时代的核心是低碳，以低碳为主的经济结构，要求通过节能的技术来减少碳的排放量。档案利用低碳信息化用现代化的档案管理技术和手段，降低档案管理的碳排放量，对档案管理的可持续发展提高了有效保障。

1.3 减少纸质档案带来的污染

低碳经济时代档案利用低碳信息化的特点还表现在减少纸质档案带来的污染方面。目前，信息技术的应用日新月异，低碳经济的发展离不开信息化建设的支持，在档案管理的活动中，传统的档案利用方式得到了优化，档案利用低碳信息化有利于实现纸质档案的信息化管理，减少纸质档案带来的污染。因此，探索低碳经济时代档案利用低碳信息化的策略势在必行。

2 档案利用低碳信息化建设中存在的问题

当前，档案利用低碳信息化建设的现状不容乐观，还存在着诸多亟待解决的问题，这些问题主要表现在低碳管理理念不足、档案工作流程混乱、数字化归档不理想三个方面，其具体内容如下。

2.1 低碳管理理念不足

低碳管理理念不足是档案利用低碳信息化建设中存在的问题之一。当前，高校档案利用中，由于对低碳管理理念的认识不足，没有将低碳理念融入档案信息化管理中，有些档案管理人员虽然意识到了节能的重要性，但在实际工作中没有将这一理念落实下去，使得档案利用管理的实际工作中资源消耗较大，浪费人力物力的现象时有发生。

2.2 档案工作流程混乱

档案工作流程混乱制约着档案利用低碳信息化建设的发展。就目前而言，高校档案工作流程标准模糊，缺乏现代化的档案利用管理制度，在档案利用管理中，以往的档案利用没有标准化的流程为依据，缺乏相应的规范和依据进行档案利用管理，无形中制约着档案利用管理工作的效率，档案利用的安全性也得不到保障，对档案利用运行管理的影响较大。

2.3 数字化归档不理想

数字化归档不理想是档案利用低碳信息化建设的瓶颈。对有查考保存价值的文件，在档案利用管理中往往进行归档管理，传统立卷方法延续至今便于手工检索利用，但立卷方法烦琐、复杂，工程量较大，在归档过程中的主观随意性较大，难以确保档案利益的真实性，档案数字化人员素质不高，使得档案利用管理陷入困境。因此，探索档案利用低碳信息化建设的策略势在必行。

3 低碳经济时代档案利用低碳信息化建设的策略

为进一步提高档案利用水平，实现档案价值，发挥档案作用,在了解低碳经济时代档案利用低碳信息化的特点的基础上，档案利用低碳信息化建设的策略，可以从以下几个方面入手，下文将逐一进行分析。

3.1 树立低碳管理的理念

树立低碳管理的理念是低碳经济时代档案利用低碳信息化建设的关键。为改善档案利用管理不佳的现状，避免档案利用中资源的浪费，与时俱进地引进先进的管理理念，低碳经济时代下的档案利用，档案管理理念的更新至关重要，树立低碳管理理念，从节约成本、提高效益的视角，将低碳管理和经济效益密切挂钩，降低档案管理中档案利用的不必要的能耗，提高档案管理的效益和水平。

在具体做法上，首先，要加大对低碳管理理念的宣传，重视低碳管理的作用，尤其是高校领导要加强认识，改变资源消耗高、浪费大的档案管理局面坚定不移地走发展低碳发展的可持续之路，如开展“低碳生活”的相关活动。其次，应该加大档案馆的投入力度，强化管理、技术研发等手段，多使用现代化高效能的管理手段，加大档案馆软硬件的设施装备,提高档案文件使用率，实现档案管理的可持续发展。最后，要鼓励档案管理人员要将低碳意识融入日常工作中，本着低碳、高效的工作思路，主动学习新的信息技术，以档案利用低碳信息技术创新为手段，做节能减排的有心人。

3.2 档案工作流程标准化

档案工作流程标准化是低碳经济时代档案利用低碳信息化建设的重要环节。低碳经济时代档案利用低碳信息化建设，对档案工作流程标准化管理，档案利用更为规范和科学，用标准化管理体系进行低碳档案信息化管理，在一定程度上提高了档案利用管理的安全性。

在具体做法上，档案工作流程标准化，要把握好三个关键点，一是建立健全档案管理制度，档案利用低碳信息化建设，遵照标准的统一化的制度进行管理，可以提高档案利用管理的有效性，用较少的人力和物力，完成档案利用管理目标，以此达到减轻能耗和碳排放的目的。二是在电子文件有效性方面，通过相关技术措施使归档保存的电子文件存储为标准、规范、稳定的文件格式，是开展低碳档案信息化的基本保障。三是要对档案数据进行定期备份，保护档案数据的安全，这样如果出现破坏或者丢失的情况，可以节省有限的资源，降低档案利用管理风险带来的损失，隐性地实现低碳化的档案利用低碳信息化建设。

3.3 数字化归档提高效率

数字化归档提高效率对低碳经济时代档案利用低碳信息化建设至关重要。数字化归档是低碳档案信息化的前提，在低碳经济时代，归档文件的整理形式发生了重大变化，数字化归档以电子计算机等数字设备为手段，以档案管理软件的应用前提，为档案信息化管理及利用打好了坚实的基础，对提高档案利用管理效率可以起到事半功倍的作用。从低碳角度讲，则是从源头上解决了档案利用管理消耗大、成本高、效率低的问题。

在具体做法上，低碳经济时代使用现代科学技术对档案资料进行收集、归档，要求数字化归档要注意及时收集包含背景信息及元数据的电子文档，保持文件形成的原貌，逐份归档，归档文件应齐全完整。与此同时，需要注意的是，网络化利用是低碳档案信息化的目标，还应做到储存数字化、管理信息化、利用网络化，如利用校园网系统构建档案门户网站，发挥档案信息资源利用服务的作用,实现一对一的档案服务利用模式，促进档案利用低碳信息化建设。此外，还要加大对档案利用管理人员的培训，通过定期或不定期的培训，增强数字化归档意识和技能水平，使之更好地适应档案利用低碳信息化建设的需要。

4 结语

综上所述,在低碳经济时代，档案利用低碳信息化建设更为方便高效。要做好档案利用低碳信息化建设可谓是任重道远，低碳时代给高校档案利用工作带来了新的问题。低碳经济时代的档案利用是一项综合的系统工程，具有长期性和复杂性。对档案利用低碳信息化建设而言，应树立低碳管理的理念、档案工作流程标准化、数字归档提高效率，积极探索低碳经济时代档案利用低碳信息化建设的策略，只有这样，才能使档案利用低碳化深入人心，不断提高高校档案利用管理水平，适应低碳经济时代的需要，促进高校档案管理工作持续健康发展。