财务共享模式下会计档案的集中管理研究——以大型企业M为例

(福建农林大学 福建 福州 350002)

一、研究背景

财政部、档案局于2015年12月联合发布《会计档案管理办法》并规定该办法自2016年1月1日起施行。2016年之前会计档案中的凭证类的保管期限是15年，该办法的修订将凭证档案的最低保管期限由原来的15年延长到30年。至此，传统的纸质凭证对档案存储空间提出巨大挑战。此外，互联网大数据时代的进一步推动，加剧了企业的纸质化档案管理向大数据下的数字化管理转变的步伐。

二、财务转型与财务共享

20世纪70年代末，中国经济高速健康发展，国内企业迅速发展壮大，而企业发展壮大的同时对企业内部的财务工作的安全高效提出了越来越高的要求。如：我国于1993年7月停止多种记账方法并行的做法，从此企业开始采用复式借贷记账法记账，紧接着企业会计准则正式颁布。此外，企业财务组织开始转向为股东创造价值，逐渐重新构造出更加高效精简的企业财务组织。

20世纪80年代初，财务共享服务理念率先在福特、通用等大型制造企业集团内部推出，此后经过几十年的发展成熟，共享服务理念逐渐得到了世界各国企业的广泛认同，也受到了我国国内大型企业对其的追捧和借鉴，这些大型企业鉴于海内外企业对财务共享服务的成功应用也纷纷跃跃欲试，希望在国内市场迅速开展共享财务模型，这在一定程度上加快了我国财务信息的处理，使经营分析效率得到有效提升，M企业是这些大型企业之一，在大数据环境下，于21世纪初逐步致力于财务共享服务模型的创设与完善，借助平台进行统一的会计核算，保证了分支机构核算流程的透明与规范化，将不同区域下各分支机构的纸质化会计档案采用影像数据化和在线传递的方式集中保存于财务共享服务中心平台。

三、企业M电子会计档案管理系统的构建流程

随着企业M的规模日益扩大，企业的组织架构及下属部门十分复杂，企业M原先单一的财务信息系统无法使集团与下属子公司、各部门之间信息进行直接对接，造成会计核算不统一和信息反馈延时。财务共享服务中心将各种类型的大小文档(记账凭证、总账明细账、报表以及银行回单等来自企业内外的凭证)通过应用接口将它们与报销系统、ERP系统及影像系统之间通过二维码建立起关联关系，并对不同地区、不同下属的财务数据进行集中处理。通过采集处理归纳数据进一步建立出适合企业自身的、规则与流程统一的企业内部档案管理信息系统。为应对企业内部出现的一系列问题，企业M构建了一个从数据采集出发对大数据文件进行收集存储，然后对收集的数据进行分析，最后对分析后的数据电子文件进行有利于企业发展的会计档案管理框架模型。

(一)数据采集与加工

企业基于财务共享服务的对报账系统、资金管理系统、影像管理系统、ERP系统等各类系统产生的各种内外部电子文件的真实与完整进行一一检测，防止存档的电子文件存在误差。经企业相关会计人员审核批复后,系统可以自动生成银行存款余额调节表、往来单位收支明细表、会计账簿、电子报表。电子会计档案上传至财务共享服务平台，对后期电子文件归档与管理提供信息支撑。

(二)电子会计档案归集管理

建立符合单位要求与管理需要相适应的档案管理系统。根据电子文件管理系统的相关要求，企业设立的档案管理系统应具备以下几项功能：包含分类管理、档案号管理、相关档案保管年限等的系统配置管理功能；包括电子档案及其元数据的登记分类、命名、统计鉴定、销毁移交、借阅归还、备份等电子档案管理功能；包括基于相关职务不相容的全责分离原则对操作人员的身份权限认证管理的会计档案进行的安全管理功能；包括对系统的相关功能配置及参数设置、系统用户权限设置的系统安全管理功能。

(三)电子会计档案查询与利用

电子档案系统查询权限功能主要是在提供浏览检索、专题检索、综合检索、档案年报服务中，为企业内部人员或外部人员提供查阅搜索服务。大型企业以网络平台、查询口令模式。通过平台服务，使电子会计档案管理信息在企业内部形成有效传递。

四、财务共享模式下M企业会计电子档案潜在的风险

(一)会计电子档案管理制度不完善

在企业内部尤其是大型企业，经营过程中可能会存在着截然不同的两种管理理念，有的企业高层管理人员思想相对比较保守，对于档案管理仍然十分偏爱于传统的纸质档案保管，他们看不到现代会计电子档案管理优势，害怕创新的过程中遇到难以预测的变化打破企业已有的稳定发展局面，因此，在日常的管理经营中没有制定并完善会计电子档案管理制度，导致后续出现人力、物力、财力紧缺的现象。

(二)会计信息系统安全性风险

在企业竞争的过程中，难免会出现一些竞争者为了自身利益采取不正当手段窃取或破坏与之有竞争关系企业的财务数据。除了蓄意破坏之外，不可避免的如雷电、暴雨、地震、海啸等自然灾害也可能导致企业会计信息丢失，其一旦发生便会带来不可预测的后果。

五、企业M电子会计档案潜在风险的应对措施

(一)大型企业电子会计档案安全设置

企业要想按照颁布的办法长期保存电子会计档案，就要注重电子会计档案管理信息系统的建设与维护。如建立专业技术部门，用防读写技术从源头上防止电子会计档案被篡改；加强人员审核流程的完善，注意职责分离，用信息加密技术对会计档案进行多层次审核、审批、签字等程序来降低数据被篡改的风险；加强采用大型金融机构业务系统的电子签名和数字认证机制等信息确认技术，对有重大风险的领域的电子文档信息进行有力保障；扩大对掌握信息技术与财务知识的综合性会计档案人才的招录、培训，在电子会计档案管理中遇到问题时，有能力进行及时的分析和处理，降低企业在会计档案管理过程中的风险。

(二)大型企业电子会计档案审计与内部控制

电子会计档案与传统企业档案的内部控制相比显然具有很多方面的优势，但我们不能忽略的是共享模式仍然只有短暂的发展过程，当下，其发展过程也存在着一些未能解决的问题，国内外为应对其发展颁布的相关政策法规尚不健全，网络安全存在漏洞，档案管理意识薄弱，一系列风险使企业内部控制面对更高的风险。因此，大型企业M应结合电子会计档案管理的特点优化电子会计档案管理系统的内部控制制度，建立稳定安全性能高的风险控制措施。

六、关于会计档案集中管理模式的思考与总结

中国已进入全球经济一体化进程，近些年来国际化的竞争加剧且管理要求更加严格，倒逼着我国大型企业逐步开始朝着集约化和标准化的方向发展。财务共享服务的建立和发展消除了地域的界限，使各应用中心和档案管理系统紧密连接，实现信息资源的共享。但我们也要看到新的电子会计档案管理办法实施时间不长，存在着网络安全性问题、企业内部控制制度不健全等问题，机器毕竟是机械化物件，不可能尽善尽美，因此，工作人员仍然需要进行不定期突查及定期的检查，来应对系统运行过程中某些故障对工作造成的困扰。

在财务共享模式之下，企业M加强对会计档案管理工作的重视力度是很有必要的，不仅有助于电子会计档案管理工作的质量提高，而且对于企业宏观方面的久远发展也颇有益处。在日后的档案管理工作中，企业M内部的会计档案管理人员要在本职工作做好的同时积极协助管理者、治理层对新的会计档案管理工作模式进行探索研究，为企业会计档案管理工作的提升、为企业高质量发展创造有利的条件。