生态环境保护工作中的环境监测档案管理

马荣生

环境监测档案管理能否与新形势下生态环境保护工作相适应，是一个与环境监测工作质量密切相关的问题，也对环境管理、区域经济建设具有一定影响。在现阶段生态环境保护工作开展过程中，由于缺乏完善的组织机制及规范的分类管理方法，导致环境监测立卷不够规范，综合利用率不高，严重影响了生态环境保护中环境监测工作的顺利开展。因此，对生态环境保护工作中环境监测档案管理优化策略进行适当分析具有非常重要的意义。

一、生态环境保护工作中的环境监测档案管理概念及作用

生态环境保护工作中环境监测档案主要指在环境监测活动中直接形成、依据一定归档制度记录、具有保存价值，且可以反映生态环境监测管理活动真实情况的文件材料。生态环境保护工作中环境监测档案主要包括基本建设、会计档案、业务管理、科研管理、仪器设备、荣誉实物、党群工作、人事档案及其他类型档案。其中科技档案可以反映、记录环境监测业务技术活动整个过程，其是环境监测档案价值中心。涵盖了业务培训档案、监测数据及报告档案、标准及计量档案、专业技术人员档案、仪器设备档案等模块。

生态环境保护工作中环境监测档案尤其是技术档案可以客观、科学、全面、真实地反应某一地区生态环境质量变化，同时记载环境监测技术人员工作经验及技术思想，为生态环境保护工作规划、科学探究提供有效的参考。进而为环境监测工作、整体生态环境保护工作稳步发展提供充足驱动力，促使环境监测业务水平得到不断提升。

二、生态环境保护工作中的环境监测档案管理现状

1.缺乏完善的组织机制。由于在生态环境保护工作中环境监测任务分工差别较大，导致多数环境监测工作者将精力放在监测任务完成、监测水平提升方面，不注重监测档案归档。也没有针对监测档案归档工作需要设置完善的组织机制，导致重要文件资料遗漏风险较大，阻碍了监测档案开发利用工作顺利开展。

2.分类管理不规范。由于生态环境监测项目类型较多，所采用仪器、实验试剂、标准样品、标准物质有效期限、应用范围差距较大。再加上分类管理规范的缺失，导致其仪器、样品应用失误率较高。而一旦应用失误，就会产生错误的数据，对环境监测质量判断真实性造成较大影响。

3.档案利用率较低。由于现阶段生态环境监测站内部缺乏完善的现代化档案开发利用设备，也没有构建详细的环境监测档案专题汇编、文件索引、案卷目录及全引目录。再加上工作人员对档案利用率不够重视，导致整体环境监测档案开发利用率较低，影响了环境监测档案实际价值的有效发挥。

三、生态环境保护工作中的环境监测档案管理优化策略

1.完善环境监测档案管理组织机制。为了保证生态环境保护工作中重要文件资料复查时档案资料有迹可寻，一方面，环境监测工作者应加强对环境监测档案管理工作的重视，主动争取上级部门及当地档案部门关心指导。在加强档案基础设施建设的同时，注重档案管理，不断扩充档案管理范围，完善档案管理组织机制。同时立足档案规范化管理，依据规范化、制度化管理标准，将档案管理工作纳入全站工作整体规划。与阶段工作目标管理同步规划、同步审查、同步验收、同步落实。同时为了切实提升环境监测档案管理质量，环境监测工作者应依据以人为本的理念，加强环境监测档案管理组织机制建设。综合考虑组织、人员、责任、目标等因素，面对整个区域生态环境保护工作要求，组建专项环境监测档案管理工作小組。并配置专门的档案管理专职人员及环境监测现场、仪器管理、办公、分析等兼职档案人员。通过专兼职人员协同配合的环境监测档案管理网络的完善，可以为整个环境监测站档案管理工作稳步开展奠定坚实的基础。另一方面，在环境监测档案管理组织机制构建完善之后，为了保证整体环境监测档案管理工作规范开展，环境监测工作者可根据自身工作情况，以科技档案为核心，依据环境监测档案数量大、范围广、类型多的特点，逐步规范环境监测档案管理工作制度。同时为了给生态环境保护工作提供更加真实、可靠、完整的环境监测数据，环境监测工作者可在分析梳理前期档案管理经验的基础上，对现有立卷归档制度、档案保密制度、档案借阅制度及档案保管制度、档案移交制度、档案鉴定制度、档案统计制度进行逐步细化完善，最大程度提高环境监测档案管理的科学合理性。

2.细化环境监测档案文件分类规范。生态环境保护工作中，环境监测部门是一个特殊的部门，其不仅需要对区域生态环境进行宏观把控，而且需要根据大气特征污染因子、地表水特征污染因子、地下水特征污染因子、放射性污染因子等各类监测数据，确定生态环境保护工作策略。而为了保证在繁多的环境监测项目中快速获取所需信息，在档案管理过程中，就需要将各类数据分类规范进行进一步细化，降低后期查找利用难度。

首先，环境监测仪器档案是非常重要的一个模块，根据所应用仪器类别的差异，可以将其划分为国外进口、国产两个栏目。随后将其根据型号划分为大、中、小三种类型。在这个基础上，根据具体环境监测项目所采用仪器安装光盘、保修卡、使用说明书要求，结合站内统一标准，可进行序列号编订，便于后期计量检定、核查作业顺利开展。同时根据不同类型环境监测仪器使用状态，可以在档案中合理记录。如停用、待维修、正维修、正常使用等。

其次，对于实验试剂、标准物质、标展样品分类规范，考虑到每一个生态环境监测项目所对应的标准样品、实验试剂、标准物质及研制规范均具有较大差异。因此，可以利用缩微技术，在保持每一个监测项目标准样品、实验试剂、标准物质文件资料原始面貌的基础上，缩小档案体积，保证档案原件完整性，降低标准样品、实验试剂、标准物质文件资料管理空间占用率。

再其次，档案人员档案对于后期生态环境保护工作战略制定也具有一定的影响。因此，应对环境监测人员档案进行进一步细化。即在明确划分本监测站人员、外监测站交换工作人员的基础上，可以将各人员划分为管理类、技术类。随后对外出交流人员短期档案内容进一步丰富，准确注释外出交流人员课题名称及交流期限，保证后期环境监测人员调配及绩效考核工作顺利进行。

3.加强环境监测档案文件开发利用。在规范的环境监测档案管理制度制定的基础上，为最大程度提高立卷综合利用率，一方面，考虑到以往环境监测档案资源无法大范围利用与封闭式管理模式、服务意识不强、科技档案开发利用工作进程过慢具有较大关系。因此，为了将环境监测档案中蕴含的科学技术成果转化为切实可行的污染控制实用技术，为生态环境保护科学性的提升提供依据，环境监测档案管理工作者应开展面向社会、面向经济建设的有偿服务。即依托现有环境监测档案，构建环境监测咨询服务机构。通过外部借阅、局部公开、内部借阅、复制供应等方式，通过计算机网络渠道，有目的的为社会层面提供环境咨询服务。环境监测工作者可以规范立卷为重点，在环境监测站内档案全宗介绍及立卷说明编写的基础上，对与环境监测科技档案相关的大事记、组织结构沿革及分类档案进行进一步细化。并根据阶段工作内容，进行专题汇编、文件索引、案卷目录及全引目录的进一步更新完善，为后续环境监测档案的开发利用提供依据。另一方面，加快环境监测档案信息化开发利用不仅是时代对环境监测档案管理提出的新要求，也是环境监测档案科学管理的必然趋势。因此，为了给环境监测档案文件信息化开发利用提供充足硬件支持，环境监测工作者可依据库房、办公、阅档三公开的要求，在现有档案管理办公场所内添置更加先进的档案办公设备及现代化档案管理工具，如在全站开通局域网的基础上，进一步丰富网上档案查询内容及分类条目，以便最大程度减轻档案管理差错率。同时针对现阶段环境监测站档案信息资源开发少、手续繁杂、服务对象狭窄的情况，除部分因技术保密、或者涉及社会稳定无法公开的檔案资料以外，针对其他一切可以推动社会经济建设、生态环境保护工作开展的档案资料。可以依据跨单位、跨学科的原则，结合现代化档案管理思维。从寻觅、提炼、筛选、整理、加工等方面，对现有档案资料进行计算机数字录入、图文保存介质进行更新换代，将“死档案”转变为活档案。

此外，在档案管理人员岗前培训工作开展的基础上，为促使环境监测档案管理者工作能力与现阶段生态环境监测档案管理工作要求相符，可督促档案管理者主动了解资料收集方向、资料分类标准、资料编目更新原则、资料整理归档要求。并要求其主动学习计算机档案管理系统应用方法，全面贯彻落实勤收集、勤检查、监督促的工作原则，为环境监测档案文件开发利用提供充足文件支持。

综上所述，生态环境保护工作中环境监测档案管理工作的开展，不仅可以提高环境监测工作效率，而且可以为整体生态环境保护工作质量提高提供依据。因此，环境监测工作者应强化档案意识，及时归档，将档案工作、监测工作结合起来，均衡发展。同时不断提高自身业务能力，保证档案资料的科学完整性，为档案利用率及其社会价值的充分发挥提供依据，保障生态环境保护工作稳步发展。

（作者单位：吉林市生态环境局龙潭分局）